nieuws

Heeft jouw vergadering sterallure?

Plannen en organiseren

Heeft jouw vergadering sterallure?

Reviews worden steeds belangrijker voor het beoordelen van een product of dienst. Hoe zouden de deelnemers jouw vergadering beoordelen? In dit artikel lees je vijf punten die in orde moeten zijn, wil jij met jouw vergadering vijf sterren verdienen.

We delen onze ervaringen steeds vaker online, gevraagd en ongevraagd. Je vindt ze op Facebook, LinkedIn, blogs, fora en reviewsites zoals Kieskeurig.nl en Tripadvisor. En deze reviews zijn belangrijk want 86 procent vindt dat ze een goede indicator zijn van de kwaliteit van een product of dienst. Logisch, we hechten immers meer waarde aan de mening van onze ‘peers’. Maar hoe zit het eigenlijk met de ervaringen rond de vergaderingen die jij inplant? Hoeveel sterren krijgen die van deelnemers?

Vijf punten voor het krijgen van een vijf-sterrenvergadering:

♣ Je vergadering volgt een overzichtelijke agenda

Een 5-sterren meeting begint met een duidelijke agenda die ruim van tevoren is gedeeld. Zo is iedereen voorbereid aanwezig en is voor alle deelnemers helder welke punten aan bod komen en wat het doel van de vergadering is.

♣ ♣ Je vergadering begint en eindigt op tijd

Een goede vergadering is eentje die wordt geleid door een voorzitter die zich strikt aan de begin- en eindtijd houdt. Is dat niet het geval dan komt er al snel de klad in en begin je steevast een kwartier te laat.

♣ ♣ ♣ Je vergadert maximaal anderhalf uur

Een effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een goede vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk is te blocken in agenda’s. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.

♣ ♣ ♣ ♣ Je vergadering heeft maximaal zeven deelnemers

In een goede vergadering behoren niet meer dan zeven deelnemers te zitten, aldus Marcia Blenko, Michael Mankins en Paul Rogers van Bain & Co, auteurs van Decide & Deliver. Zij beweren dat met iedere extra persoon aan de vergadertafel, de besluitvaardigheid met 10 procent daalt.

♣ ♣ ♣ ♣ ♣ Je gebruikt een vergadertool

Voor een vergadering met sterallure gebruik je een vergadertool. Niet vanwege de toeters en bellen, maar simpelweg omdat papierloos vergaderen je zoveel meer vergadergemak oplevert. Je beheert alle vergaderingen vanuit een overzichtelijk dashboard. Je hebt controle over deelnemers, agenda’s, stukken, actiepunten en besluiten. En je hoeft nooit meer zoeken naar agenda’s, documenten en notulen. Alle vergaderinformatie die je nodig hebt, zit onder je vingertoppen.

En? Hoeveel sterren krijgen de vergaderingen bij jou op kantoor? Heb je de 5-sterrenstatus nog niet bereikt, download dan onze tips voor lean meetings.

Reageer op dit artikel