“Ik ontmoette haar in een tuincentrum waar ik werkte”, vertelt Matthew via Skype. “Lucy had toen Executive Secretary Magazine een jaar onder haar hoede. Ze kreeg het steeds drukker en vroeg me of ik haar een paar dagen per week kon ondersteunen. Het was een goede kans, want ik wilde me graag bezighouden met eventmanagement. Toen het bedrijf groeide ging ik fulltime voor Lucy werken. En ik ontwikkelde me van administratieve kracht naar personal assistant. Dat is nu zes jaar geleden.”

Heb je een goede klik met haar?

“Jazeker, ik denk dat het hielp dat ik al met haar in een ander project had samengewerkt. Ze zag welke skills ik in huis had en we waren al vrienden. Ik ken Lucy en haar familie goed, ik heb ook weleens op haar kinderen gepast. Het is begonnen met een vriendschap en een groot vertrouwen.”

Hoe reageerde je omgeving?

“Ik weet nog dat ik het tegen mijn vrienden vertelde en dat ze zeiden: ‘O, je gaat dus theezetten en typen?’ Dat stereotiepe beeld hebben heel veel mensen nog van het secretaressevak. We zijn niet alleen maar assistant, maar ook eventmanager, zorgdrager, gatekeeper, alles waarmee we managers kunnen ondersteunen. Inmiddels kijken mijn vrienden er wel anders tegenaan hoor, ze zien nu wat ik kan en het artikel in de Daily Mail (zie link onderaan dit artikel, red.) heeft hun ogen ook wel geopend.”

Welke vaardigheden nam je mee?

“Klantvriendelijkheid is echt een essentiële vaardigheid, omdat ik elke dag veel contact heb met abonnees en deelnemers van onze evenementen. En omdat Lucy de hele wereld over reist, heb ik veel contact met degenen die zij ontmoet op events.”

Matthew Want | PA van Lucy Brazier

Welke taken heb je zoal?

“Ik manage dagelijks vier e-mailaccounts, ik stel Lucy’s reisschema’s op en ik ben veel bezig met de Executive Secretary Live events. Die projecten heb ik me helemaal eigengemaakt. Ik beheer de website en social media, en regel alle zaken voor Lucy. Daarbij ondersteun ik ook nog het totale team. Er is een continue stroom van zaken en taken.”

Is er weleens iets misgegaan, een echte blooper?

“O ja, op mijn allereerste werkdag zelfs maakte ik een blooper… het bedrijf was veel kleiner, we hadden zo’n 400 abonnees. We verstuurden nog gewoon zelf de magazines. Ze kwamen binnen in Lucy’s huis, en dan deden we ze een voor een in enveloppen, adresseerden ze. Ik dacht dat ik slim was en vouwde de brieven met de adressen een stukje om, omdat ik dacht dat ze niet goed voor het venster in de envelop zaten… En op het moment dat we klaar waren en de enveloppen oppakten vielen de brieven in de envelop naar beneden.. en was het adres niet meer te zien. Tja, toen konden we dus helemaal opnieuw beginnen.

Ik was wit van de schrik en dacht dat Lucy me meteen weer zou ontslaan. Maar ik ben er nog steeds. Tja we hebben allemaal weleens momenten dat we meer denken te weten dan we eigenlijk weten. Het maakt ons geen slechte mensen, je beseft alleen later pas wat je beter had kunnen doen.”

Wat is je valkuil?

“Ik besteed nog te veel tijd aan e-mails. Het is een slechte gewoonte om steeds mail te checken en vaak een welkome, maar verslavende afleiding. In dit vak blijft er een bepaalde onzekerheid, want je weet nooit van tevoren wat er in je mailbox zit. Ik kan mijn dag plannen tot het middageten, en dan gooit iemand met een mail, telefoontje of verzoek roet in het eten en is er iets urgents wat ik moet oppakken. Zo zit dit werk in elkaar. In timemanagement wil ik dus nog beter worden, hoewel ik al wel beter in prioriteiten stellen ben dan voorheen.”

[intermezzo:2]

Wat maakt dit voor jou een droombaan?

“Ik vind het geweldig om al die rolmodellen om me heen te hebben zoals de trainers, de sprekers, ik leer elke dag van ze. Zo kan ik mijn rol naar een hoger plan tillen én Lucy en het team helpen. Dat netwerk onder handbereik is me heel veel waard. Jaren geleden was ik zelfs in Buckingham Palace om daar de assistants te trainen. Dat was uniek. Het is zo’n goed netwerk, net een familie, waar ter wereld je ook komt. We hebben één stem en we veranderen de levens van mensen. Daar streven we naar.”

Wat is jullie streven precies?

“We willen assistants de erkenning en waardering geven die ze verdienen en het vak verder brengen. Zoals meisjes en vrouwen in Johannesburg uit de townships krijgen en aan een goede baan helpen. Daarom moeten we de krachten bundelen en samenwerken. We krijgen elke dag mail van mensen die zeggen dat hun leven veranderd is, dat ze promotie hebben gekregen of een andere baan.”

[intermezzo:1]

Lucy vindt dat assistants medeverantwoordelijk zijn voor de bedrijfsresultaten. Hoe is het om haar assistant te zijn?

“We hebben uitgevonden wat de beste manier is om goed samen te werken. In elke relatie, dus ook die tussen manager en assistant, speelt vertrouwen een grote rol. Ze weet dat ik overal voor zorg als zij weg is, daarin vertrouwt ze me volledig. Het lastigste is nog het tijdsverschil, tot soms wel veertien uur. Ik zorg voor al het andere, zodat als Lucy terugkomt van een lange dag van ergens spreken dat ze ziet: o, dat is al gebeurd.”

Lucy zegt dat jij volgens de Belbin-test 90 procent Zorgdrager bent en dat haar vele nieuwe ideeën jou veel werk bezorgen. Wat doe jij op zo’n moment?

“Kritische vragen stellen. Is het relevant voor waar we nú aan werken of kan het zes maanden wachten? En: is dit iets waarmee we mensen verder kunnen helpen? We hebben namelijk een aantal projecten naast elkaar draaien en we werken in een klein team. We beschikken niet over veel mensen of andere resources. Op het moment dat ze met een nieuw idee komt, kijken we kritisch naar wat we kunnen met de beperkte resources die we hebben en wat er al op ons bord ligt.”

Lucy zegt ook dat je een perfectionist bent en dat je zaken dubbelcheckt. Kun je voorbeelden geven?

“Ja, dat is waar. Zo hebben we lijsten van de gedelegeerden op onze events. Ik check die lijsten twintig keer, zodat ik zeker weet dat ze helemaal kloppen. Anders verliezen we tijd tijdens het event. Het is heel belangrijk om alle data en info bij elkaar te hebben. De reisschema’s die ik maak voor Lucy zijn compleet, vanaf de dag dat ze vertrekt tot de dag dat ze terugkomt: vluchten, treinen, events, diners, hotels, het onderwerp waarover ze speecht en hoe laat, namen van contactpersonen die ze moet spreken. Alles, van de grote lijnen tot de kleinste details.”

[intermezzo:3]

Helpt de perfectionist of is hij moeilijk te sturen?

“Ik denk dat ik wel te veel overdenk, het te perfect wil maken, terwijl de hang naar perfectionisme niet het resultaat is dat je manager graag ziet. Wat voor mij wél werkt, werkt dus wellicht niet voor Lucy. Maar perfectionisme helpt ook hoor, want toen Lucy jaren geleden in Brazilië haar telefoon verloor, had ze mooi wel kopieën bij zich van haar paspoort die ze aan de politie kon tonen (haar paspoort lag nog in het hotel, red.). Het is een hoop werk, maar het kan het verschil maken.”

Wat is jouw visie op de rol van de assistant?

“Het is een geweldige, belangrijke, brede rol in de organisatie. Het zou eigenlijk elke dag Administrative Professional Day moeten zijn. Het is belangrijk dat we onze rol uitdragen en verder voor het voetlicht brengen. Juist in deze tijd van kunstmatige intelligentie en robots. Al denk ik niet dat we als assistants vervangen kunnen worden. Je kunt menselijk intellect en menselijk reacties niet vervangen door kunstmatige intelligentie.”

Wat zijn de belangrijkste competenties van de moderne assistant?

“Je moet je kunnen aanpassen aan de veranderingen om je heen. Gezien de digitalisering, kunstmatige intelligentie en robots komt er een moment dat mensen denken dat we irrelevant zijn. Het is dus zaak bij de tijd te blijven, onze kernkwaliteiten te gebruiken en in te springen op wat ons team, onze manager en onze organisatie nodig heeft. Dan blijf je wél relevant. Ga dus vooral naar bijeenkomsten, verbreed je horizon, scherp je vaardigheden aan. Wees de beste die je kunt zijn, houd je vaardigheden op peil en zorg dat ze overeenkomen met die van je baas. Je verbetert jezelf én je helpt je baas en organisatie verder.”

Welke vaardigheden zijn belangrijk?

“Je hebt veel verschillende vaardigheden nodig. Grenzen stellen is er daar zeker een van. Een assistant vertelde me ooit dat haar baas bij haar binnenliep en zei dat hij slecht nieuws gekregen had: zijn vrouw was overleden. Daarna vroeg hij: kun jij mijn zoon bellen om dat te vertellen? Ze zei nee, en een paar weken later is ze vertrokken. Dit is een extreem voorbeeld, maar het is wel zaak om je grenzen te kennen en daar niet overheen te gaan.”

Wat zou Lucy kunnen doen om jullie samenwerking te verbeteren?

“Soms beter communiceren, denk ik, dat geldt voor ons beiden. Vooral op de momenten dat ze aan het reizen is. Het is essentieel dat we geen van tweeën achter de feiten aan lopen. Dat geldt voor alle managers en assistants. Ook al is het maar tien minuten per dag, dat je bij elkaar checkt hoe het loopt.”

Matt beter leren kennen?

In de Daily Mail verscheen een artikel over hem en andere mannelijke assistants.

Aan de slag met jouw ontwikkeling

Er zijn genoeg goede trainingen om je vaardigheden uit te breiden en je competenties aan te scherpen. Kijk eens op managementsupport.nl/opleidingen voor een zeer ruime keuze uit mogelijke eendaagse en meerdaagse trainingen, masterclasses en Powers.