nieuws

Lean werken op het secretariaat: best practice freelancer

Plannen en organiseren

Hoe pas je lean nu echt toe? Vijf verschillende professionals – een directiesecretaresse, een directieassistent, een projectmanager, een project- en managementassistent én een freelance project- en managementondersteuner – vertellen hoe zij lean in hun dagelijkse werk inzetten. Deze best practice gaat over freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten.

Lean werken op het secretariaat: best practice freelancer
Margot de Jong | fotograaf Herbert Wiggerman

Lean werken op het secretariaat kan het best beschreven worden aan de hand van best practices. Daarom de komende weken 5 praktijkverhalen. Dit keer:

Naam: Margot de Jong
Functie: freelance project- en managementondersteuner
Organisatie: Office Services Houten

‘Lean heeft me geleerd kritisch naar mezelf te kijken’

“Lean heeft mij geleerd om kritisch naar mezelf te kijken en de manier waarop ik en mijn directe collega’s onze werkzaamheden uitvoeren. Ik werk bijvoorbeeld een aantal dagen in de week op een school. Het was gebruikelijk dat de leerlingen aan het einde van het jaar hun kluissleutel inleverden bij de officemanager, die deze in een envelop stopte met de naam van de leerling erop. Na afloop werden deze enveloppen opengemaakt om de sleutel in het sleutelkastje te hangen. Ik vond dit een omslachtige manier en heb het sleutelkastje bij mij neergezet, zodat ik de sleutels direct kan terughangen. Daardoor ben ik er minder tijd mee kwijt en dat scheelt me bijna een uur.

‘Ik vraag me geregeld af: waarom doet men het zo?’

Als freelance managementondersteuner werk ik bij verschillende organisaties. Dat heeft als voordeel dat je met een kritischere blik naar de processen kijkt. Ik vraag me geregeld af: waarom doet men het zo? En je denkt minder snel: omdat het altijd al zo gaat. Ik heb wel gemerkt dat het belangrijk is dat de medewerkers en de directie de filosofie begrijpen en erachter staan. Het kan namelijk voorkomen dat een medewerker alles liever bij het oude houdt. Een directie die geen feeling heeft met lean reageert daar misschien op met: ‘Dan doe jij het gewoon op je eigen manier.’ Daarmee haalt de directie het hele principe van lean onderuit.

Verder is het belangrijk om bij een verbeterproces te zoeken naar de kern van het probleem. Je moet voorkomen dat je snel brandjes blust, want daardoor loop je een volgende keer weer tegen hetzelfde probleem aan.

‘Lean werken op het secretariaat geeft een quick-win’

Naast een efficiëntere werkwijze levert lean mij ook een hogere klanttevredenheid op. Voor een bedrijf maakten we bijvoorbeeld zeer uitgebreide offertes. We hebben de klanten gevraagd of zij die uitgebreide informatie wel wilden hebben. Dat bleek niet het geval te zijn. Daardoor kunnen we nu sneller offertes leveren, heeft de klant een beter overzicht van de informatie die hij wel nodig heeft en besparen we tijd. Lean werkt ook kostenbesparend. Er komen telkens weer efficiëntere manieren van werken en je blijft elkaar inspireren. Dit levert een quick-win op en daarmee enthousiasmeer je elkaar.”

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel