checklist

Tien tips voor meer grip op je werk

Persoonlijke ontwikkeling

1. Maak aan het begin van de week een planning.

Ook al kun je maar 30% van je dag plannen omdat je zo veel ad hoc werkt!

2. Werk niet voornamelijk vanuit je mailbox.
Daarin staan vooral andermans prioriteiten en reacties op je vragen. Zorg dat je daarnaast een lijst hebt van je taken en projecten en houd die aan als leidend.

3. Begin je dag niet in je mailbox.
Laat hem een half uur dicht en werk aan het moeilijkste of belangrijkste dat je te doen staat.

4. Noteer losse flodders en haal ze zo uit je hoofd.
Op een schrijfblok kun je alle ideetjes, vragen en taken kwijt, zonder dat je meteen wisselt van taak.

5. Gebruik filters voor je aantekeningen.
Noteer de initialen van je leidinggevende naast alles dat je wilt overleggen. Zet een grote A bij wat voor jou een actie is. Streep door wat gedaan is.

6. Verwerk informatie liefst meteen in een systeem.
Contactgegevens, korte brokjes informatie… Laat het niet zwerven. Als het niet lukt, verzamel het dan in een apart mapje, in plaats van op meerdere plaatsen.

7. Noteer je acties op één plaats, in plaats van op losse papiertjes.
Die gaan zwerven! Als het op één plek staat, kun je gaan prioriteren.

8. Hak grote projecten in stukjes.
Ook dat achterstallig archiveren is een project: maak kleine stapeltjes en doe er elke dag eentje. Zo blijft het behapbaar.

9. Stel meteen een diagnose over ieder document of mailtje.
Wat moet je hiermee? Noteer dat erop (papier) of verplaats de mail (naar actie, bewaren, verwijderde items…). Voorkom dat je dingen zes keer opent of bekijkt!

10. Sluit je dag goed af.
Kijk vooruit naar morgen en leg klaar wat je nodig hebt. Zo voelt het begin van de dag niet alsof je wordt overvallen door ‘de waan van de dag’.

Tekst: Karen Visser van New Broom

10 tips om je deadlines te halen
10 tips voor efficiënt e-mailen
Interne tijdverslinders
Training: Powersecretaresse
Training: Future proof skills

 

Reageer op dit artikel