vraag & antwoord

Hoe werk je slim samen in Trello?

Plannen en organiseren

Trello is in relatief korte tijd een grote naam geworden, vooral bij projectteams. Hoe werk je slim samen met deze handige tool?

Hoe werk je slim samen in Trello?

Trello is er als een website (www.trello.com) en als een app voor je smartphone en tablet. De gratis versie biedt veel mogelijkheden; de drie betaalde versies zijn vooral voor intensieve gebruikers interessant. Daarmee kun je grotere bestanden opslaan, nog meer functies ontsluiten en extra koppelingen maken met andere programma’s.

Het prikbord

De essentie van Trello is het concept van een prikbord, waarop je notities (‘kaarten’ heet dat hier) vast zet. Je kunt verschillende borden aanmaken: eentje voor privé, voor werk, voor je verbouwing… Maar ook per manager, per afdeling of per vaste activiteit. Aan de kaartjes kun je bestanden hangen door ze vanuit Google Drive of Dropbox erheen te slepen.

Lijstjes

Een Trello-bord is ingericht zoals jij dat prettig vindt, waarbij de basis de verticale lijstjes zijn: al je kaartjes staan onder elkaar, in verschillende kolommen. Je verschuift de kaartjes tussen de kolommen heen en weer, op basis van je eigen inzicht. Heb je bijvoorbeeld een kolom ‘deze week’ en een kolom ‘volgende week’, dan bepaal je zelf wat wanneer gaat gebeuren. 

Kleurcodering

De inrichting maakt het uitermate geschikt voor mensen die heel visueel zijn ingesteld en dingen willen verplaatsen, zonder een bureau of whiteboard vol post-its te hoeven beheren. Je kunt met behulp van een zelf bedachte kleurcodering zaken groeperen die bij elkaar horen. Dat is vergelijkbaar met wat je in Outlook kunt doen met categorieën.

Samenwerken

Werk je samen met een partner, dan kun je bijvoorbeeld verschillende borden maken: ieder voor zich en één gedeeld bord. Op dat gedeelde bord doe je de overdracht voor elkaar, waarbij je kolommen kunt maken voor ‘Spoed/prioriteit’ en voor ‘Nog inplannen’ of ‘Nog bespreken met Jeanine’. Je kunt borden delen met elkaar, zodat iedereen hetzelfde ziet en de inhoud ook kan bewerken.
Het samenwerkingsaspect van Trello zie je ook terug in de mogelijkheid om te reageren op de kaartjes op een bord. Elke deelnemer aan een bord kan een vraag stellen over een taak (‘Hoe snel wil je dat af hebben?’), of een opmerking maken die van belang is voor de eigenaar van die taak (‘Ik weet dat Laura van afdeling X daar ervaring mee heeft’).  

Handige templates

Trello heeft ook al een aantal Engelstalige templates bedacht die je kunt kopiëren naar je eigen bord, als je de indeling handig vindt. Die templates vind je hier. 

Verdieping

Meer lezen over werken in projecten? Recent is Het projectassistentboek uitgekomen! En in de trainingen Powerprojectassistent en Projectmanagement krijg je tips en tools om een project optimaal te organiseren, assisteren en realiseren.

Lees ook: Samenwerken in één mailbox

Reageer op dit artikel