Binnen de gestelde richtlijnen mogen fysieke, ‘in person’ events weer plaatsvinden. Hoe zien de protocollen eruit en hoe kunnen we als eventorganisator omgaan met deze steeds veranderende richtlijnen? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hoe zorgen we voor een veilige situatie en creëren we toch de impact en beleving die we zo omarmen rondom fysieke bijeenkomsten?

Ik noem het bewust niet anderhalvemeterevenementen, want er komt meer bij kijken dan alleen de afstand tot elkaar. Normen en waarden zullen in een bredere zin veranderen, in elk geval voorlopig, en vragen om een aanzienlijk breder nieuw beleid en een zeer weloverwogen keuze voor een alternatieve invulling binnen de beperkte mogelijkheden. Met alle verplichtingen en richtlijnen die bij ieder evenement nu standaard zijn, zijn duidelijke communicatie en registratie, een soepele doorstroom, zo min mogelijk fysiek contact, hygiëne en veiligheid absolute voorwaarden.

[intermezzo:1]

Deze zijn omschreven in een protocol dat tot stand is gekomen door overleggen tussen brancheverenigingen en het RIVM. Dit protocol geldt voor alle besloten evenementen in Nederland en bevat richtlijnen voor opdrachtgevers, organisatoren, accommodaties, toeleveranciers en bezoekers van zakelijke bijeenkomsten, zoals beurzen, corporate events, congressen en vergaderingen. Het complete protocol vind je op eventplatform.nl.

Het protocol gaat onder meer in op communicatie met de doelgroep vooraf en tijdens het event over de gang van zaken, zodat gasten zich veilig voelen en om te voldoen aan de geldende protocollen. Daarnaast beschrijft het tal van voorwaarden ten aanzien van de hygiëne en controle op symptomen, alsook de taakverdeling ten aanzien van het naleven van de regels. Al met al een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Vanaf de parkeerplaats geldt (op moment van schrijven) de regel te allen tijde anderhalve meter afstand te houden. Dit geldt zowel voor de gasten als de crew, dus ook voor de opbouw, ombouw en opruimwerkzaamheden. De anderhalve-meterregel zorgt voor de noodzaak van een goed doordacht logistiek plan en brengt de nodige crowdcontrolaspecten met zich mee.

Lees ook: Hoe combineer je online en on-site gasten op je event?

Crowd control

Crowd control was lange tijd een term die we vooral bij grote festivals hoorden. Zonder dat je kon aantonen hoe je de crowd controleert, kreeg je geen vergunning. Maar nu covid-19 ook de zakelijke evenementenwereld op zijn kop heeft gezet, is crowd control belangrijker dan ooit tevoren. Ook op zakelijke evenementen, beurzen, congressen en andere bijeenkomsten. Het beheersen, regisseren, sturen, snappen, inschatten en aanpassen van bezoekersstromen is sinds covid-19 voor ieder evenement een nieuwe vereiste. Sterker nog, het is een voorwaarde om evenementen te mogen organiseren. Voor zakelijke evenementen is crowd control door covid-19 dus evenzo belangrijk.

Voor de meeste locaties geldt dat ze binnen de anderhalve-meterrichtlijnen slechts circa een kwart van de aantallen gasten kunnen ontvangen ten opzichte van de oude situatie. Deels zullen dezelfde typen events uitvoerbaar blijven, maar met de nodige beperkingen en in veel gevallen een aangepaste locatiekeuze. De trend naar kleinere events is in het verlengde hiervan onvermijdelijk. Een trend overigens die ook vóór corona al was ingezet. Kwaliteit in plaats van kwantiteit. Nóg gerichter de juiste doelgroep uitnodigen en het voor die groep qua looproutes en zitplaatsen veilig op anderhalve meter vormgeven.

[intermezzo:2]

Praktische voorbeelden

Een aantal praktische voorbeelden die de anderhalve meter mogelijk moeten gaan maken:

