nieuws

Drie tips tegen vergaderdementie om niet te vergeten

Plannen en organiseren

Drie tips tegen vergaderdementie om niet te vergeten

Normaal gesproken ben je niet zo vergeetachtig, maar van vergaderingen onthoud je helemaal niets. Maak je niet druk: de directeur van het Nederlands Debat Instituut heeft een geruststelling en drie tips.

Hoe komt het toch dat onze hersenen in vergaderingen anders lijken te werken dan normaal? Soms lijken ze wel van Teflon, er blijft weinig informatie plakken.

Volgens Roderik van Grieken, directeur van het Nederlands Debat Instituut, is dit een bekend verschijnsel dat veel mensen die regelmatig vergaderen zullen herkennen. Direct na de vergadering ben je alweer vergeten wat het doel was en wat er is afgesproken.

Eerst een kleine geruststelling. Over deze vergeetachtigheid zegt Van Grieken dat vergeten erg menselijk is. Bovendien is het gewoon niet zinvol om alles te onthouden. Daarom is het in een vergadering nuttig om alleen de juiste dingen te onthouden. Van Grieken reikt hiervoor drie hulpmiddelen aan die allemaal vallen onder het kopje ‘afsluiten agendapunt’:

  1. Zorg voor een krachtige afsluiting
  2. Herhaal aan het eind de belangrijkste besluiten
  3. Onthoud dat iedere deelnemer verantwoordelijkheid heeft

1. Zorg voor een krachtige afsluiting

De afsluiting is een van de belangrijkste momenten van een vergadering. Een krachtige afsluiting bevat in ieder geval deze drie onderdelen:

  • Wat hebben we afgesproken?
  • Wanneer zien we elkaar weer?
  • Én wat staat dan zeker op de agenda?

2. Herhaal de besluiten

Van Grieken geeft aan dat zelfs als je krachtig afsluit, het kan zijn dat je nog niet hebt verteld wat er precies met het punt gebeurt. Kortom: maak dat zo expliciet mogelijk als voorzitter. Bijvoorbeeld: ‘Koen levert een shortlist van locaties bij Gerda aan op vrijdag 6 december.’

Wees niet bang om fouten te maken. Het doel is uiteindelijk om met de herhaling van de belangrijkste besluiten, in een paar seconden tot een halve minuut, de management summary van het overleg te geven.

3. Neem zelf je verantwoordelijkheid

In een groep, zoals in een vergadering, voelt niet iedereen zich even verantwoordelijk. Als het misloopt, wordt de schuld vaak bij de voorzitter gelegd. Als de vergadering uitloopt, als we niet aan het woord komen en zelfs als je niet helemaal hebt begrepen wat er nu is afgesproken. Het is je eigen verantwoordelijkheid om, op dat moment, te vragen om verduidelijking. Het slagen van de vergadering is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Neem dus zelf ook verantwoordelijkheid, want je besteedt te veel tijd in meetings om er niets van op te steken.

Gratis e-book

Wil je meer tips ontvangen over effectief vergaderen? Download het e-book Effectief vergaderen in 8 stappen.

Reageer op dit artikel