“Voor mijn gevoel geven managementondersteuners regelmatig leiding aan een project”, zegt Jacqueline Bosman. Zij is via Public Support Business gedetacheerd als directiesecretaresse bij Unica Groep. “Het wordt niet altijd zo benoemd en gedefinieerd. Neem bijvoorbeeld het aanpassen van de huisstijl. Dat is een eenmalige klus die buiten je eigen werkzaamheden valt. Dus het is een project. En het wordt vaak door managementondersteuners gedaan.”

Jacqueline geeft al zo’n twintig jaar leiding aan dit soort grote en kleinere projecten. “In die beginjaren deed ik dat gewoon met gezond verstand”, vertelt ze. “Het is logisch dat je bij een project het doel uitvraagt bij het management en dat je bijvoorbeeld met alle belanghebbenden gaat praten.” Toen Jacqueline zich later meer in projectmanagement ging verdiepen, ontdekte ze dat ze veel dingen al volgens het boekje deed.

Jacqueline Bosman

“Het enige wat in de loop van de jaren echt veranderd is, is het creëren van draagvlak”, zegt Jacqueline. “Vroeger werden veranderingen door middel van een project nog weleens top-down opgelegd. Er was weinig oog voor de weerstand bij de medewerkers. Zo werkt dat niet meer. Tegenwoordig wordt er altijd gekeken hoe een project landt in de organisatie door de stakeholders erbij te betrekken.”

Projectmanagers: denkers en doeners

Waar moet je rekening mee houden als je leidinggeeft aan een project? “In de eerste plaats is het belangrijk dat je snapt hoe je een project het best kunt aanpakken”, zegt Els Frigge, trainer projectmanagement. “Dit betekent dat je gestructureerd werkt. Je brengt het probleem in kaart, schrijft een plan, legt de kosten voor aan het management en spreekt af wie waarover beslist. In grote lijnen betekent dit: eerst denken en daarna doen.”

[intermezzo:1]

Els zegt dat het bovendien verstandig is om vooraf goed na te denken wie je bij het project gaat betrekken. “Je hebt niet alleen mensen met de juiste deskundigheid nodig. Er moet ook een goede balans zijn tussen verschillende competenties, zoals een aantal denkers en een aantal doeners. En het is belangrijk dat er mensen in jouw projectgroep zitten die erin geloven dat het project een verbetering is.”

Een ander aandachtspunt is dat je als projectleider het proces bewaakt en niet continu werk van anderen overneemt. “Managementondersteuners zijn van nature erg servicegericht”, legt Els uit. “Daardoor hebben ze al snel de neiging om collega’s werk uit handen te nemen als het even niet gaat. Het is juist de kunst om collega’s te motiveren om hun eigen verantwoordelijkheid te nemen.”

Drie tips voor projectleiders

Welke adviezen heeft directiesecretaresse Jacqueline Bosman voor managementondersteuners die voor het eerst leidinggeven aan een project?

Vraag wat de kaders zijn
“Zorg dat je weet wat er van je verwacht wordt. Dus vraag wat het doel is, welke middelen je tot je beschikking hebt en wanneer het af moet zijn.”

Weet wat je mandaat is
“Als projectmanager heb je de ruimte nodig om zelfstandig beslissingen te nemen. Zorg dat je weet voor welke beslissingen je een mandaat hebt en waarvoor je toestemming moet vragen aan het management.”

Rond het project af
“Een project heeft een begin en een eind. Zorg dat het helder is wanneer het project stopt en wie er vervolgens verantwoordelijk is voor de structurele opvolging binnen jouw organisatie. Een voorbeeld van een project is het opzetten van een secretaresseplatform. Op een gegeven moment staat dit platform. Wie binnen jouw organisatie is er vervolgens verantwoordelijk voor het beheer? Als je daar geen duidelijke afspraken over maakt, loop je het risico dat je verantwoordelijk wordt voor alle projecten die je in het verleden gedaan hebt. Dat kan niet de bedoeling zijn.”

Els legt uit dat je dat het beste kunt doen door veel aan communicatie te doen. “Plan regelmatig een overleg, zodat mensen zich betrokken voelen. Daardoor voelen ze zich bovendien serieus genomen en gaat het project leven.”

Improviseren

Jacqueline benadrukt dat het belangrijk is dat je kort op de bal speelt en goed kunt improviseren. Er zijn namelijk altijd dingen die anders gaan dan je vooraf had gehoopt. “Het heeft dan geen zin om boos op elkaar te worden. Daar is vaak geen tijd voor. Het project moet door. Het is beter om samen te kijken naar een oplossing waar iedereen tevreden mee is.”

Zo is Jacqueline weleens verantwoordelijk geweest voor bedrijfsverhuizingen. Tijdens een van die verhuizingen was de splinternieuwe vloerbedekking niet goed beschermd. Daardoor had hij tijdens de verhuizing veel te lijden. “Er was geen tijd om op kosten van het verhuisbedrijf een nieuwe vloerbedekking te bestellen. Daarom hebben we gekeken wat er wel mogelijk was. In dit geval is ervoor gekozen om de vloerbedekking te reinigen.”

Els Frigge

Bovendien is het bij projecten soms lastig om van het management helder te krijgen wat ze willen en hoeveel het mag kosten. “Vaak proef je dat een project eigenlijk helemaal niets mag kosten”, zegt Jacqueline. “Maar je hebt natuurlijk wel een budget nodig. Bij een verhuizing heb ik dat opgelost door verschillende offertes op te vragen. Zo kon ik het management bijvoorbeeld laten zien wat het prijsverschil was tussen een professioneel verhuisbedrijf en het inhuren van studenten. Op deze manier vroeg ik regelmatig tussentijds groen licht, zodat we verder konden.”

“En onderschat de tijd niet die je met een project bezig bent”, zegt Els. “Vaak verwacht het management dat je het project er even bij doet. Maar als je er werkzaamheden bij krijgt, betekent het dat er ook iets af moet. Dus spreek met het management af dat andere taken even blijven liggen of overgenomen worden door iemand anders.” Jacqueline herkent dit. “Het management wil natuurlijk dat het gewone werk ook op een goede manier doorgaat. Dus je moet bespreekbaar maken dat je ook tijd nodig hebt om het project goed te kunnen doen.”

Tot slot zegt Els dat het goed is om af en toe even te sparren met een ervaren projectmanager. “Tijdens een project kom je waarschijnlijk voor uitdagingen te staan waar je zelf niet meteen raad mee weet. Het is goed om dan even te praten met iemand die ervaring heeft met projectmanagement. Hij of zij kan je een spiegel voorhouden of wijzen op je valkuilen, en kan je net even dat inzicht geven waardoor het weer goed loopt.”

Meer over projectmanagement:

Meer de diepte in? Op het opleidingenplatform van Management Support vind je bijvoorbeeld de driedaagse training Projectmanagement.