Organiseer je een event, dan moet je niet alleen een geweldige organisator zijn, je moet daarnaast de doelgroep haarfijn aanvoelen om een pakkend programma te kunnen bedenken dat voldoet aan de eisen ‘anno nu’. En dan moet je dit programma in het voortraject zo aan de doelgroep tonen dat men zich massaal aanmeldt. 5 tips.

1. Plan to plan

Ofwel: neem om te beginnen de rust en de tijd om te plannen en na te denken over hoe je het event wilt organiseren. Wie kun en wil je hierbij betrekken? Hoe lang heb je de tijd? En in welke stapjes, fases, kun je deze tijd opdelen om het event als project overzichtelijk te houden? In welke volgorde moeten de verschillende onderdelen waaruit het event bestaat bedacht, uitgevraagd en afgestemd worden?

2. Zorg voor relevantie voor je doelgroep

Verdiep je in wat de doelgroep bezighoudt. Waar liggen je gasten zakelijk gezien van wakker? Waar liggen hun interesses en vraagstukken? Daar kun je met de content van het event op inspelen. Zo verhoog je de relevantie om het event te bezoeken.

3. Ken de eventmarkt

Weet wat de trends voor events zijn van dit moment. Op het gebied van catering, inrichting, locaties, techniek, sprekers, entertainment en werkvormen. Zo is interactie, het écht gebruiken van de kennis van de doelgroep, nu onmisbaar voor elk event.

[intermezzo:1]

4. Communiceer tijdig en prikkelend

Hoe krachtig het programma ook is, als je niet tijdig en overtuigend communiceert wat voor interessant programma je te bieden hebt dat men niet mag missen (morgen is het de ‘talk of the town’), dan zal het animo en dus het succes uitblijven.

Met een doordacht communicatieplan enthousiasmeer je de genodigden (bijvoorbeeld via social media of je e-mailnieuwsbrief). We spreken hierbij ook wel van pre event engagement. Zet hierbij vooral in op waarom mensen naar jouw evenement willen komen. Zoek de emotionele connectie, worden ze voorlopers op een bepaald thema, biedt het ze ontspanning na een drukke dag, missen ze cruciale informatie als ze niet komen? Wat is het haakje om te willen komen.

5. Jij in de rol van regisseur tijdens het event

Is dit alles gelukt? Dan heb je een prachtig programma staan en een volle zaal. Nu is het nog zaak de uitvoering van het event in goede banen te leiden. Neem daarvoor de regisseursrol aan; van opbouw, uitvoering tot demontage. Alleen door een helicopterview te hebben (en dus los te staan van allerlei hand- en spandiensten) kun je het programma zo regisseren als je vooraf gepland had, zie je tijdig waar iets dreigt anders te lopen en heb je oog voor detail. Zo maak je van een 7 een 9!

Video: organiseer ook een succesvol event met deze tip

Meer leren over events:

Bij de opleiding creatieve eventprogrammering ga je in op het creatieve proces en manieren om tot een evenementenconcept te komen.

Meer lezen:

Waterdicht draaiboek voor je evenement – Voor elk evenement belangrijk
Een kijkje bij het Management Support event
5 trainingslocaties voor de kleine portemonnee – Wanneer je kennis genoeg hebt maar niet het budget.