nieuws

Lucy Brazier, vaandeldrager Executive Secretary Magazine: ‘Step up!’

Persoonlijke ontwikkeling

Lucy Brazier, uitgever van Executive Secretary Magazine, hét internationale vakblad voor assistants uit Londen, sprak met hoofdredacteur Vera Bot, en legt uit wat haar missie is. ‘Managementondersteuners kunnen het hele bedrijf naar een hoger plan tillen.’

Lucy Brazier, vaandeldrager Executive Secretary Magazine: ‘Step up!’
Lucy Brazier

Ze werkt 24/7, reist de hele wereld over, is enorm gedreven en rust niet voor assistants de erkenning en waardering krijgen die ze verdienen.

Het blad Executive Secretary Magazine kreeg Lucy Brazier min of meer per toeval in de schoot geworpen. Het bleek haar redding te zijn na een burn-out en ontslag. Ze bouwde de nieuwsbrief uit tot een echt magazine, dat nu wereldwijd op de kaart staat. Haar voornaamste doel: de assistant geven waar ze zo mateloos naar snakt: training. Via Skype wordt één ding snel duidelijk: praten is haar hobby en het secretaressevak haar passie. Met tomeloze energie spreekt ze over de rol van assistants, het belang van training en excellente soft skills.

Assistants vormen het nieuwe middenmanagement, alleen weet de wereld dat nog niet

Uniek en bijzonder vak

“98 procent van de managementassistenten zijn vrouwen, dat is in geen enkel ander beroep het geval.” En dat geeft volgens Lucy “een hoop problemen”. Zo wordt de functie nog steeds niet erkend als een beroep; het wordt gezien als ‘vrouwenwerk’ en dus laat de beloning te wensen over, evenals de waardering. “Het is soms best beledigend om als assistant de vraag te krijgen: wat ga je doen als je volwassen wordt? Dat zullen ze niet aan een dokter vragen of een accountant. Maar liefst een vijfde van de wereldbevolking werkt in de administratieve sector. Dat zijn dus zo’n half miljard vrouwen. En de meeste mensen begrijpen niets van de rol die ze hebben, terwijl dit een carrièrepad is waar ze zelf voor hebben gekozen, een serieuze baan.”

‘Assistants vormen het nieuwe middenmanagement’

Ze maakt zich er kwaad over. “Toen acht jaar geleden Lehman Brothers omviel, verdween een groot deel van het middenmanagement. En wie werden er gevraagd en ingezet om dat deel van het werk over te nemen? Juist: de secretaresses. Zij doen nu zo’n 25 procent meer werk; ze organiseren evenementen, doen hr-taken, regelen financiën. Dat namen ze op zich, zonder extra salaris en zonder training. En dat doen ze nog steeds. Assistants vormen het nieuwe middenmanagement. De rest van de wereld weet dit alleen nog niet.”

Toegewijd en met grandioze resultaten

“Als je de rol van assistant goed inzet kun je grandioze resultaten behalen. Ik sta versteld van al die vrouwen die zo toegewijd zijn aan hun vak en die zo graag meer willen leren. Ik ontmoette een Italiaanse PA van een CEO van een groot bedrijf. De dag vóór onze meeting was ze nog gevraagd om de ramen te zemen… Ik was verbijsterd. Toen besefte ik: er is heel veel werk te verrichten, iemand moet dit op zich nemen, de rol uitdragen en het nut van training onderstrepen.”

Dat doet ze met verve. In 2017 sprak ze op 183 evenementen in 41 landen in totaal vele duizenden assistants toe. “Ik zorg ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen en laat ze inzien hoe geweldig ze zijn.” En ze praat met hr-managers en CEO’s van bedrijven. Haar boodschap: managementondersteuners kunnen het verschil maken en het hele bedrijf naar een hoger plan tillen. “Je gehele team kan succes boeken door de manier waarop je je medewerkers steunt.”

