Ondersteuners hebben steeds vaker de specialisatie of neventaak van eventmanager en -organisator. Maar nu de coronamaatregelen voortduren, zijn (grote) live events en bijeenkomsten op locatie nog lange tijd uitgesloten. Welke opties heb je als je toch een event wilt organiseren?

Mogelijkheden genoeg, als je creatief durft te zijn en het lef hebt om iets nieuws te proberen, zegt event organizer en trainer Lenny Klaassen. In twintig jaar heeft zij evenementen georganiseerd voor 10 tot 18.000 personen. In november is haar nieuwe boek Omgaan met event disruptie uitgekomen.

Disruptie, dat klinkt serieus en dreigend. Gaat de eventmanager verdwijnen?

“Nee, integendeel, de rol wordt complexer en breder. De eventbranche heeft het zwaar en dreigt om te vallen. 2020 zou hét eventjaar worden, met onder meer het Songfestival en andere grote evenementen. Maar de wereld staat op zijn kop en de evenementenbranche ligt op zijn gat.

“Tot de zomer van 2021 brengt de eventagenda grote onzekerheden en de nood tot flexibiliteit met zich mee. Hopelijk kunnen we daarna wel weer fysieke events organiseren. Een feest kun je nog uitstellen, maar kennis delen en netwerken met anderen zit in ons communicatie-dna. Die behoefte blijft. Er zijn natuurlijk nog wel events, maar dan op totaal andere manier. Het is echt roeien met de riemen die we hebben. De rol van eventmanager daarbij is juist belangrijker dan ooit, maar je staat wel voor serieuze uitdagingen.

“Feitelijk word je een digitale eventmanager, een nieuw specialisme door de omslag van fysieke, on-site evenementen naar digitaal. Je moet snel kunnen schakelen en zoeken naar nieuwe taakverdelingen. Het is een zwaardere verantwoordelijkheid en de senioriteit in deze rol wordt groter. Een digitaal evenement opbouwen vraagt om innovatie en creativiteit. Plus meer verstand van techniek. Je hoeft overigens geen technicus te zijn, maar je moet wel op de hoogte zijn van wat er technisch mogelijk is zodat je het juiste platform kiest. En ja, je bent inmiddels ook hygiëne- en protocolmanager. Zeker in 2021, als we op kleinere schaal weer bijeen mogen komen.”

Wat wil je met jouw boek bieden?

“Ik had grote behoefte om kennis te delen en om mensen de weg te wijzen in het veranderde eventlandschap. Vanaf maart, de eerste lockdown, ben ik helemaal in de nieuwe mogelijkheden gedoken. Ik was er 24/7 mee bezig, omdat ik snel kennis wilde opbouwen en alles wilde weten van online- en hybridevormen.

[intermezzo:1]

“Tegelijkertijd wil ik mensen geruststellen: niet alles is anders! Ik ben ook heel enthousiast over de innovaties, er kan veel wél. Er zijn gewoonweg nieuwe puzzelstukken die je hebt gekregen. En er is een nieuwe route om van idee naar uitvoering te komen.

“Was de locatie vóór corona vooral fysiek, nu is die locatie een url. De plek is online, in Zoom of Teams of het is een YouTube-stream. We ontmoeten elkaar nog steeds, maar op een andere locatie. In dat nieuwe eventlandschap gelden andere spelregels.

“Daarvoor geef ik in het boek handvatten en inzichten. Zo kun je met het stappenplan een weloverwogen keuze maken tussen onlineplatforms. Met een goed script voor een online-event met veel interactie en dynamiek, zet je alsnog een waanzinnig event neer.”

Waar lopen mensen nu vooral tegenaan?

“Ik merk vooral angst op voor de techniek, want dat is niet echt onze specialisatie. Organiseer je meetings, congressen en andere bijeenkomsten, dan voel je je waarschijnlijk thuis bij catering, inrichting, organiseren, programmasamenstelling. Maar die techniek is minder tastbaar, we hebben er geen grip op. Dat maakt mensen angstig, juist ook omdat we er nu zo afhankelijk van zijn. Als de streaming niet lukt, heb je simpelweg geen event. Dat voelt kwetsbaar.

“Wat ik ook veel hoor, is dat men moeite heeft het management mee te krijgen. De communicatieafdeling wil bijvoorbeeld méér, en durft ook meer, maar het kost moeite om intern de collega’s en het management enthousiast krijgen.”

Hoe zie je de toekomst van events?

“Het zal niet meer hetzelfde worden als vóór corona. We snakken allemaal naar fysiek samenkomen. Maar daar kleven ook flinke nadelen aan. Denk aan reistijd en vervuiling. Een spreker uit Amerika laten komen voor een lezing van een uur… Ik denk niet dat we dat nog doen, ook niet als dat weer zou kunnen.

“De efficiëntie die we nu bereiken, is gewoonweg top: er zijn minder reisbewegingen, er is minder vervuiling. Voor het leveren van inhoud hoef je mensen niet allemaal fysiek op één plek bij elkaar te hebben. Sterker nog: de opkomst is online zelfs groter! Deelnemers hoeven niet een hele dag of dagdeel te blokken voor een congres of netwerkevent. Ze hebben geen reistijd. Voor het delen van kennis zijn online-events juist geschikt.

“Voor het netwerken, relatie-events, waar het draait om contact: dat willen we nog steeds graag fysiek. Samen een kop koffie drinken, bijpraten, dat is toch echt prettiger, je ervaart het anders. Dat blijft aangevuld worden met online-events.

“We blijven spelen met efficiënter samenkomen. Bijvoorbeeld in hybride vormen: een combinatie van fysiek op locatie en online meekijken. Dat gaat in 2021 een volwassen vorm aannemen. Zo wordt het bereik vele malen groter. Dan heb je veertig man in de zaal en vierduizend online. Dat creëert mooie kansen, ook internationaal. Wat duurzaamheid betreft, is dat een waanzinnige vooruitgang.”

Meer weten?

Omgaan met event disruptie van Lenny Klaassen ligt sinds november in de winkel. Verdiep je kennis met de hybride training ‘Evenementenorganisatie nieuwe stijl’.

Lees ook:

Online events in coronatijd: zo trek je mensen het beeldscherm in.

Jeanette organiseerde veel evenementen: “Mijn werk is nu 180 graden anders.”