checklist

Zo organiseer je het ideale personeelsevent: tien tips van trainer Karen Visser

Plannen en organiseren

Zo organiseer je het ideale personeelsevent: tien tips van trainer Karen Visser

Organiseer jij het volgende personeelsevent? Trainer Karen Visser legt in tien tips uit hoe je het perfecte evenement op poten zet.

1. Kies een goede balans tussen vertrouwd en nieuw

De oudgediende moet zich erin herkennen, maar elk jaar hetzelfde programma en dezelfde locatie gaat écht vervelen.

2. Denk na over de boodschap en het thema

Wat moet het event uitstralen? Gewoon ‘een leuk feestje’ of willen jullie ook iets uitdragen naar de aanwezigen?

3. Met of zonder partner is een keuze

Een personeelsevent met partner kan heel goed passen na een intensieve periode zoals een reorganisatie, maar de sfeer wordt wel anders dan wanneer je ‘onder collega’s’ bent.

4. Vergeet de dresscode niet

Touwtrekken op het strand vraagt om andere kleding dan een gala-avond. Zorg dat iedereen vooraf weet wat de bedoeling is.

5. Stimuleer management en directie om er te zijn en aan alles mee te doen

Wanneer zij afwezig zijn, of langs de zijlijn staan, geeft dat een verkeerd signaal af aan de medewerkers.

6. Regel vervoer naar de locatie en geef goede informatie hierover

Bussen, parkeren van de eigen auto, toch met het OV of zelfs de fiets: bied aan waar behoefte aan is. Laat mensen via intranet carpoolafspraken maken.

7. Probeer een verrassingselement te houden

Het wordt voorspelbaar als iedereen precies weet wat er gaat gebeuren; een beetje spanning mag ook wel.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

8. Doe de week voorafgaand aan het event een ‘check, check, triple check’

Bel de locatie, de leveranciers, de dj of artiest: staat alles nog op scherp? Is alles duidelijk, zijn er nog vragen?

9. Breng het evenement in beeld

Dat kan door een fotograaf in te huren, of een photobooth neer te zetten waar je met collega’s in kunt gaan. Geen budget? Maak een mooie fotowand voor selfies en organiseer een wedstrijd voor het leukste filmpje van het personeelsevent.

10. Plan áltijd een evaluatiemoment achteraf met alle betrokkenen

En houd in je draaiboek ruimte onder de kop ‘Dit nooit meer/dit ging mis’ voor tijdens het event, want als je het niet meteen noteert, vergeet – of bagatelliseer – je het achteraf.

Over Karen VisserKaren Visser

Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met trainingen en workshops over effectiever en efficiënter werken helpt zij professionals om meer grip te krijgen op hun werk.

Ook meer grip op je werk? Bekijk alle opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel