nieuws

Projectassistent: ken je digitale tools

Plannen en organiseren

Ben je projectassistent, dan kun je een grote rol spelen door het project te structureren en beheersbaar te houden. Dat doe je met digitale tools. Maar alléén digitale tools beheersen is niet voldoende. Je grootste toegevoegde waarde zit ‘m erin dat je kennis hebt van de methodieken en weet hoe je informatie verzamelt.

Projectassistent: ken je digitale tools

Valkuil van digitale tools

De grootste valkuil is dat digitale tools een doel op zich worden. Zo is een planning een overzichtelijke weergave van de mijlpalen, activiteiten en acties binnen het project. Het bijhouden ervan is een belangrijke taak. Maar die taak kan ook doorschieten in een full time bezigheid en een doel op zich worden. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. En een actielijst is je ‘externe geheugen’, maar alleen noteren en verder niets doen is bezigheidstherapie.

Vier gebieden voor digitale tools

Voor jouw werkveld als projectassistent zijn er vier gebieden waar je met slimme digitale tools het project overzichtelijk en controleerbaar houdt:

  1. actielijst bijhouden
  2. documenten beheren
  3. communicatie levendig houden
  4. planning overzichtelijk maken

Aanbod van tools

Er is een groot aanbod van tools. Neem de tijd om ze te bekijken. Online vind je demoversies. Mogelijk heeft je projectleider ook zo zijn favorieten. Maar een tool is pas een slimme en handige tool als iedereen er de waarde van ziet en ermee werkt. Een lijstje met ideeën:

  1. actielijst: google keep, trello, stormboard, wunderlist
  2. documentenbeheer: dropbox, google drive, sharepoint, interne schijf
  3. communicatie: slack, yammer, embrace, whatsapp, outlook, facetime
  4. planning: asana, instagantt, microsoft project, excel

Bron: Het projectassistentboek, auteurs Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman.

Expert in projecten

Een echte expert worden als projectassistent? Kijk eens bij de volgende trainingen: Projectmanagement en Powerprojectassistent.

Digitaal werken

Radicaal digitaal werken is het credo en nu nog (samen) aan de slag. Zorg dat je je staande houdt in de voortgaande digitalisering met de training Power maximaal digitaal.

Reageer op dit artikel