De employee journey, ‘de reis van de medewerker’, is een totaaltraject dat al begint voor iemand op een vacature reageert. De reis loopt door tot en met het vertrek van een medewerker/manager naar een andere organisatie.

Praktisch gezien kun je de employee journey in vier onderdelen splitsen.

1. Candidate journey – de reis van de kandidaat

Dit eerste onderdeel van de employee journey beslaat alles rondom het sollicitatie- en aannameproces. Het begint met nadenken over de vacature, de inhoud van de functie en de omschrijving van wat je als organisatie wenst en te bieden hebt. De ervaring leert dat de gekozen teksten over het algemeen gaan over het ‘wat’ van de taken, de competenties, de functie en wat de organisatie te bieden heeft. Terwijl het belangrijk is om vooraf ook na te denken over het ‘hoe’ van de taken en competenties; wat is het bijbehorende gewenste gedrag? Wat is jullie marketingboodschap als dienstverlenende organisatie? Hoe vertaal je dat in gedrag dat de klant of het teamlid zou moeten ervaren bij jullie? Als je dat heel helder en concreet hebt vastgesteld, kun je vervolgens een passend, verrassend en effectief sollicitatieproces in gang zetten en de juiste persoon aannemen.

Een tweede reden om ook het ‘hoe’ te beschrijven is verwachtingsmanagement. Solliciteren is tweerichting; ook de kandidaat wil een goed beeld krijgen van de organisatie en wat er van haar/hem verwacht wordt. Kan en wil zij bij jullie werken? Je kunt daarvoor de zogenoemde Employee Value Proposition (EVP) invullen met elkaar.

[intermezzo:1]

Doordat je in dit hele proces uitgaat van wat er straks op de werkvloer van de kandidaat verwacht wordt, je het samen goed doorloopt en afstemt, zal de kans kleiner zijn dat de baan straks in het echt ‘tegenvalt’. Met mogelijk een snelle uitdiensttreding tot gevolg. Dan is alle moeite voor niets geweest.

Een HR-assistent kan het verschil maken als ‘invuller’: jij hebt contacten met alle ‘lagen’ die op de afdeling van de nieuwe medewerker werken. Jij kunt daardoor makkelijk aan informatie komen over wat er nodig/wenselijk is voor het vervullen van de functie. Dat geeft je input voor een completere beschrijving van de vacature: inclusief wat er verteld wordt over de organisatie. Daarnaast kun je als HR-assistent een duidelijke rol spelen in de voorselectie: welke mensen nodig je uit en hoe communiceer je dat op een manier die uitstraalt wat jullie (willen) zijn?

2. Onboarding – meer dan inwerken alleen

Het Engelse onboarding, het tweede onderdeel van de employee journey, laat zich niet zo makkelijk vertalen in een Nederlands woord. Onboarding is de periode waarin je het voor elkaar krijgt iemand aan boord te halen en het je lukt om diegene aan boord te houden. Het bestaat minimaal uit het meelopen met een collega, uitleg waar je alles, digitaal, kunt vinden en het laten zien welke lopende zaken er zijn. Vaak blijft het hierbij en dat betekent dat het ’inwerken’ een periode beslaat tussen een uur (bardienst draaien) en bijvoorbeeld een maand (directeur).

De volgende onderdelen kunnen tot onboarding gerekend worden:

Kennis: wat doet het bedrijf? 🡪 kernwaarden / missie / why – how- what.
Kennis: cultuur, collega’s, team, jouw rol.
Takenpakket en wat de taken inhouden: why – what – how.
Ondersteunende middelen 🡪 werkplek, materialen, inlogcodes, pasje etc.
Inhoudelijke informatie om taken goed te doen en doelen/targets te halen 🡪 digitaal, persoonlijk.
Wie kunnen je steunen? Met wie heb je te maken? 🡪 persoonlijke kennismaking.
Meelopen met collega’s in andere taak/afdeling.

Kortom: focus op binden en boeien.

Als HR-assistent heb jij het overzicht van dit onderdeel van de employee journey; je bent de ‘aanjager’. Je kunt zorgen dat er een rooster komt, dat iedereen die erbij betrokken is het in haar/zijn agenda heeft staan en dat je checkt of dat allemaal gebeurd is.

3. Duurzaam inzetbaar

Hoe weet een medewerker welke waarde zij/hij toevoegt? Is bekend hoe dat in de nabije en verre toekomst zal zijn? Wat is er nodig binnen jullie organisatie, branche, markt? Wat betekent dat voor teams, functies en personen? En hoe gaan jullie de personen die goed functioneren en die je wilt behouden voor de toekomst, begeleiden zodat zij inderdaad duurzaam inzetbaar en gemotiveerd blijven? Dit onderdeel van de employee journey start na de onboarding en duurt tot het eventuele vertrek.

Als HR-assistent en jouw contacten met de werkvloer hoor je ‘informeel’ vaak veel. Jij kunt de gesprekken voeren met medewerkers en/of de signalen doorgeven aan de betreffende leidinggevende. Jouw rol is die van ‘bewaker’. Dat houdt ook in dat je zorgt dat alle ‘employee journey contactmomenten’ doorgaan op de verschillende afdelingen. Bijvoorbeeld dat momenten om verjaardagen en successen te vieren ook echt ingepland worden.

4. Vertrekperiode

Op een bepaald moment besluit een collega en/of de organisatie dat het goed is als zij/hij uitstroomt. Dat kan stoppen met werken betekenen, maar ook met ergens anders gaan werken; binnen en buiten de organisatie. Met het vertrek gaat kennis en sociale invloed verloren. Het is daarom goed om ook dit onderdeel van de employee journey voldoende aandacht te geven.

Wat en hoe communiceer je binnen het team en de organisatie? Welke gesprekken voer je met de collega? Welke kennis wil je delen en met wie? Hoeveel tijd krijgt een vertrekkend teamlid om ook op sociaal vlak afscheid te nemen en wellicht mensen nog laatste tips te geven?

Ook hier kun je als HR-assistent de ‘bewaker’ zijn. Gebeuren de gesprekken bij elke medewerker? Hoe worden ze verwerkt in een systeem en wie koppelt het terug? Op welke manier worden vervolgens de leerpunten in het proces opgenomen?

Lees ook:

HR-ondersteuner Linda van Berkum: ‘De jonge HR-generatie is klaargestoomd om innovatief te zijn.’

Als je als ondersteuner de HR-kant op wilt, is het fijn om te weten wat er allemaal speelt op die afdeling. Wat kun je verwachten van een rol als HR-ondersteuner?

Managementassistent Petra Verbree breidde haar takenpakket uit met HR- en PR-taken. “Ik heb het oude secretaressewerk vrijwel zien verdwijnen.”