nieuws

Eventorganisatie met de koning als eregast: ‘Alles moest naadloos op elkaar aansluiten’

Plannen en organiseren

Eventorganisatie met de koning als eregast: ‘Alles moest naadloos op elkaar aansluiten’
V.l.n.r. directeur Ferdinand Gremmen van SDK Vastgoed, burgemeester John Jorritsma van Eindhoven en koning Willem-Alexander. Foto: BIC / SDK Vastgoed

Hoe organiseer je een evenement met allerlei verschillende stakeholders én de koning als eregast? “Het was als een jas die ik aantrok”, vertelt directiesecretaresse Jolanda Maasakkers. “Er kwamen telkens nieuwe ingrediënten bij waardoor ik steeds beter wist wie, wat, wanneer zou gaan doen.”

Op 3 oktober opende koning Willem-Alexander de Brainport Industries Campus (BIC) in Eindhoven. Organisatorisch had dit evenement heel wat voeten in aarde omdat er veel verschillende stakeholders bij betrokken waren. Jolanda Maasakkers, directiesecretaresse bij SDK Vastgoed (VolkerWessels), coördineerde de organisatie van het evenement.

Wanneer besefte je dat de opening van BIC organisatorisch zo’n omvangrijk project zou worden?

“We wisten al langer dat we van de opening een bijzonder evenement wilden maken. De complexiteit drong pas echt tot ons door toen we ons realiseerden dat er zo’n 1.500 gasten zouden komen uit binnen- en buitenland. Natuurlijk zijn er wel grotere evenementen. Maar het bijzondere aan BIC is dat dit een samenwerkingsverband is tussen veel verschillende partijen, zoals bedrijven, toeleveranciers, kennispartners en onderwijsinstellingen. Ook de overheid is betrokken.

Al die stakeholders moesten een eigen rol krijgen tijdens het evenement. Bovendien hadden we de eer dat koning Willem-Alexander de campus kwam openen. Al die elementen bij elkaar maakte de organisatie complex.”

Hoe heb je de organisatie aangepakt?

“We zijn gewoon begonnen met het uitzetten van de hoofdlijnen. Gedurende het proces ga je steeds dieper de details in. Voor mij was het vooral een uitdaging om de juiste verbindingen te leggen. De koning kreeg bijvoorbeeld een rondleiding over de campus, waarbij hij met leerlingen sprak. Na de rondleiding volgde het eerste deel van de openingshandeling, waarbij de koning met een hightechrobot zijn initialen graveerde op een munt. Die munt werd aan het eind van de ochtend door de koning geplaatst als sluitstuk van een kunstwerk. Maar: wie zorgt er dan voor dat die munt op tijd van het podium naar het kunstwerk buiten wordt gebracht?

Zo zat het evenement vol met verschillende ingrediënten die op elkaar moesten aansluiten. Soms streepte ik twee actiepunten van mijn to-dolijst af en kreeg ik daar weer vijf nieuwe actiepunten voor terug. Gaandeweg kreeg ik steeds meer grip en voelde het als een jas die ik aantrok. Ik wist steeds beter wie, wat, waar, wanneer zou gaan doen.”

Hoe zorgde je ervoor dat de hoeveelheid werk je niet te veel werd?

“We hebben ervoor gekozen om een productiebedrijf in te schakelen. Dat was prettig, want daardoor kon ik veel uitvoerende zaken aan hen doorgeven en overlaten. Ook heeft een collega mijn secretariële taken voor onze directeur van mij overgenomen, zodat ik me helemaal op de organisatie van het evenement kon focussen.”

brainport campus eindhoven opening koning willem-alexander

Koning Willem-Alexander graveert zijn initialen op een munt met behulp van een robot. Foto: BIC / SDK Vastgoed

Welke elementen hebben jou veel tijd en energie gekost?

