Trainer Angela Wijers legt uit hoe dat werkt.

Maak de opdracht helder met de juiste vragen

Om prioriteiten te kunnen stellen en de juiste keuzes te kunnen maken, moet je eerst achterhalen wat je opdrachtgevers precies willen. Daar horen de juiste vragen bij:

Samenvatten: heb ik de opdracht of de vraag goed begrepen?
Bedoel je […], klopt dit?
Als het steeds dezelfde mensen zijn die je vage opdrachten geven: stel dan voor dat je een mailtje stuurt met concrete vragen. En dat je in actie komt als die vragen beantwoord zijn.

Achterhaal ook de deadline, de inhoud van de opdracht, de achtergrond ervan, doel en doelgroep. Wat daarbij kan helpen zijn de vier regels voor zakelijke communicatie.

4 spelregels voor zakelijke communicatie

Bij zakelijke communicatie en zeker in het kader van lean wil je efficiënt zijn: je wilt effectief en productief werken. En geen onnodige tijd verspillen. Niet van jezelf en niet van je klant. De 4 spelregels hiervoor zijn:

1. Zeg wat je te zeggen hebt en niet meer

Het gaat hier om kwantiteit. Beperk je tot je hoofdpunt: wijd niet te veel uit. Waak voor too much information.

2. Zeg alleen die zaken waarvan je zeker weet dat ze waar zijn

Kwaliteit dus. Zakelijk gezien kun je niets met uitspraken als ‘Pin me er niet op vast…’, ‘Ik weet het niet zeker…’

3. Zeg alleen dingen die er op dat moment toe doen

Relevantie. Blijf bij het gespreksonderwerp van dat moment en hou het relevant.

4. Zeg het kort en bondig

Stijl van spreken. Gebruik strak taalgebruik: kort en bondig. Gebruik niet te veel woorden, vermijd omslachtige formuleringen.

Meer weten?

Lees alle adviezen over het schrijven van een zakelijke brief of e-mail, van aanhef tot afsluiting. Meer de diepte in? Bekijk de communicatietrainingen van Management Support, zoals ‘Kei in taal’ en ‘Helder en tactvol communiceren’.

Nooit meer een advies missen? Meld je hieronder aan voor de nieuwsbrief!