Deze tips komen uit het boek Doen wat ertoe doet, leaner werken op het secretariaat van Marianne H.M. Smits. Een aanrader als je zelf ook aan de slag wilt met dit onderwerp!

Stel de continue verbetering centraal, niet het resultaat

Marja van Tol en Irma Imthorn, managementassistenten bij de gemeente Katwijk:

• Stel de continue verbetering centraal, niet het resultaat. Klassieke organisaties maken vaak gebruik van kortetermijninterventies als jaarplannen en heidagen. Medewerkers gebruiken dit als een soort actielijst: ze voeren alleen uit wat nodig is om het resultaat te bereiken en zijn dan ‘klaar’. Het échte probleem wordt daarmee niet aangepakt. Als je echter continu verbetert, dan lever je automatisch resultaten.
• De gemeente Katwijk hanteert een voor iedereen leerzaam motto: drie is een + een is drie. Elk proces moet uitgevoerd kunnen worden door drie personen en elke persoon kan minstens werken in drie processen. Dit komt ten goede aan de continuïteit en de brede inzetbaarheid.
• Zet bij de start van lean werken een introductieprogramma op voor alle medewerkers in de organisatie.
• Neem altijd secretariaten mee in procesverbetering. Dit vergroot voor de managementassistenten het werkplezier omdat je in de keuken kunt kijken van andere afdelingen waardoor je leert. En verder zorgt dit voor een verbeterde samenwerking met collega’s.

Digitale verbeterborden

Sandra Piepers, managementassistent MDL (maag-, darm- en leverziekten, gastro-intestinale chirurgie, obesitas):

• Werk met digitale verbeterborden. Zo hou je letterlijk oog op de nog te verbeteren punten. Zij staan immers op het bord vermeld. Plan ook een wekelijkse meeting rond het verbeterbord om de nog openstaande punten verder te brengen. Zo blijf je bezig met verbeteren.
• Doe alleen die zaken zelf die ook echt door jou gedaan moeten worden. Als voorbeeld: vroeger bestelde iedere managementassistent de kleine kantoorinventaris zelf. Nu wordt dit wekelijks door logistiek gedaan en de voorraad (barcodekast) voor de hele afdeling is altijd op peil.

Manager vormt cruciale schakel voor het succes van een lean-project

Bianca Leusink, organisatieadviseur bij de gemeente Tilburg:

• De manager vormt de cruciale schakel voor het succes van een Lean-project. Laat alle managers een basistraining Lean volgen. Als zij zich eigenaar voelen van het probleem, zullen ze ook de benodigde maatregelen nemen om het probleem aan te pakken. En aangezien zij niet alleen probleemeigenaar zijn, maar ook bevoegd zijn om veranderingen door te voeren, leidt dit tot het resultaat dat je wilt.
• Vraagt een manager het secretariaat een afspraak te plannen? Vraag dan eerst door: wie moeten er beslist bij zijn, hoe lang moet het duren, wat is het onderwerp? De antwoorden op deze vragen leiden tot verdieping en meer inzicht. Dat kan weer een aanleiding zijn tot verbetering.

Trend: lean werken op het secretariaat

Wil je meer weten over lean werken op het secretariaat, lees dan het verdiepende artikel Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat. Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat?

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen deze managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Meer tips over lean

Bij Management Support schrijven we regelmatig over lean werken. Lees bijvoorbeeld:

• Lean secretariaat: 5 tips om te beginnen
• Lean werken: doe wat ertoe doet
• Tips voor lean werken met minder formulieren
• E-pocket lean werken (download)