nieuws

Lean werken op het secretariaat: best practice Waternet

Plannen en organiseren

Hoe pas je lean nu echt toe? Vijf verschillende professionals – een directiesecretaresse, een directieassistent, een projectmanager, een project- en managementassistent én een freelance project- en managementondersteuner – vertellen hoe zij lean in hun dagelijkse werk inzetten. Deze best practice gaat over Waternet en projectmanager Loe Kessels.

Lean werken op het secretariaat: best practice Waternet
Loe Kessels | Fotograaf Sebastiaan Rozendaal

Lean werken op het secretariaat kan het best beschreven worden aan de hand van best practices. Daarom de komende weken 5 praktijkverhalen. Dit keer:

Naam: Loe Kessels
Functie: projectmanager
Organisatie: Waternet

‘Lean helpt ons om efficiënter te werken’

“Ons team bestaat uit managementondersteuners die van oorsprong uit drie verschillende organisaties komen. Ieder had een eigen aanpak, routines, afspraken en klantwensen. Lean helpt ons om de verspillingen in onze werkprocessen aan te pakken. Want dat het efficiënter kon, was voor iedereen wel duidelijk.

In het begin was het lastig om lean toe te passen op secretariële taken, want de methodiek is ontwikkeld voor fabrieksprocessen. En we deden alles toch al jaren optimaal en met veel zorg? Toen we eenmaal de waardestroom van onze taken gingen analyseren, bleek dat er veel verspillingen aan te wijzen waren. Het krachtige van lean is dat je allemaal vanuit dezelfde standaard gaat werken en van daaruit samen kunt verbeteren. Die collectiviteit leidt vervolgens tot een beter team. Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor het proces en kan bijdragen aan verbeteringen. Ik ben enorm trots op mijn collega’s en op het leiderschap dat zij laten zien.

‘Processen standaardiseren en tijd besparen’

We hebben inmiddels twee processen gestandaardiseerd: een centrale mailbox en agenda en een uniforme verslaglegging. Dit heeft een aantal maanden gekost, want het gewone werk ging ook door. Ik verwacht dat we in 2018 zo’n dertien basistaken gestandaardiseerd hebben. Ik vind het zeker de tijdsinvestering waard. Lean is namelijk een andere manier van kijken naar je werk. Het is niet hemelbestormend, maar vooral een kwestie van logisch nadenken. Het zorgt stap voor stap voor een efficiëntere werkwijze en houd je werk leuk.

Bovendien weten we allemaal dat ons vak gaat veranderen. Veel bedrijven willen de meest tijdrovende en routinematige taken digitaliseren. Dat raakt de inhoud van onze taken. Maar de behoefte om ontzorgd te worden op operationele taken wordt niet minder. We moeten daar deels een nieuwe invulling aan geven. Met lean besparen we zelf tijd die we kunnen gebruiken om managers met nieuwe taken te ontzorgen. Tijd besparen met lean helpt ons om het initiatief te houden, zodat we ons vak en onszelf naar een hoger plan kunnen tillen. Zo zorgen we ervoor dat we relevant blijven, ook in de toekomst.”

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen ook vier andere managementondersteuners:

Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel