checklist

Timemanagement: aanpak van tijdvreters

Persoonlijke ontwikkeling

Breng structuur aan in je dag

Hou zelf de controle over je tijd en bepaal op welke momenten je beschikbaar bent voor collega’s, het lezen van e-mail en het beantwoorden van telefoontjes.

Wees niet altijd aardig
Een alledaags praatje kan goodwill en veel informatie opleveren, maar daar heb je niet altijd tijd voor. Als je de ander op de goede toon vriendelijk onderbreekt, zal hij of zij je reactie best begrijpen en je niets kwalijk nemen. Wees dus niet bang dat men je onaardig vindt.

Verdwijn soms
Als je er altijd maar bent om mensen te woord te staan, zullen ze er ook altijd gebruik van maken. Neem daarom eens de vrijheid om belangrijke stukken voor een vergadering op een stille, afgezonderde plek te lezen. Zo krijgen anderen alleen maar meer respect voor jouw tijd.

Rond zaken af
Overzicht houden kost energie. Voortdurend heb je een lijst in je hoofd van dingen die je nog moet doen. Als deze to do-list steeds maar hetzelfde blijft, raak je geïrriteerd. Je lijkt niet op te schieten. Zorg er daarom voor dat je elke dag een taak afrondt. Dat geeft een tevreden gevoel.

Zorg voor orde
Je kent het misschien wel: in tijden van drukte versloft het archiveren en het bijhouden van de administratie. Je bureau wordt een chaos met stapels papier. Het is handig om elke dag de tijd te nemen om orde te houden op je bureau. Het kost dagelijks wat tijd, maar het scheelt weer tijd én een hoop ergernis in de toekomst.

Lees selectief
In dit informatietijdperk krijgen we enorme stapels leesvoer. Selecteer streng. Begin met de teksten die relevant zijn voor je functie. Gooi alles weg wat je niet gaat lezen. Dat lucht op. Scan de teksten die je wel gaat lezen op onderwerp en relevantie. Soms is alleen het lezen van inleiding en conclusie al genoeg! Vraag je ook bij elke tekst af waarom je hem wilt lezen.

Hou het doel voor ogen
Doelen zijn erg belangrijk bij het maken van keuzes. Heldere doelen zorgen ervoor dat je weet welke koers je wilt varen. Een helder doel is SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

Stel prioriteiten
Niet elke taak is even belangrijk en niet elke taak moet onmiddellijk af. Kijk dus eerst goed naar je werkzaamheden en besluit dan of je ze gaat uitvoeren en wanneer. Een lijst van taken bijhouden is dan handig. Hoe belangrijk een taak is, kun je bepalen door twee vragen te stellen: hoe essentieel is de taak en hoe urgent is de taak?

Maak een planning
Plannen is één van de belangrijkste vaardigheden bij het managen van tijd én één van de moeilijkste. In een planning breng je alle taken in kaart, leg je een logische volgorde vast en maak je een inschatting van de tijd die nodig is om ze uit te voeren. Lees hier meer over het maken van een planning.

Delegeer
Eén van de belangrijkste tijdverslinders voor veel mensen is de behoefte om controle te houden over een proces. Er zijn twee belangrijke redenen waarom we moeite hebben taken los te laten. Ten eerste hebben we vaak de irrationele gedachte dat we het alleen zelf goed kunnen doen. Ten tweede hebben we verwachtingen over het eindresultaat zonder dat we deze verwachtingen uitspreken. Het delegeren van taken kan een ontzettende hoop tijd schelen in je werk, maar dan moet je wel bereid zijn de controle wat losser te laten. Dit doe je door niet te veel vast te houden aan je eigen beeld van het eindproduct en door uitgebreid te communiceren over je verwachtingen.

Lees ook
Tips bij het maken van een planning
Checklist delegeren

Verdieping
Timemanagement [training]
Powersecretaresse [training]

Reageer op dit artikel