nieuws

Lean secretariaat? Lean communiceren!

Plannen en organiseren

Bij een lean secretariaat gaat het om de ideale combinatie tussen kwaliteit én snelheid. Dat je toegevoegde waarde biedt aan je interne of externe klant. Daarnaast zul je ook je eigen prioriteiten moeten stellen, je grenzen afbakenen én je durven uitspreken. Met lean communiceren kun je de eerste winst al direct behalen!

Lean secretariaat? Lean communiceren!

Trainer Angela Wijers legt uit hoe dat werkt.

Maak de opdracht helder met de juiste vragen

Om prioriteiten te kunnen stellen en de juiste keuzes te kunnen maken, moet je eerst achterhalen wat je opdrachtgevers precies willen. Daar horen de juiste vragen bij:

  • Samenvatten: heb ik de opdracht of de vraag goed begrepen?
  • Bedoel je […], klopt dit?
  • Als het steeds dezelfde mensen zijn die je vage opdrachten geven: stel dan voor dat je een mailtje stuurt met concrete vragen. En dat je in actie komt als die vragen beantwoord zijn.

Achterhaal ook de deadline, de inhoud van de opdracht, de achtergrond ervan, doel en doelgroep. Wat daarbij kan helpen zijn de 4 regels voor zakelijke communicatie.

4 spelregels voor zakelijke communicatie

Bij zakelijke communicatie en zeker in het kader van lean wil je efficiënt zijn: je wilt effectief en productief werken. En geen onnodige tijd verspillen. Niet van jezelf en niet van je klant. De 4 spelregels hiervoor zijn:

1. Zeg wat je te zeggen hebt en niet meer

Het gaat hier om kwantiteit. Beperk je tot je hoofdpunt: wijd niet te veel uit. Waak voor too much information.

2. Zeg alleen die zaken waarvan je zeker weet dat ze waar zijn

Kwaliteit dus. Zakelijk gezien kun je niets met uitspraken als ‘Pin me er niet op vast…’, ‘Ik weet het niet zeker…’

3. Zeg alleen dingen die er op dat moment toe doen

Relevantie. Blijf bij het gespreksonderwerp van dat moment en hou het relevant.

4. Zeg het kort en bondig

Stijl van spreken. Gebruik strak taalgebruik: kort en bondig. Gebruik niet te veel woorden, vermijd omslachtige formuleringen.

Powerlean op het secretariaat

In de nieuwe training Powerlean op het secretariaat leg je met veel afwisseling, tips en tricks de basis voor een mindset én een secretariaat waar lean het uitgangspunt is. Trainer Angela Wijers gaat in deze training in op de communicatie rond lean.

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel