nieuws

Agile organiseren: ‘Hoog tijd dat ondersteuners hun verbeterideeën gaan delen’

Plannen en organiseren

Agile organiseren: ‘Hoog tijd dat ondersteuners hun verbeterideeën gaan delen’

Agile coach Brenda Zwart en officemanager Judith van Diemen spreken namens Organize Agile samen op het Management Support Event 2019. Uniek, want niet eerder stond daar iemand uit de doelgroep op het podium. Zij vinden het normaal, want bij wendbaar organiseren staat niet je functie, maar wat je kunt en waar je naartoe wilt centraal.

“Is agile hip? Een hype? Die vraag krijg ik vaak”, vertelt Brenda. “Ja, het is hip. Maar beslist geen hype. Iedere tijd heeft z’n eigen vorm van organiseren die past bij de ontwikkelingen van dat moment.” In de tweede Industriële Revolutie, geeft ze als voorbeeld, werd de lopende band bedacht en ontstond massaproductie. Daar hoorde een nieuwe manier van werken bij en dus kwam producent Ford, van de auto’s, met een systeem van standaardisatie, synchronisatie en specialisatie bij de productie.

Nu staan we aan het begin van het zoveelste nieuwe tijdperk, met verregaande robotisering en flexibilisering. “Dat vraagt opnieuw om een vernieuwing van werken, denken en organiseren. En misschien wel om geheel nieuwe organisaties.” Zoals gebruikelijk zijn er mensen die dat graag even op een afstandje aankijken en aan de andere kant mensen die er vol induiken. Brenda en Judith zijn, dat zal je niet verbazen, van de tweede categorie. “De wendbare organisatie heeft de toekomst.”

brenda zwart agile organiseren

Brenda Zwart

Wendbaar betekent overigens niet dat je steeds iets anders moet doen. Integendeel, zegt Brenda stellig: “Je moet niet zwalken. Agile organiseren kan alleen met een sterke visie, een helder doel en een duidelijke focus. Waarom bestaan we, waar draait het hier om – en hoe brengen we in beeld wat we doen om dat te bereiken? Mensen hebben ook behoefte aan een frame, niet om te benauwen, juist om daarbinnen optimale ruimte te hebben. Als je weet waar je voor staat als bedrijf en wat je als medewerkers te doen staat, kun je vanuit je kern, vanuit het gedeelde eigenaarschap op ieder moment goed inspelen op veranderingen. Agile is geen trucje, het is een mindset – het moet echt zijn en doorvoeld, anders werkt het niet.”

Motor van vernieuwing

Belangrijkste schakel is het team. “Bij de nieuwe manier van organiseren hoort een andere organisatie-inrichting: gebaseerd op waardestromen, platter en mensgerichter. Als je wendbaar wilt zijn, moeten veranderingen daar beginnen waar het werk voor de interne en externe klant wordt gedaan: in de teams”, zegt Brenda. “Teams zijn de motor van de vernieuwing.”

Bereid je voor op de toekomst

Bereid je voor op de toekomst

En de beste teams, zo blijkt uit onderzoek, zijn stabiele teams met niet al te veel wisselingen in de harde kern. De prestaties van teams zijn namelijk het beste als er veiligheid, vertrouwen en verbinding is. Ze worden samen steeds beter en sneller, omdat ze niet telkens opnieuw alles hoeven af te stemmen. “Je kunt als je een andere expertise nodig hebt beter kijken of je die in je team hebt of kunt ontwikkelen dan er iemand anders bijhalen – tenzij het om heel specialistische kennis gaat, zoals juridisch of medisch. Dat past mooi bij agile organiseren, want dan kijk je naar de brede kennis en kunde in je mensen en niet naar hun functies. Mensen zijn niet meer of minder, ze kunnen of weten iets en dat dragen ze bij aan de organisatie, met name aan het beantwoorden van de interne of externe klantvraag. Iedereen is gelijkwaardig, iedereen wordt gezien.”

Deze holistische manier van naar mensen en organisaties kijken, biedt ongelofelijk veel kansen. “Zeker ook voor ondersteuners, want die hebben zoveel in hun mars dat nu nog niet altijd tot z’n recht komt. In agile teams gebeurt dat wel, omdat je goed in kaart brengt wat iedereen kan bijdragen. En omdat je daarop ook wordt beoordeeld en beloond.”

Start met je eigen werkproces

In het walhalla van agile bedrijven, Silicon Valley in de Verenigde Staten, is dat al een tweede natuur, wendbaarheid zit diep in de manier van denken. Volgens Brenda en Judith hoef je als ondersteuner niet te af wachten tot ze in jullie organisatie dit traject ingaan. “Je kunt niet in je uppie het bedrijf veranderen”, zegt Judith. “Je kunt wel een heel eind komen als je begint met het stuk waar je invloed op hebt: je eigen werkproces.”

In iedereen zit een veranderaar, vinden ze bij Organize Agile. Ook in ondersteuners. Brenda: “Juist in ondersteuners. Zij zien veel en hebben altijd verbeterideeën. Ze delen ze niet altijd, maar het is hoog tijd dat meer te gaan doen.”

Even een stapje terug, naar een eerdere verandering van werkwijze door een technische ontwikkeling: de invoering van de pc. Samen met de boekhouder was de secretaresse vaak de eerste die de pc omarmde omdat het zo makkelijk en efficiënt was. Zij wist in de meeste gevallen eerder dan haar baas hoe de computer werkte en veranderde in die tijd van iemand die braaf gegevens zat in te tikken, vaak in de kelder, tot iemand midden op de werkvloer die steeds meer kon en wist – de spin in het web was geboren.

Centrum van de organisatie

Dit is een soortgelijke revolutie. Eentje van openheid, transparantie, betrokkenheid ook, waarin voortdurend experimenteren en leren essentieel zijn. Een nieuwe kans voor de spin in het web, door bij te dragen aan een meer wendbare organisatie kan ze laten zien dat ze nog veel meer in haar mars heeft.

Een goed idee, vindt Brenda. “Judith is ongelofelijk belangrijk. Ze is er altijd als je haar nodig hebt, zelfs vaak voordat je het zelf weet. Ze is een schakel in alles, het centrum van onze organisatie. En dat geldt voor veel officemanagers. Daar zit te veel onbenut potentieel als sparringpartner. Bijvoorbeeld op het gebied van klanttevredenheid, communicatie en productverbetering – zij hoort dat allemaal als ze relaties spreekt, zij heeft vaak klantcontact, ze vertellen haar soms meer dan ons. Ervaringen kunnen ons meer vertellen dan cijfers. Die input moeten we consequent bij onze officemanagers gaan halen. Dan halen we het beste uit hen én uit ons bedrijf. En zij uit zichzelf, want juist de persoonlijke inbreng als menselijk gezicht in de organisatie maakt dat ze het hoofd kan bieden aan iets als de chatbot – ver voorbij de standaardantwoorden op standaardvragen.”

judith van diemen agile organiseren

Judith van Diemen

“Ik heb makkelijk praten, ik tel hier mee als wezenlijk onderdeel van het team”, zegt Judith. “Maar als ik nog bij mijn vorige werkgever, een bank, had gewerkt en hiervan had gehoord, zou ik er ook mee aan de slag gaan. Het levert zoveel op!” Grootste voordeel volgens haar: “Je kunt transparant maken wat je doet. Veel officemanagers krijgen maar niet uitgelegd waar ze zo druk mee zijn, en voor ze het weten ligt er een klusje van tien minuten bij dat ze twee uur zoet houdt. Met kanban bijvoorbeeld maak je het proces inzichtelijk, want je visualiseert alle taken en processen. En dan kun je zeggen: zo, dit ligt er al en er moet nog iets bij, wat kan er weg of naar iemand anders?”

Een optimaal proces

Als je agile werkt, ben je samen verantwoordelijk en ben jij niet meer degene die alles maar even op moet lossen. Judith haalt een voorbeeld uit de praktijk aan. “Voorheen als een collega mij vroeg de certificaten voor een training te maken, wist ik vaak niet waar, wanneer, voor wie. Dit loste ik vaak zelf op, want tja, je wilt anderen ontzien. Maar nu heb ik een lijstje met vereiste punten gemaakt voor ik aan de slag kan, want de afspraak voor een optimaal proces is dat degene die die kennis beschikbaar heeft dat aan me doorgeeft.” Groot gelijk, zo zou het altijd moeten zijn, vindt Brenda. “Ik kan dat supermakkelijk aangeven, totaal onnodig en verloren tijd als zij dat op allerlei manieren moet zien te achterhalen. Voor beide partijen is dit helder en goed opgelost.”

Sowieso fijn: door het werken met korte klappen en met tussentijdse statusupdates hoeven medewerkers niet te pingpongen om te weten wat er al is gedaan en nog moet gebeuren, dat kunnen ze in het systeem zo zien. Dat levert veel duidelijkheid en ook tijd op. “We halen steeds meer inefficiëntie uit de processen doordat de flow beter wordt. Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan de dingen die we als organisatie voor onze klanten doen.”

Brenda: “Pas op, het ziet er allemaal heel gezellig uit met die post-its en flipovers, maar het is niet altijd makkelijk. Het brengt pijnpunten in het proces naar voren als je met de agile werkwijze kanban aan de slag gaat en je moet echt tegen feedback kunnen als je gaat scrummen. Maar als je steeds voor ogen houdt dat iedereen er met de beste bedoelingen, gericht op de gezamenlijke doelen, in zit, is het niet meer zo lastig. En de zonnige kant is het zeker waard.”

Judith lacht: “Het staat echt niet in mijn functieomschrijving dat ik op events ga spreken. Fantastisch dat ik zo’n kans én het vertrouwen krijg, omdat ik in de ogen van mijn collega’s iets wezenlijks kan bijdragen. In de zaal zitten immers vakgenoten uit het hele land die iets kunnen hebben aan mijn ervaringen met agile werken.”

Gewoon doen, is een tip van Brenda. “Je kunt jarenlang info en ook moed verzamelen, maar je ervaart meteen wat het betekent als je ermee aan de slag gaat. Zet een klein experiment op voor jezelf en spring in het diepe. Dan leer je het snelst.”

Management Support Event: ben jij er ook bij?

Brenda Zwart en Judith van Diemen verzorgen een van de drie lezingen op het Management Support Event 2019. Naast hun presentatie over wendbare managementondersteuners luister je ook naar Diana Russo over de pizza-organisatie en psycholoog Jocelyn Rebbens over persoonlijke veerkracht.

Wil je echt de diepte in? In de workshops van 2,5 uur doe je niet alleen kennis op, maar krijg je ook handvatten waarmee je direct zelf aan de slag kunt. Het loopt storm, dus meld je snel aan voor een van de workshops waar nog plek is!

Reageer op dit artikel