In december schreven we over de Praktijkgids online vergaderen van Rob de Haas, die drie tips uit zijn boek weggaf. De redactie van Management Support verlootte drie exemplaren en vroeg deelnemers om hun eigen, originele vergadertips.

Vorige week publiceerden we de eerste vijf vergadertips. De zesde leende zich goed voor een apart artikel, vonden wij. “Binnen ons bedrijf hebben we afgesproken om standaard de vergaderduur te verkorten”, schreef een lezer. “Vergaderingen van 30 minuten duren voortaan 25 minuten en vergaderingen van 60 minuten gaan naar 50 minuten.”

In Outlook blijkt een handige functionaliteit te bestaan waarmee je automatisch vergaderingen inkort. De lezer was zo vriendelijk om stapsgewijs uit te leggen hoe je dit doet.

Vergaderingen inkorten in Outlook

Ga in Outlook naar Bestand.
Klik in het menu aan de linkerkant op Opties.
In het nieuwe scherm klik je aan de linkerkant op Agenda.
Rechts, onder Agenda-opties, vink je ‘Afspraken en vergaderingen vroeg beëindigen’ aan.
Stel in hoeveel vroeger je de vergaderingen wilt beëindigen.
Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

Is het een keer nodig om wel een volledig uur te vergaderen, dan kun je dat altijd handmatig aanpassen. Voor alle andere gevallen geldt nu dat je wat tijd overhoudt, bijvoorbeeld om een-op-een nog iets te bespreken, of om even naar het toilet te gaan voor de volgende vergadering start. Als iedereen zich netjes aan de nieuwe tijden houdt, natuurlijk!

Meer weten?

Lees de overige vergadertips van collega’s uit het vak.

Zie ook ons verzamelartikel Outlook voor ondersteuners: alle tips & tricks.

Bekijk onze trainingen en workshops, zoals de Outlook-experttraining en de Outlook masterclass.