blog

Hoge werkdruk? Dit is dé tip om de werklast te verlagen

Persoonlijke ontwikkeling

Hoge werkdruk? Dit is dé tip om de werklast te verlagen

Coach Colinda Mertens hoort van managementondersteuners vaak dat ze hoge werkdruk ervaren. Leidinggevenden zijn er in haar ervaring niet gevoelig voor. Wat kun je dan zelf doen om je werkdruk te verlagen?

Als je werkdruk ervaart, is de kans groot dat je al enige tijd het gevoel hebt dat je te veel werk hebt en te weinig tijd. Kortere periodes van werkdruk kunnen we over het algemeen namelijk prima aan. In die gevallen spreek ik ook liever van ‘het druk hebben’ dan van werkdruk.

Natuurlijk is het altijd verstandig om bij je leidinggevende aan te geven dat je een hoge werkdruk ervaart. Maar helaas blijken maar weinig leidinggevenden open te staan voor een gesprek over werkdruk. In mijn praktijk hoor ik vaak dat het niet wordt gehoord. Sterker nog, er zijn dan uitspraken van leidinggevenden als: ‘doe het er maar mee’, ‘leer er maar mee omgaan’ of ‘het ligt aan jezelf’.

Ik zeg niet dat je het niet moet bespreken met je leidinggevende. Maar verwacht niet dat dit het probleem van de werkdruk gelijk oplost.

Is de oplossing dan een timemanagementcursus?

Nee. Niet dat je dit niet kunt doen, maar heb ook hier niet te hoge verwachtingen van. Ook al weet je hoe je efficiënter kunt werken en meer kunt doen in minder tijd, het gaat erom wat je met die extra tijd doet. Als je dit weer opvult met andere taken, lost dit het probleem van de werkdruk die je ervaart niet op.

Is de oplossing dan een andere baan?

Je kunt om vele redenen op zoek naar een andere baan. Maar als je weggaat vanwege een hoge werkdruk, vergeet dan niet dat je jezelf meeneemt in je nieuwe baan. Als je niet kijkt naar wat je er zelf aan kunt doen, is de kans groot dat je in een andere baan weer in een soortgelijke situatie terecht gaat komen. Dit hoeft uiteraard niet, maar het is wel goed om hier rekening mee te houden. Als je kiest voor een andere baan, kijk dan ook naar andere redenen voor het maken van deze keuze.

Wat kun je dan wel doen om je werkdruk te verminderen? Hier volgt dé tip.

Kijk naar wat jou energie geeft en wat jou energie kost. Er zijn taken die ons energie geven en waar we blij van worden. Waar we de hele dag wel mee bezig zouden willen zijn. Daar zijn we vaak ook goed in, omdat we ons hierin hebben verdiept. Maar er zijn natuurlijk ook klussen die ons energie kosten en waar we misschien zelfs tegen opzien. Die we willen vooruitschuiven of het liefst helemaal niet zouden willen doen. Waar we misschien zelfs wel een hekel aan hebben.

Stel dat een groot deel van jouw werkzaamheden bestaat uit het maken van afspraken. En laten we even aannemen dat het met name gaat om afspraken met meerdere personen en dat deze afspraken ook regelmatig weer verzet moeten worden. Als managementondersteuner weten we dat dit een zeer tijdrovende klus is. Als je het dan leuk vindt om te ‘puzzelen’ hoe je het toch steeds voor elkaar kunt krijgen om deze afspraken (weer) goed in te plannen, krijg je daar dus energie van. Maar als je dit niet leuk vindt en je bent een groot gedeelte van je werkdag hiermee bezig, dan zal je dit ervaren als enorm vermoeiend en kost het je veel energie.

Door bezig te zijn met waar je energie van krijgt, ervaar je veel minder werkdruk. Tenslotte ben je bezig met dat waar je blij van wordt en waar je ook goed in bent. Vaak ben je hier ook dusdanig vaardig in geworden, dat het je ook veel minder tijd kost in vergelijking met dat wat je niet leuk vindt om te doen.

Door bezig te moeten zijn met dat wat je energie kost, ervaar je veel meer werkdruk. Dan ben je namelijk bezig met dat waar je eigenlijk niet mee bezig wilt zijn. Dit kost je vaak ook meer moeite en dus ook meer tijd.

Oefening

Dus neem een stuk papier en maak twee kolommen. Boven de ene kolom zet je ‘energiegevers’ en boven de andere kolom zet je ‘energievreters’. Vervolgens noteer je alle taken waar je energie van krijgt bij de kolom ‘energiegevers’ en alle werkzaamheden die je energie kosten bij de kolom ‘energievreters’.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Ga nu voor jezelf eens na wat jou nu al zou kunnen helpen: meer van een energiegever of het verminderen van een energievreter? En als je er één mag uitkiezen, welke zou dit dan zijn? Ga vervolgens kijken wat dit voor jou zou betekenen. Hoe zou het voor je zijn als je deze rotte klus niet meer zou hoeven te doen of als je meer van die leuke taak zou mogen doen?

Ten slotte ga je kijken naar wat je nodig hebt om dit te kunnen realiseren en wie jou hiermee kan helpen. Dit kan dus heel goed je leidinggevende zijn, maar dat hoeft niet. Het kan bijvoorbeeld ook een collega zijn waar je taken/werkzaamheden mee kunt ‘ruilen’. Waarschijnlijk dien je dit dan wel samen met je collega voor te leggen aan je leidinggevende. Maar dan kom je wel met een voorstel voor een eerste concrete oplossing voor de werkdruk die je ervaart.

Eerste kleine stap

Uiteraard is dit pas een eerste kleine stap om je werkdruk te verminderen. Maar alle veranderingen beginnen met een eerste kleine stap. Als de stap namelijk te groot is, ga je die niet (kunnen) nemen. Daarom is mijn advies om altijd te beginnen met wat je zelf al aan de situatie kunt veranderen.

In dit geval is het heel simpel om zelf inzichtelijk te maken wat je energie kost en waar je energie van krijgt. Maar het gaat er wel om dat je er ook daadwerkelijk iets mee doet. Dus maak het je doel om te beginnen met één energievreter te verminderen of één energiegever te vermeerderen. Succes!

Over Colinda MertensColinda Mertens

Na 25 jaar gewerkt te hebben in diverse ondersteunende functies waaronder office manager, coördinator bestuurssecretariaat en bestuurssecretaresse, heeft Colinda in 2014 Happy Assistant opgericht. Door middel van trainingen en coaching leert zij managementondersteuners hoe je topondersteuning kunt verlenen met plezier en tóch op tijd klaar kunt zijn met je werk.

Lees van haar ook:

Verder werken aan jouw vaardigheden? Bekijk alle opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel