checklist

5 keuzes voor productiviteit

Persoonlijke ontwikkeling

Je kent vast ook van die dagen dat je ontzettend druk bent – en je je ’s avonds afvraagt wat je nu echt bereikt hebt. Je bent afgedraaid en onvoldaan. Maar er is hoop: kies bewust voor productiviteit en krijg de grip op je tijd weer terug. Erik Roger vertelt hoe je dat doet.

5 keuzes voor productiviteit

Snelheidswedstrijdje

‘Dringend’ en ‘druk’ lijken wel de kernwoorden van onze tijd. Alles moet sneller en wie het snelst reageert, wint. Op de gekste uren van de dag krijg je binnen vijf minuten reactie op een mail. En dan antwoord jij ook maar meteen, want kennelijk hoort dat zo. Maar om snel te kunnen reageren heb je wel je andere werk onderbroken. En dan moet je daarna zoeken waar je ook alweer gebleven was. En terwijl je daar nog mee bezig bent, hoor je de volgende ‘ping’ van het chatprogramma of staat je manager weer voor je neus…
In deze digitale tijden zijn we er erg goed in geworden elkaar op te jutten. Het primitieve stuk van ons brein is dol op die snelle tussendoorklussen: elk afgewerkt klusje zorgt voor een applaus in je hoofd. En dus wil ons hoofd weer het volgende klusje kunnen afvinken.
Maar wat als het nu eens geen snelheidswedstrijdje was? Wat als ‘dringend’ niet hetzelfde is als ‘belangrijk’? Hoe vaker je kleine taken onmiddellijk uitvoert, hoe minder tijd je overhoudt voor die dingen die er echt toe doen: je project, het archief, dat nieuwe programma. Aan welk belangrijk werk kom jij niet toe omdat je allerlei urgente taken moet afhandelen?

Overleg met je manager

Volgens onderzoek weet de helft van de medewerkers niet wat dat belangrijke werk precies is. Dat maakt het natuurlijk moeilijk om er meer aandacht aan te besteden. Plan daarom een overlegmoment in met je manager om dit samen af te stemmen. Wat zijn die grote, belangrijke klussen waarmee je kunt ontzorgen? Welke dringende maar onbelangrijke tussendoortjes vreten aan jouw tijd? Gaat het vooral over onnodige onderbrekingen?  Stem ook samen af hoe je meer tijd kunt vrijmaken voor de echt belangrijke taken. Door vooraf proactief over deze acties na te denken, ben je voorbereid als er toch weer onderbrekingen opduiken.

Zeg bewuster ja

Ga bewuster ‘ja’ zeggen tegen die dingen die er voor jou toe doen. Zo maak je het jezelf makkelijker om ‘nee’ of ‘nu niet’ te zeggen tegen onderbrekingen die alleen maar dringend zijn, maar eigenlijk niet belangrijk. Je maakt het jezelf daarbij extra makkelijk als je scherp voor ogen hebt wat jij als managementassistent of officemanager wilt bijdragen. Wat vind jij belangrijk in je baan? Hoe wil jij helpen? Wat is het werk waar jij een verschil wilt maken? Wanneer je dit voor jezelf helder hebt, bespreek ook dit dan met je manager.

De 5 keuzes voor productiviteit

1. Doe wat belangrijk is, reageer niet op wat dringend is

2. Ga voor buitengewoon, neem geen genoegen met gewon

3. Plan de Big Rocks, sorteer geen grind

4. Beheers je technologie, laat die jou niet beheersen

5. Versterk je vitaliteit, voorkom een burn-out

Meer lezen?

Midden juni verschijnt de Nederlandse vertaling van Franklin Covey’s De 5 keuzes voor Buitengewone Productiviteit. Kijk voor meer informatie hier.

Verdieping

Op zoek naar handige apps?
10 tips voor effectiever werken
Digitaal werken
Faalangst: zo kom je ervan af [Vakbase]
Meeveranderen en regie houden [training]
Persoonlijke effectiviteit [training]

Reageer op dit artikel