checklist

Waterdicht draaiboek voor je evenement

Plannen en organiseren

Wat voor soort evenement je ook organiseert, elk evenement is uniek en kun je dus maar één keer tot een onvergetelijk succes maken. Een waterdicht draaiboek met checklists is daarbij onmisbaar. 

Waterdicht draaiboek voor je evenement

Weliswaar kent elk evenement een andere voorbereiding, andere samenwerkingspartners en een ander tijdspad. Maar uiteindelijk moeten alle ‘ingrediënten’ waaruit het evenement is opgebouwd logistiek en operationeel naadloos op elkaar aansluiten. En je draaiboek is daarbij dé uitvoeringsbijbel.

Draaiboek: wat is het?

Bij werkelijk elk (!) evenement is een draaiboek nodig. En hoewel er altijd veel over te doen is: feitelijk is een draaiboek eigenlijk niets meer of minder dan een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die in het kader van het evenement zijn gemaakt. De moeilijkheid zit er echter in dat álle acties erin moeten staan, hoe klein ook. Want alleen dan kan het optimaal zijn dienst doen en fouten voorkomen. Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement. Het is je bijbel voor een feilloos verloop van het evenement.

Draaiboek: functies

Het draaiboek vervult daarbij verschillende functies:

• Een draaiboek geeft voor iedereen duidelijkheid over wat, waar, door wie gedaan wordt.
• Het bevestigt nog eens de gemaakte afspraken, omdat alle afgesproken zaken (van tijdstippen van aankomst tot inrichtingsaspecten) nog eens in het draaiboek terugkomen bij het tijdstip waar het van toepassing is.
• Het geeft overzicht voor de eventmanager en floormanager/partymanager.
• Het heeft een back-upfunctie. Indien de eventmanager of floormanager onverhoopt niet bij het evenement kan zijn, is het relatief eenvoudig voor een derde persoon om taken over te nemen.
• Het draaiboek is een rustpunt. Als er zich een hectische situatie voordoet, kun je door stress de draad kwijtraken. Aan de hand van het draaiboek pak je deze dan snel weer op.

Opzet draaiboek

In de Vakbase vind je een sjabloon voor de opzet van je draaiboek. Probeer in de kolom ‘verantwoordelijk’ (oftewel ‘wie’) jezelf als eventmanager zo weinig mogelijk in te plannen. De eventmanager moet het overzicht houden en diverse diensten aansturen en bijsturen. Alleen door je handen zoveel mogelijk vrij te houden, kun je rondlopen en oog voor detail hebben. Wanneer je wordt opgeslokt door activiteiten (zoals het opvangen van artiesten of sprekers, het bemannen van de registratiebalie), ben je niet aanspreekbaar voor vragen en kun je het geheel niet overzien. De ‘puntjes op de i’ kunnen dan niet worden gezet.

Draaiboek: bespreken en feedback

Maak circa twee weken voor aanvang van het evenement het conceptdraaiboek. Stuur dit rond aan alle betrokkenen en vraag hen of alles duidelijk en compleet is. Eventuele feedback kun je in het conceptdraaiboek verwerken. Daarna stuur je de definitieve versie rond.

Geef alle betrokkenen een kopie. Bij sommige leveranciers kun je soms volstaan met een beknopte versie of het voor hen relevante deel. De bloemist is bijvoorbeeld niet gebaat bij een volledig programma van het evenement; een overzicht van de opbouwtijden is dan toereikend. De licht- en geluidstechnicus heeft wel inzicht nodig in het totale programma. Geef interne medewerkers, de locatieverschaffer en de floormanager altijd de uitgebreide versie. Zo zijn zij volledig op de hoogte van de taakverdeling en kunnen zij de voortgang mede bewaken en waar nodig een back-upfunctie vervullen.

Spreek het draaiboek steeds door met de betrokkenen en voer waar nodig controles uit. Zo komen zwakke punten tijdig aan het licht, voelt iedereen zich betrokken en kent men de verantwoordelijkheden van de ander.

Draaiboek: kritieke taken

Het aantal taken waaruit het draaiboek is opgebouwd, is afhankelijk van het soort evenement, de omvang en complexiteit. Bepaalde taken kunnen zonder meer worden uitgevoerd, terwijl andere taken weer afhankelijk zijn van de voltooiing van eerdere taken. Dit zijn de zogeheten kritieke taken.
Voor de meeste onderdelen is het praktisch om in het draaiboek een halfuur voor te lopen op het programma: als het lunchbuffet om 13.00 uur wordt geopend, controleer dan om 12.30 uur de status van voorbereiding van de catering. Staan het serviesgoed, het glaswerk en de drankjes klaar? Branden de kaarsjes? Enzovoort. Als de band om 20.00 uur begint met optreden, neem dan in het draaiboek ook op: ‘19:30 uur band gereed voor optreden’ en om bijvoorbeeld 17:00 uur ‘aankomst band en opbouw, opvang en laatste instructies’. Wanneer er veel moet worden ingericht, is het handig een plattegrond in het draaiboek op te nemen. Zo kan iedereen in één oogopslag zien wat waar moet komen.

Neem telefoonnummers op

Neem de telefoonnummers op van:

• alle in- en externe organisatoren en contactpersonen
• leveranciers, entertainment, sprekers
• locatie(s), met het adres erbij en eventueel de routebeschrijving
• openbaar vervoer, taxicentrale en eventueel het vliegveld
• EHBO, arts en ziekenhuis
• politie en brandweer
• andere dienstverleners die ineens nodig kunnen zijn, zoals een evenementenverhuurbedrijf of een lokale leverancier van audiovisuele apparatuur

Onderlinge communicatie kan op deze manier snel plaatsvinden, zodat je waar nodig kunt bijsturen. Je hebt dan werkelijk alle benodigde informatie om het event in goede banen te leiden in één blauwdruk samengevat.

Auteur: Lenny Klaassen is trainer/adviseur in eventmanagement | www.effectivents.nl | Zij geeft voor Management Support op 5 februari 2018 de training Evenementen organiseren en tijdens de Management Support Workshopdagen de workshop Gouden tips voor een succesvol evenement

Evenement-trends

Interactie is de belangrijkste event-trend van dit moment. Bezoekers willen meepraten, meedoen en ze willen zelfs meebeslissen over de invulling van jouw evenement. Hoe geef je hier op een goede manier invulling aan? En wat zijn de trends van de toekomst? Drie experts geven in Evenement organiseren: de trends hun visie.

Evenement organiseren: best practices

Het organiseren van evenementen komt vaak op het bordje van management­assistentes terecht. Enkelen van hen hebben daar veel gevoel voor en ontwikkelen zich tot echte eventmanagers. Praktijkverhalen:

Astrid van Loon, directiesecretaresse BrabantWonen

Astrid van Loon | Fotograaf Bert Jansen

Astrid van Loon, directiesecretaresse BrabantWonen

Ellen Haveman

Ellen Haveman | Fotograaf Jan-Willem van Vliet

Ellen Haveman, stafassistent P&O UMCG

Saskia Wijkamp en Daphne van Eikeren van AkzoNobel

Saskia Wijkamp (links) en Daphne van Eikeren van AkzoNobel

Saskia Wijkamp & Daphne van Eikeren, managementassistentes AkzoNobel

 

 

Reageer op dit artikel