nieuws

Zij organiseerden een baanbrekend evenement: ‘Ik heb zelfs tranen gezien’

Plannen en organiseren

Zij organiseerden een baanbrekend evenement: ‘Ik heb zelfs tranen gezien’
MPI EMEC19

Na jaren met hetzelfde format moest het jaarcongres van Meeting Professionals International (MPI) in 2019 uniek worden. Met ‘Changing the game’ als thema werden Joyce Stam en Imke van den Born de drijvende krachten achter het evenement. Hoe is het om aan zo’n innovatief evenement mee te werken?

Het mooiste moment van het evenement? “Dat was toen er vanuit het niets een koor opstond”, vertelt Imke van den Born. “Dat was zo indrukwekkend. Ik kreeg er kippenvel van en bij sommigen zag ik zelfs tranen. De gasten kwamen in een zaal waar drie mensen koffie aan het inschenken waren. Deze drie mensen begonnen te zingen. Vervolgens stond er een koor van tachtig mensen op dat meezong. Niemand had dat verwacht. Ze hadden de koorleden niet tussen alle stoelen en tafels zien liggen. Het riep zo veel emotie op dat het koor er plotseling was. Dat was gewoon raak.”

Joyce Stam beaamt dit. “Die emotie zorgde ervoor dat dit het element was dat mensen bijbleef. We werden er achteraf nog veel over aangesproken en ik zag allerlei video’s en reacties op LinkedIn langskomen. Het had echt iets met de mensen gedaan.”

Ruim een jaar daarvoor begon de organisatie van het Europese congres van vakorganisatie MPI, genaamd EMEC19. Voorheen werd dit congres georganiseerd door het Amerikaanse hoofdkantoor. “Het ging altijd volgens hetzelfde format en echte inbreng van het gastland ontbrak”, vertelt projectleider Sven Boelhouwer. “We wilden laten zien dat het ook anders kon. Vernieuwend en innovatief. We wilden de bestaande structuren doorbreken.”

Begin 2018 kreeg MPI Nederland toestemming om EMEC19 voor eigen rekening en risico zelf te organiseren. Directeur Gijs Verbeek en projectleider Sven Boelhouwer gingen van start. Ze namen Joyce en Imke aan om hen te ondersteunen bij de organisatie van het congres, waar in februari 2019 zo’n 330 professionals uit binnen- en buitenland naartoe kwamen.

Waarom kozen jullie voor Joyce en Imke?

Sven: “We wilden met mensen werken die het ondernemerschap in zich hadden. We hadden namelijk nog geen idee hoe het congres zou gaan worden. De medewerkers moesten in staat zijn om zich het project eigen te maken. Ons onderbuikgevoel zei ons dat Imke en Joyce dat in zich hadden.”

Imke: “De sollicitatiegesprekken waren informeel. Ik had het gevoel dat Sven en Gijs vooral wilden weten of we een klik met ze hadden. Ook vroegen ze bijvoorbeeld wat we van het project vonden. Ze keken of we in het project geloofden.”

Waarom wilde je zelf graag meewerken aan dit project?

Imke: “MPI is een grote organisatie met een goede naamsbekendheid. Dat sprak me aan. Daarnaast vond ik het bijzonder dat we gingen samenwerken met 62 professionals uit de eventbranche. Zij hadden zich aangemeld om op vrijwillige basis met ons mee te denken over het nieuwe design. Die intrinsieke motivatie om een bijdrage te leveren sprak me aan. Ik had het gevoel dat ik veel van hen kon leren.”

emec19 mpi

MPI EMEC19

Wat werden jullie taken en verantwoordelijkheden?

Joyce: “We kregen veel vrijheid en mochten alles doen wat op ons pad kwam. Dit betekende ook dat er een zelfstandige, proactieve houding van ons werd verwacht. Toch was het niet moeilijk om onze weg daarin te vinden. We hadden een klein team en regelmatig kort overleg. We vertelden elkaar wat we zelf op onze to-dolijst hadden staan en vroegen waar anderen mee bezig waren. Zo hielden we samen grip op het geheel.”

