nieuws

Projectassistent waak voor deze 3 valkuilen

Plannen en organiseren

Projectassistent is een baan met perspectief, en de verwachting is dat in 2018 veel meer managementassistenten projecten op zich gaan nemen. Maar pas op voor deze 3 valkuilen.

Projectassistent waak voor deze 3 valkuilen

In 2017 verscheen de geactualiseerde 2e druk van ons boek: Het projectassistentboek, jouw rol en positie in projecten. Een jaar al na de 1e druk. En wij verwachten dat in 2018 steeds meer managementassistenten de rol van projectassistent gaan verkennen. Het is immers een baan met perspectief. Want er zullen altijd nieuwe projecten komen omdat organisaties constant aan het veranderen en het verbeteren zijn. Wil je zelf meteen aan de slag, bekijk dan de training Power projectassistent.

Daarom starten we met een reeks aan korte praktische artikelen over de wereld van de projectassistent. We beginnen met:

3 valkuilen voor een projectassistent: trap er niet in

Valkuil 1: onduidelijke projectorganisatie

Bij de start van het project is er veel enthousiasme. ‘Laten we gaan beginnen en onderweg gaan we de zaken wel regelen.’ Niet doen! Eerst denken en regelen en dan pas beginnen. Het komt mogelijk wat behoudend over, maar als de projectorganisatie niet goed geregeld is, dan is dat het begin van de ellende.

Stel dus vast wie:
– de opdrachtgever is,
– de projectleider is en
– gaan meewerken in het team? (En hebben de mensen er tijd voor?)

TIP: Zorg dat de rollen en taken benoemd worden en vraag garanties dat de betrokkenen er tijd in mogen steken.

Valkuil 2: wegwuiven van risico’s

Het klinkt als zwart denken en als de wet van Murphy: wat fout kán gaan, gaat ook fout. En een aantal projectleiders sluit hier de ogen voor. Ze willen namelijk gewoon beginnen en een ieder die aangeeft dat het mogelijk niet gaat lukken wordt als moppersmurf weggezet. Laat dat doemdenken maar komen – en zet er maatregelen tegenover. Tom Poes verzin een list.

  • Geen geld? Hoe komen we dan aan geldbronnen?
  • Geen tijd? Hoe zorgen we dat er tijd gemaakt kan worden.
  • Hoe belangrijk is het en hoeveel macht hebben de opdrachtgevers om zaken te regelen?

TIP: Maak een risicoanalyse, met alle mogelijke doemscenario’s en bedenk voldoende tegenmaatregelen.

Valkuil 3: er is een krap budget en vooraf al een inschatting dat er geen tijd is

Twee signalen om acuut te stoppen. Of toch niet? Is er al goed geanalyseerd wat er moet gebeuren en hoe belangrijk het is? Soms moet er vooraf gelobbyd worden om het project de urgentie te geven die het verdient. Maak duidelijk wat het project is, welke resultaten behaald worden en waarom het echt nu moet gebeuren. Alle aspecten moeten duidelijk gemaakt worden.

  • Geld: dit is het budget
  • Organisatie: dit zijn de betrokkenen en persoon X trekt het geheel
  • Kwaliteit: hier gaan we voor
  • Informatie: deze mensen moetenwie moet van wat op de hoogte gehouden worden
  • Tijd: dit is de benodigde tijd en de doorlooptijd

TIP: Maak een plan met GOKIT. Maak inzichtelijk: Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd.

Projectassistent: een baan met perspectief

De volgende keer gaan we in op de 3 belangrijkste planningsinstrumenten voor de projectassistent, daarna geven we onze visie op de toekomst van de projectassistent. Diverse andere gerelateerde onderwerpen zullen het komende jaar de revue passeren. We wensen je een projectmatig 2018!

Auteurs Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman | Sherpas Proyects | Auteurs van Het projectassistentboek | Zij geven voor Management Support de training Power projectassistent

Reageer op dit artikel