checklist

5 onmisbare tools voor virtual assistants

Plannen en organiseren

5 onmisbare tools voor virtual assistants

Als succesvolle virtual assistant (VA) heb je wekelijks bergen werk te verzetten. Elke tijdsbesparing is mooi meegenomen, toch? Deze vijf tools helpen je daarmee.

Er zijn veel tools op de markt die als doel hebben jouw productiviteit te verhogen. Aan het uitzoeken van die tools zou je al veel tijd kwijt zijn, en die willen we nu juist besparen.

Om een handje te helpen heb ik een lijstje gemaakt van mijn favoriete tools die jouw leven als virtual assistant net even wat makkelijker maken.

Time Tracker

Als VA ben je met een hoop dingen tegelijk bezig. Daarom is het bijhouden van de uren die je aan elk project besteedt soms best een opgave, zeker als projecten door elkaar heen lopen. Met Time Tracker kun je op een heel makkelijke manier de tijd die je besteedt aan elke opdracht apart bijhouden.

Time Tracker voeg je toe als extensie aan je browser. Je kunt vervolgens projecten aanmaken waarvan je wilt dat de tijd wordt bijgehouden. Als je vaak met Google Docs werkt, kun je als je begint met het schrijven je Time Tracker aanzetten en aangeven bij welk project het document hoort. De tijd die je aan het document besteedt wordt nu automatisch bijgehouden en opgeslagen.

Ook pauzes neemt de Time Tracker mee. Aan het einde van de maand kun je precies zien hoeveel tijd je aan elk project hebt besteedt. Omdat je ook je prijs kunt invullen in Time Tracker zie je niet alleen hoeveel uur je hebt gewerkt aan een bepaald project, maar ook welk bedrag je op je factuur mag zetten.

Canva

Als je veel en vaak content moet maken, is Canva een onmisbare tool. Deze ontwerppagina zorgt ervoor dat je op een heel makkelijke manier de mooiste post kan maken voor social media, maar ook gelikte nieuwsbrieven kunt versturen en prachtige professioneel uitziende uitnodigingen of posters kunt maken.

Als je een account hebt kun je kiezen uit de vele sjablonen die Canva biedt en het formaat van je document wordt direct aangepast. Zo kun je dus in een mum van tijd bijvoorbeeld een Instagram-story in elkaar zetten of een Facebook-banner maken, zonder dat je eerst moet zoeken naar wat de afmetingen van die post nou precies zijn. Bovendien heb je heel veel gratis foto’s, plaatjes en zelfs video’s tot je beschikking.

Dashlane

Als virtual assistant ben je online actief en dat zal betekenen dat je veel wachtwoorden moet onthouden. Een wachtwoordmanager als Dashlane helpt je alle wachtwoorden onthouden en zorgt ervoor dat je ze niet elke keer hoeft op te zoeken en in te typen. Dit scheelt je een hoop tijd tijdens je werkzaamheden. Bovendien kun je je wachtwoorden een stuk veiliger maken door ze ingewikkelder te maken, nu je ze toch niet allemaal meer uit je hoofd hoeft in te vullen.

Trello

Als je met meerdere mensen aan een project werkt en je bent niet in staat om fysiek te overleggen tijdens een vergadering, omdat je bijvoorbeeld in het buitenland zit, dan is Trello echt wat voor jou. Met Trello kun je projecten heel handig managen. Er is een betaalde en een gratis versie te krijgen.

Je werkt met een zogenoemd Trello-bord. Dat is te vergelijken met een prikbord. Door middel van lijsten kun je structuur aanbrengen in het prikbord. Zo kun je bijvoorbeeld een to-dolijst maken en een lijst met taken die al zijn gedaan. Door te slepen kun je onderwerpen van lijst laten wisselen. Je kunt meerdere teamleden toevoegen aan hetzelfde bord. Zo is iedereen realtime op de hoogte van wat er moet gebeuren en wat er al gedaan is.

Later

Veel virtual assistants hebben te maken met het plaatsen van content op social media. Natuurlijk ben je niet 24 uur per dag beschikbaar om foto’s en teksten te plaatsen op Facebook, Instagram of Twitter. Met Later kun je vast vooruit werken en je socialmediacontent inplannen.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Zo kun je bijvoorbeeld berichten rondom de feestdagen prima van tevoren maken en via Later ervoor zorgen dat je kerstpost op 25 december op Instagram geplaatst wordt, terwijl jij je staat klaar te maken voor het kerstdiner. De betaalde zakelijke account is de beste optie omdat je daar veel extra’s bij krijgt die je bij de gratis versie niet krijgt. Zo kun je locaties en hashtags toevoegen en opslaan. Vooral handig als je Instagram-posts wilt inplannen.

Als virtual assistant heb je veel baat bij tevreden klanten. Door het voor hen zo makkelijk mogelijk te maken om met je samen te werken, heb je al een streepje voor. Door duidelijk te communiceren over waar je mee bezig bent en wat je allemaal succesvol hebt afgerond, win je vertrouwen van je opdrachtgever en zal deze je langer (of weer opnieuw) inhuren.

Bovenstaande tools helpen jou niet alleen duidelijk te communiceren met je opdrachtgever, maar schelen je ook een hoop tijd. Twee vliegen in één klap dus!

Romano Groenewoud

Romano Groenewoud werkt als freelance SEO specialist voor ZZP en MKB Nederland. Zijn bijnaam is ‘SEO geek’. Zijn voornaamste drijfveer is topposities behalen in de organische zoekresultaten van Google. Hij voert zijn campagnes samen met een team van freelancers locatieonafhankelijk uit als digitale nomade.

Lees ook:

Reageer op dit artikel