Imke: “Een leuk onderdeel van ons werk was dat we veel brainstormden. Soms was het lastig om telkens weer met nieuwe, frisse ideeën te komen. Aan de andere kant merkte ik ook dat een idee niet altijd een-op-een terug hoeft te komen in het evenement. Een voorstel kan ook anderen weer op nieuwe ideeën brengen. Zo bouw je in een open brainstorm samen iets moois op.”

Joyce Stam

Joyce Stam

Wat waren de grootste uitdagingen?

Joyce: “Het feit dat we geen database hadden van mogelijke bezoekers uit andere Europese landen. Vanuit de AVG-wetgeving konden we deze gegevens van het Amerikaanse hoofdkantoor niet gebruiken om de doelgroep te benaderen. We hebben dit opgelost door de hulp in te roepen van de bestuursleden uit de verschillende lokale MPI-verenigingen in Europa. Zij hebben een video opgenomen in hun eigen taal waarin zij uitlegden waarom het belangrijk was om naar dit evenement te komen. Ze hebben deze video’s in hun eigen netwerk verspreid. Zo wisten we toch veel mensen te bereiken.”

Imke: “Ook was het een uitdaging om de vrijwilligers, die graag wilden meedenken en zich wilden inzetten, samen te brengen. Alle vrijwilligers werkten fulltime. Met al die drukke agenda’s bij elkaar bleef er niet veel tijd over voor vergaderingen. Dit betekende dat we een flexibele houding nodig hadden en dat we ook af en toe in de avond aan het werk waren.”

Bijzondere elementen

EMEC19 had verschillende bijzondere elementen. Projectleider Sven Boelhouwer noemt er een paar:

  • Hoge betrokkenheid
    “De betrokkenheid van de vrijwilligers in het voortraject en de deelnemers gedurende het evenement was hoog. In het voortraject hebben we circa veertig professionals uit de eventbranche gevraagd om op vrijwillige basis met ons mee te denken. Tot onze verbazing meldden 62 professionals zich hiervoor aan. Ze vonden het leuk om mee te denken en waren nieuwsgierig naar onze aanpak.”
  • Persoonlijke ontvangst
    “We wilden dat de beleving van het event al bij aankomst op Schiphol begon. Daarom hebben we de Nederlandse deelnemers gevraagd om de gasten op Schiphol op te halen. Dat zorgde voor een persoonlijke en warme ontvangst. Het leuke was dat veel gasten voor vertrek al contact zochten met de persoon die ze op Schiphol zou oppikken. Ze werden bijvoorbeeld al connecties met elkaar op LinkedIn. In wezen begon het netwerken dus al voordat de gasten aangekomen waren.”
  • Escaperoom
    “Op zondagochtend gingen de gasten als een soort schoolreisje in groepen op excursie. ’s Middags kwamen de deelnemers weer samen in een zaal. Na een keynote van Daan Roosegaarde veranderde deze zaal plotseling in een escaperoom. Het leuke aan dit element was dat de deelnemers informatie uit elkaars excursies nodig hadden om de puzzels op te lossen. Ze moesten elkaar opzoeken en ervaringen met elkaar uitwisselen. Zo leerden ze nieuwe mensen uit de groep kennen.”

Waren er ook elementen die gemakkelijker gingen dan je vooraf had gedacht?

Imke: “Zeker. Ik merkte dat het makkelijk was om anderen te enthousiasmeren voor het project, omdat we zelf erg enthousiast waren. Daardoor kostte het weinig moeite om mensen over te halen om aan te haken of een bijdrage te leveren.”

Joyce: “Ook was het makkelijk om hulp te vragen en te krijgen. Misschien komt dat ook omdat je als jonge professional een zekere gunfactor hebt. Iedereen was altijd bereid om ons te helpen.”