Het vak verdient meer erkenning en waardering

Dat het vak meer erkenning en waardering verdient, staat voor haar als een paal boven water: “We moeten campagne voeren! Assistants zijn de ruggengraat van een organisatie. En de meeste vervullen ook de rol van strategische businesspartner. Hun manager loopt weliswaar voorop, neemt de mensen mee in zijn plannen, verzint nieuwe strategieën – maar het is de assistant die het mogelijk maakt. Zij draagt zorg voor het proces, maar krijgt daar nog niet de erkenning voor.”

De zorgdrager

Lucy heeft haar eigen assistant: Matthew. “Als je kijkt naar de Belbin-karaktereigenschappen, dan scoort ‘Zorgdrager’ bij mij slechts zo’n 3 procent. Bij Matthew is dat 90 procent. Als ik roep dat ik een geweldig idee heb, dan wordt Matt wit om de neus omdat hij weet hoeveel werk er dan weer op zijn schouders neerkomt.”

De Zorgdrager bezit het talent om voortdurend aan te voelen wat er mis kan gaan. Hij heeft veel aandacht voor details, checkt en dubbelcheckt en heeft een hang naar perfectionisme. Met andere woorden: Matthew maakt af waar Lucy aan begint.

“Hij doet alles waar ik niet goed in ben. Als je een assistant hebt die de gaten dicht rijdt en op het hoogste niveau functioneert, dan is dat heel goed voor een organisatie. Wat assistants én bazen vaak vergeten is dat, hoewel assistants rapporteren aan de manager, ze óók in dienst staan van de business. Ze zijn medeverantwoordelijk voor de resultaten.”

In de Management Support Vakbase staan de Negen verschillende teamrollen, waaronder de Zorgdrager, uitgelegd.

Strijdplan voor meer verantwoordelijkheid en beloning

De rol is nu eenmaal veranderd en vraagt om meer verantwoordelijkheid. Het salaris moet dus omhoog, vindt ze. “Maar HR houdt de assistants liever waar ze zijn, qua salaris. Het is echt mijn missie om dit te veranderen.” Een probleem daarbij zijn de verschillende functienamen: “Er zijn alleen al in het Engels zo’n 162 functienamen. Het is verwarrend dat een functienaam een totaal andere invulling heeft per organisatie. Een personal assistant ondersteunt in de VS een beroemdheid, hier in Europa hoort een PA vaak bij een CEO of de raad van bestuur. En in sommige landen verschilt ook het niveau: een PA in Australië staat hoger aangeschreven dan een executive assistant en in Europa is dat andersom. Een managementassistent wordt ook vaak een EA genoemd.” Al die functienamen moeten beperkt worden tot acht stuks, vindt ze, en in lijn worden gebracht met certificaten en kwalificaties.

Tijd voor een strijdplan dus. Het thema op de World Administrators Summit later dit jaar (een soort G8 voor de assistant) is dan ook: career progression. Dat is dé manier waarop het vak kan professionaliseren. Uiteindelijk worden daar vijf functioneringsniveaus bekendgemaakt. Het moet internationaal vast komen te staan welke vaardigheden, kennis en kwaliteiten je moet hebben, of je nu in Nederland, Engeland of Amerika wilt werken.

Cartoon: Jan Zandstra, idee: Muriël Kleisterlee (klik op de afbeelding voor een grotere versie)

Soft skills zijn onmisbaar

Over welke vaardigheden moet een assistant volgens Lucy beschikken? “We hebben CEO’s eens gevraagd wat de karakteristieken waren van top level assistants. Wat vaak terugkwam was: autoriteit hebben, goed kunnen communiceren, kunnen beïnvloeden en emotionele intelligentie. Uit het onderzoek vorig jaar met Avery over de skill sets van assistants kwam naar voren: emotionele intelligentie, leiderschap, samenwerking. Allemaal soft skills!”

