nieuws

Evenement organiseren: best practice Astrid van Loon

Plannen en organiseren

Het organiseren van evenementen komt vaak op het bordje van management­assistentes terecht. Enkelen van hen hebben daar veel gevoel voor en ontwikkelen zich tot echte eventmanagers. Vier managementassistentes vertellen hun verhaal. Deze best practice gaat over Astrid van Loon, directiesecretaresse.

Evenement organiseren: best practice Astrid van Loon
Astrid van Loon, directiesecretaresse BrabantWonen | fotograaf Bert Jansen

Naam: Astrid van Loon
Functie: directiesecretaresse
Organisatie: BrabantWonen

Ik organiseer verschillende branchebrede evenementen en personeelsbijeenkomsten, zoals de belanghoudersbijeenkomsten, het personeelsfeest en de nieuwjaarsborrel.

Wat is het evenement waar je het meest trots op bent?

“We hebben jaren geleden een weekend weg georganiseerd voor alle medewerkers en hun partners. Dat was heel bijzonder. Het programma had voor iedereen wat wils. Daarnaast waren er voldoende gezamenlijke activiteiten, zoals het diner. Eén moment is me altijd bijgebleven. De hele groep kwam aan met een boot. Vervolgens ging iedereen naar het programmaonderdeel dat ze zelf gekozen hadden. Even had ik het gevoel dat ik de controle kwijt zou raken, omdat je niet overal bij kunt zijn. Op zo’n moment voel je des te meer hoe belangrijk het is dat je alles tot in de puntjes geregeld hebt. Je weet dat je op je voorbereiding kunt vertrouwen.”

Een kleiner budget dwingt je om creatiever te zijn

Welke veranderingen heb je de afgelopen jaren gezien?

“Er is tegenwoordig minder budget en daardoor moet je creatiever zijn. We hebben bijvoorbeeld een keer een evenement georganiseerd in een oude kerk en in een wijkcentrum. Zo’n locatie is minder duur en past perfect binnen het doel dat we met het evenement willen bereiken. En we hebben een keer een kerstmarkt georganiseerd met de lokale winkeliers. Onze medewerkers konden daar zelf hun eigen kerstpakket bij elkaar shoppen. Dat was leuk en we steunden daarmee de lokale ondernemers. Zo kom je met een beetje creativiteit tot mooie ideeën.”

Hoe wil je jezelf verder ontwikkelen?

“Op dit moment heb ik een krimpfunctie. Ik zie dat als een mooie kans om op zoek te gaan naar een nieuwe baan, waarbij ik nog meer evenementen kan organiseren. Daarom start ik in oktober met de opleiding Event Management van Schoevers. De afgelopen negen jaar heb ik veel in de praktijk geleerd. Tijdens de opleiding hoop ik meer te leren over de achterliggende theorie, zoals projectmanagement en de financiële onderbouwing. En ik wil tijdens mijn opleiding graag anderen ontmoeten die veel evenementen organiseren, zodat we onze ervaringen kunnen delen.”

Auteur: Maaike Tindemans

Ken de trends

Wat is er hot op evenementen? Lees er alles over in het artikel Evenement organiseren: trends.

Zelf aan de slag met het organiseren van evenementen

Wil je alle ins en outs weten, bekijk dan eens de training Evenementen organiseren. Trainer Lenny Klaassen toont je hoe je een evenement op verrassende wijze kunt invullen en optimaal kunt afstemmen op het doel en de doelgroep. Deze training geeft de handvatten om ‘gewapend’ en zelfverzekerd aan de slag te kunnen gaan en toont de weg in evenementenland. En tijdens de Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 geeft ze de workshop Gouden tips voor een succesvol evenement.

 

 

Reageer op dit artikel