Imke van den Born

Imke van den Born

Het thema was ‘changing the game’. Dit betekende dat het evenement op alle vlakken anders moest zijn dan voorgaande jaren. Hoe hebben jullie dat ervaren?

Imke: ”Het thema zorgde ervoor dat we de lat voor onszelf hoog legden. We moesten echt met iets nieuws komen. We hebben dit gedaan door helemaal terug te gaan naar de basis. We hebben in kaart gebracht wat de doelstellingen van de stakeholders waren en wat we met het evenement wilden bereiken. Daar hebben we op verder gebouwd. Ik merkte dat Joyce en ik als voordeel hadden dat we nooit eerder een MPI-jaarcongres hadden meegemaakt. Daardoor waren we beter in staat om oude elementen los te laten en met een kritisch oog te bekijken.”

Het project was groot en omvangrijk. Was het daardoor moeilijk om het overzicht te bewaren en grip te houden op het geheel?

Joyce: “Nee, eigenlijk niet. De hoofdlijnen stonden al snel op papier, waarna de uitwerking volgde.”

Imke: “Ook was het fijn dat we in het begin, toen het nog rustig was, veel voorwerk hebben gedaan. Daar hebben we later in het project profijt van gehad. Natuurlijk ontstond er wat stress in de laatste weken. We hebben tot op het laatste moment gewerkt om de puntjes op de i te zetten. Op vrijdagavond om 20.00 uur begon het welkomstfeest. Twee uur eerder klapten wij onze laptops dicht en zeiden we tegen elkaar: ‘Kom maar op. Wij zijn er klaar voor.’ Dat gaf een goed gevoel.”

emec19 mpi escaperoom

Escaperoom na de keynote van Daan Roosegaarde.

Hoe was het om als team samen te werken?

Imke: “De teamspirit was echt de kracht van onze samenwerking. Joyce en ik hadden veel lol samen en als het moest konden we ook keihard samen ergens aan werken. Het was echt één team, één taak en dat werkte prettig.”

Wat vond je van het evenement zelf?

Joyce: “Ik was trots op het eindresultaat. Het was gaaf dat alle dingen die we bedacht hadden zo mooi uitpakten.”

Terugkijkend, wat zijn de belangrijkste dingen die je geleerd hebt?

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Joyce: “Overzicht bewaren en gefocust blijven. Dat doe ik nu bijvoorbeeld door gebruik te maken van de Wunderlist-app. Hierin kan ik per project een to-dolijst bijhouden en er een datum aan koppelen. Maar het belangrijkste is dat je af en toe even een stap terug doet, en je bedenkt: waar zijn we allemaal mee bezig. Ook dat geeft overzicht.”

Imke: “Ik heb geleerd hoe belangrijk het is om een goed netwerk te hebben. Ik wil in de toekomst tijd en energie investeren om dit netwerk te behouden.”

Joyce: “Daar ben ik het helemaal mee eens, want samen breng je elkaar verder.”

Wat zou je tegen anderen willen zeggen die overwegen om met een vergelijkbaar project beginnen?

Joyce: “Ga het gewoon doen. Pak je kans en spring in het diepe. En stel jezelf flexibel op, want met een 9-tot-5-mentaliteit red je het niet.”

Imke: “Daar ben ik het mee eens. Wees flexibel en leergierig. Iedereen is bereid om je te helpen, als je laat zien dat je echt graag wilt. Stel je daarvoor open.”

Hoe kijk je op de gehele ervaring terug?

Imke: “Ik vond het bijzonder dat ik aan dit event heb mogen bijdragen. Het mooiste compliment vond ik dat het congres nu echt een nieuwe vorm heeft gekregen. Het Amerikaanse hoofdkantoor heeft door EMEC19 ingezien dat het ook anders kan. Volgend jaar in Spanje wordt deze koers voortgezet. Ik hoop dat ik daar een bijdrage aan mag leveren, al zal dat wel meer aan de zijlijn zijn.”

Meer over eventorganisatie:

Reageer op dit artikel