Je zou denken dat dit gaat om de eigenschappen van de manager, en niet die van de assistant. “Dit betekent eens te meer dat die twee aan elkaar gewaagd zijn; ze moeten vergelijkbare trekken hebben.”

Assistants moeten in feite hun manager trainen

Train je manager

Ze krijgt dan ook vaak berichten van mensen die zeggen dat ze er nog nooit op die manier over hebben nagedacht. “Velen denken dat assistants niets bijdragen, maar zelfs de slechtste assistant bespaart je nog zo’n 10 procent werk. En een echt goede assistant draagt wel 30 tot 40 procent bij aan het resultaat.”

Dat vereist wel dat die manager moet kunnen omgaan met zijn assistant. “De meeste managers hebben geen enkel idee hoe ze hun assistant het beste kunnen inzetten of hoe ze mensen moeten managen. De assistants zijn de experts, zij weten hoe ze het beste ingezet kunnen worden. Zij moeten in feite hun manager trainen.”

Robots en jouw toegevoegde waarde

Dat robots al het werk overnemen en de assistant werkloos achter zich laten; daar is ze niet bang voor. Alleen degenen die echt uitsluitend administratieve taken hebben, zitten in de gevarenzone. “Kunstmatige intelligentie is vooral zeer taakgericht, zo werkten secretaresses vroeger ook: ze voerden reactief taken uit, stelden zich dienstbaar op. Nu draait het om proactiviteit, of je de business snapt. Je moet communicatief zijn, beslissingen durven nemen, goed kunnen samenwerken. Robots vullen eigenlijk het gat tussen de secretaresse van weleer en de assistant van nu.” De soft skills, daar gaat het om, en die leer je een robot niet aan.

Ze raadt aan om goed te kijken naar je toegevoegde waarde, hoe je je manager kunt laten schitteren. Wat kun je toevoegen om het proces soepeler en makkelijker te laten verlopen? Hoe kun je een verschil maken door taken van je executive over te nemen? Weet wat de pijnpunten zijn van je manager. Wat probeert hij dit jaar te bereiken? Zijn jullie kpi’s op elkaar afgestemd? Die moeten matchen natuurlijk.”

Je bent geen sidekick meer. Je heb je eigen rol

Energie voor tien

Dit jaar wordt ze vijftig. Haar man vindt dat ze het wat rustiger aan moet doen. Maar Lucy ziet dat anders. “Ik krijg vijf brieven per week van mensen die zeggen dat ik hun leven veranderd heb. Ik geloof er sterk in dat ik een missie heb, een roeping. Dat ik daar gehoor aan kan geven, geeft me veel energie.”

Ze doet dan ook liefdadigheidswerk in Zuid-Afrika, Angola, Oeganda. Ze gaat naar Peru om met straatkinderen te werken. En ze traint jonge assistants. “Ik heb nu tien man personeel en die doen eigenlijk al het werk. Zo kan ik me richten op waar ik zeer gepassioneerd over ben: presentaties geven, vrouwen empoweren en inspireren en de visie van managers op de rol van de assistant veranderen.”

Haar boodschap: neem zelf verantwoordelijkheid, wees proactief en ga een effectief partnership met je leidinggevende aan. “Stop met te zeggen dat iets niet jouw taak of verantwoordelijkheid is. Step up! Gedraag je naar de rol die je wilt vervullen. Je bent geen sidekick meer.”

Aan de slag met jouw ontwikkeling

Er zijn genoeg goede trainingen om je vaardigheden uit te breiden en je competenties aan te scherpen. Kijk op managementsupport.nl/opleidingen voor een zeer ruime keuze uit eendaagse en meerdaagse trainingen, masterclasses en Powers. Op 15 november is er bovendien het jaarlijkse Management Support Event waar we een inspirerend interview met Lucy tonen. Mis het niet en bekijk het totale programma!

Lees Lucy’s blog If you are waiting for the right time, it’s now! op de site van Executive Secretary.

Reageer op dit artikel