“De communicatie en de media, want naast de algemene organisatie was ik daar verantwoordelijk voor. Daarnaast kostte het vaststellen en beheersen van de gastenlijst veel tijd, ook al werd alles digitaal verstuurd en had ik een fantastisch registratiesysteem.
Alle genodigden ontvingen eerst een ‘save the date’, waarbij de registratie verplicht was. Die werd een paar weken later als reminder nog een keer verstuurd. Een week voor het event ontvingen alle gasten een persoonlijk ticket. Daarmee kregen zij op de grote dag een badge op naam zodat de beveiliging toegang kon verlenen voor de plenaire zaal.

Het was van belang om te weten welke afgevaardigden er namens de uitgenodigde bedrijven kwamen, welke vip-gasten gebruikmaakten van de uitnodiging en welke stakeholders aanwezig waren voor een juiste placering. Je kunt het je niet permitteren dat bepaalde vip-gasten onverwachts niet komen, waardoor er twee plaatsen vlak bij de koning leeg blijven. Het was veel werk om dat allemaal strak te registreren.”

Is er ook iets dat je meeviel?

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

“Jazeker, de doorstroming van de gasten. Ik vond het vooraf erg spannend of dat tijdens de piek goed zou verlopen. Je wilt niet dat er opstoppingen ontstaan, bijvoorbeeld bij de ontvangst of bij het parkeren. We hadden de gasten vooraf gewaarschuwd dat het belangrijk was om op tijd te komen. Daarbij hadden we uitgelegd dat de campus een groot terrein is, waardoor je meer tijd kwijt bent vanwege de grote loopafstanden. Ook hadden we aangegeven dat de deuren van de plenaire zaal exact om 10.45 uur zouden sluiten, zodat we konden beginnen.

Uiteindelijk verliep dit allemaal soepel. We hadden een goed systeem voor het scannen van de badges en we deden de deuren van de zaal extra vroeg open, zodat de eerste gasten alvast konden plaatsnemen. De zaal was op tijd vol, zodat we op het geplande moment met de koning de zaal konden betreden en konden starten met het officiële programma.”

Hoe was het om koning Willem-Alexander op jullie evenement te ontvangen?

“Dat was een enorme eer. De koning krijgt natuurlijk veel verzoeken binnen om openingen te verzorgen. We waren zeer vereerd dat hij op ons verzoek ‘ja’ zei. Natuurlijk betekent dit dat je extra maatregelen moet nemen, bijvoorbeeld op het gebied van de beveiliging. Maar dat was het zeker waard. Iedereen vond het bijzonder dat hij er was.”

Wat heeft zijn bezoek opgeleverd?

“De betrokkenen waren trots dat de koning er was. Het gaf erkenning aan het werk dat we verzet hadden. Ook marketingtechnisch heeft het bezoek ons veel gebracht. We hebben een hashtag gelanceerd en de dag na het evenement hebben we een aftermovie online gezet. De aanwezigheid van de koning heeft ervoor gezorgd dat deze berichten enorm goed gelezen en gedeeld werden. Het heeft ons een groot bereik gegeven van ruim een miljoen unieke views.”

Wat zou je tegen managementondersteuners willen zeggen die een vergelijkbaar evenement willen organiseren?

“Zorg ervoor dat je jezelf op de dag van het evenement vrij plant, zodat je tijd hebt om te genieten. Ik heb er zelf voor gezorgd dat de dag voor het evenement alles al klaar was. We hadden goede briefings gegeven waardoor iedereen wist wat de afspraken waren en wat ze moesten doen. Tijdens het evenement zie je dat mensen hun rol pakken en dat ze hun werk goed uitvoeren. Dan zie je waar je het allemaal voor gedaan hebt.”

Meer over eventorganisatie:

Met hagel schieten is er niet meer bij voor organisatoren van events. Bezoekers willen evenementen die specifiek op hen zijn toegespitst. Dit zijn de huidige trends in events.

Wat voor soort evenement je ook organiseert, elk evenement is uniek en kun je dus maar één keer tot een onvergetelijk succes maken. Een waterdicht draaiboek met checklists is daarbij onmisbaar.

Echt de diepte in? Op het opleidingenplatform van Management Support vind je de training Evenementen organiseren en de training Creatieve eventprogrammering.

Reageer op dit artikel