Parkeerplaatsen aanpassen tot anderhalve meter uitstapruimte per auto; anderhalve of twee parkeerplaatsen per auto.
Een duidelijk protocol over de entree en uitgang, met indien mogelijk meerdere entrees en een aparte uitgang.
Strepen en pijlen op de vloer om de looproutes of wachtzones aan te duiden.
Inzetten van medewerkers/hosts om de wachtrijen op anderhalve meter te waarborgen en de looproutes te begeleiden.
Een duidelijke routeaanwijzing in zijn algemeenheid; altijd rechts houden.
Het toekennen van stoelnummers om directe looproutes naar de zitplaatsen in plenaire ruimtes te bewerkstelligen.
Bezoekers gaan gefaseerd de zaal in en uit met behulp van tijdsloten of op basis van vooraf toegewezen stoelen (bijvoorbeeld de eerste rij als eerste naar binnen en als laatste de zaal uit).
Ruimtes inrichten met stoelen op afstand op anderhalve meter en bij vaste (theater)opstellingen stoelen vrij laten.
Schoolopstellingen met één stoel per tafel.
Break-outsessies: zoveel mogelijk dezelfde groepen aanhouden en de sprekers laten wisselen in plaats van de deelnemers om onnodige verplaatsingen te voorkomen.
Events meerdaags of in tijdsloten organiseren ten behoeve van spreiding van bezoekers.
Looproutes op een gestuurde ‘Ikea-achtige’ manier langs stands en belevingen ‘sturen’.
Aanpassingen in het eet- en drinkassortiment: de manier van presenteren laten aansluiten op minimalisering van verplaatsingen.
Lopen naar bars en buffetten minimaliseren: bijvoorbeeld door het meegeven van koffie in takeawaybekers bij binnenkomst en op statafels de zoete lekkernij erbij, eenpersoons of geportioneerde lunchitems en borrelhapjes op de statafels presenteren.
Aan deze statafels maximaal vier personen laten plaatsnemen met voldoende ruimte tussen de statafels.
Ruimtes als kleedkamers, cateringruimtes en ontvangstbalie ruimer inrichten om aan de anderhalve meter te voldoen.
Pop-upruimtes toevoegen om extra ruimte te creëren.
Toiletten: een deel van de urinoirs buiten gebruik laten.
De lucht in: bestaande ruimtes met meerdere verdiepingen inrichten.

Locaties richten zich momenteel massaal op de mogelijkheden en veel creatieve oplossingen komen voorbij. In gesprek met de beoogde locatie zullen we de mogelijkheden tot een veilige en toch impactvolle belevenis moeten gaan onderzoeken en vormgeven.

Hygiënemaatregelen

Op basis van de RIVM-richtlijnen en -voorwaarden worden ook protocollen ontwikkeld voor het waarborgen van een hygiënische eventomgeving. Hygiëne en schoonmaak wordt nog belangrijker dan anders. Niet alleen toiletten, maar ook deurklinken, statafels, stoelen, krukken et cetera dienen volgens het protocol na elk gebruik te worden schoongemaakt. Te denken valt hierbij aan:

Bij de entree een (pop-up) reinigingsstation voor het reinigen van handen.
De gasten zelf de jas laten ophangen.
Het desinfecteren van contactpunten voor de gasten.
De inzet van (duurzame!) disposable bekers, bordjes en bestek, zodat er geen hergebruik is.
Toiletten: gebruik van desinfecterende handzeep, papieren doekjes en ‘slimme’ kranen om elke aanraking te voorkomen.

Normaliter werd de schoonmaak zoveel mogelijk uit het zicht van de gasten gehouden. Maar nu: voor het vertrouwen van de eventgast is het misschien raadzaam om de schoonmaak juist zichtbaar te maken. Het is wel de uitdaging dit zo in te richten en vorm te geven dat het vertrouwen geeft maar niet te klinisch afstandelijk voelt.

[intermezzo:3]

Communicatie en registratie

Datzelfde vertrouwen kunnen we voeden door duidelijke communicatie en uitleg vooraf van de protocollen, voorzorgsmaatregelen en bijbehorende instructies voor de gast die het event on-site komt bijwonen.

Het is alleen mogelijk een event te bezoeken met aanmelding vooraf.
Met koorts uiteraard het verzoek om thuis te blijven.
Overigens zijn er aanbieders van infraroodscanners of led-systemen om aan de ingang via pols of voorhoofd de temperatuur van bezoekers te kunnen meten.
Na registratie ontvangt de bezoeker een ticket of registratiebevestiging met de geldende richtlijnen.
Triage gezondheidscheck.
Uitleg van de maatregelen vanaf het moment van aankomst op de locatie, mogelijk met een plattegrond of zelfs video met veiligheidsinstructies.
Bij meerdere entrees: wie wordt verwacht welke parking en/of entree te gebruiken?
Badges vooraf toesturen om een extra contactmoment en de noodzaak tot een registratiebalie en bijbehorende routingsuitdaging te vermijden.
Uitleg door een host bij de entree om de looproutes aan te duiden en de gasten te informeren.
Displays en schermen met de uitleg van protocollen en verwachtingen.
Looproutes met pijlen en bewegwijzering duidelijk maken.
Bij de opening van het event aandacht in de introductie voor de geldende afspraken voor die dag.

Kortom, het event veilig ruimtelijk vormgeven, binnen de nodige hygiënevoorwaarden. En dat alles helder en vertrouwenwekkend gecommuniceerd. Op naar ‘weer mogen’!

Meer weten?

Bovenstaande tekst komt uit het boek Omgaan met event disruptie van Lenny Klaassen.

Lees ons interview met Lenny: “Het wordt niet meer hetzelfde.”

Meld je aan voor het Management Support Event in september, LIVE in Amsterdam!