Het gemiddelde verzuim in 2014 is toegenomen, en de gemiddelde verzuimduur is toegenomen van 24 dagen in 2013 naar 29 dagen in 2014. En schrik niet: als stress de verzuimoorzaak is, zitten medewerkers gemiddeld 180 dagen thuis.

Oorzaken

Psychische werkstress kan ontstaan door te moeilijke taken of werkzaamheden, te veel werk, disbalans tussen werk en privé, baanonzekerheid en inefficiënte werkgewoontes. En door moderne tools als smartphones en tablets en de 24-uurs economie zijn daar belangrijke factoren bijgekomen: meer overwerk, 24/7 bereikbaar (willen) zijn en ’s avonds mail wegwerken voor de volgende dag.

Infostress

Niet iedereen kan de snelle technologische vernieuwingen bijhouden. Er komt teveel informatie in korte tijd op mensen af, waarvan verwacht wordt dat ze die snel kunnen verwerken. En niet iedereen kan dat. In combinatie met een overvolle mailbox loert het gevaar van infostress dan snel om de hoek.

Structuur

Niet iedereen kan voldoende structureren en organiseren, en voor iemand die al door stress geplaagd wordt kan het gebrek aan overzicht de druppel zijn die de emmer doet overlopen. Anke Algera, voorzitter van de NBPO (Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers): “Werkgevers verwachten dat iedereen zijn werk wel kan organiseren, maar niet iedereen heeft voldoende kennis en vaardigheden op zak om structuur te scheppen in een overvolle mailbox of de baas te worden over de waan van de dag. En niet iedereen heeft de discipline of de ruimte om in privé-tijd de rust te nemen die noodzakelijk is om te herstellen van de inspanningen op het werk.”

Vaardigheden

Bij die vaardigheden gaat het om praktische zaken zoals werkvoorraad beheren, grenzen stellen en mailbeheer. Een Professional Organizer geeft inzicht in de hoeveelheid werk versus de hoeveelheid beschikbare tijd. Hierdoor zie je welke werkzaamheden te clusteren zijn, wat de grotere taken zijn en welke taken je wellicht niet meer moet doen of gaat uitbesteden. Tijdschrijven is hierbij onmisbaar, maar ook ‘nee’ kunnen zeggen. Daarnaast zijn er veel tips voor het aanbrengen van een structuur in je mailbox, en het instellen van regels waardoor Outlook ‘automatisch’ orde schept in de hoeveelheid binnenkomende e-mail. Denk ook aan het maken van afspraken over e-mailgebruik. Wie ontvangt wanneer een CC-tje? Bij elke uitnodiging wel of geen reply-to-all?

Klachten

De campagne ‘Herken de Druppel’ van het ministerie van SZW kan bijdragen aan de herkenning van een stressprobleem. Want niet iedereen die stressproblemen heeft, is zich bewust van de eerste fysieke symptomen zoals spierspanning, hoge ademhaling en een hoge hartslag. Ben jij je wél bewust van de symptomen? Dan kun je voorkomen dat jij, of een collega, echt ziek wordt.

Deze tekst kwam tot stand in samenwerking met Jantina van Beers. Zij is Professional Organizer en Bestuurslid NBPO, PR&Communicatie, www.nbpo.nl