Als je Lucy Brazier, CEO van Marcham Publishing in Londen en hoofdredacteur van Executive Secretary Magazine, een vraag stelt, kun je er donder op zeggen dat ze direct een kwartier aan het woord is. En dat is fijn, want ze spreekt gedreven en met het hart op de tong over het secretaressevak.

Op de vraag hoe je de beste assistant of secretaresse kunt zijn, antwoordt ze: “Het draait allemaal om communicatie. Je hebt twee oren en een mond, gebruik ze in die volgorde. Dan kun je het niet verkeerd doen.”

Ken je manager

Wat daarbij goed werkt in de samenwerking met je manager(s), is weten wie je tegenover je hebt. Wat voor type is je manager? Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Disc-methode. Zo vind je uit hoe hij of zij het beste werkt en wat voor jullie de prettigste manier van samenwerken is. Zo kun je je manager managen.

Lucy: “Nu werkt slechts een op de vijf assistants voor één manager, dus de rest managet er tot wel vier. Mocht je dus verschillende types assisteren, pas je communicatie dan op hen aan. De een houdt van cijfers en details, de ander wil niet meer dan één A4’tje ontvangen.”

Het gaat er dus om met wie je te maken hebt en dat je je communicatie daarop afstemt. Lucy: “Stel je hebt een manager die snel verveeld is en alles op één pagina tekst wil hebben. En zelfs daarvoor is hij eigenlijk nog te verveeld… Het slechtste wat je dan kunt doen, is verzanden in details. Kom juist snel to the point, schets de grote lijnen. En wil je cijfers delen, zet ze dan in een overzicht van één pagina. Zo ziet hij alles in één oogopslag. Rapporteer één keer per week kort en krachtig over je voortgang. Rapporteer je aan een wetenschapper of accountant, dan werkt het hoogstwaarschijnlijk juist wél om een rapport van tien pagina’s te maken met alle details erbij. En assisteer je iemand die enthousiast met haar armen zwaait, zoals ik, zorg er dan voor dat jij óók enthousiast klinkt en dat je een hoog tempo hebt.”

[intermezzo:2]

Ken de business

Lucy: “Er is geen assistant die te weinig werk heeft. Maar er zijn er die me aankijken alsof ik gek ben als ik ze vraag of ze de business brand values kennen. Naast dagelijkse dingen als e-mailmanagement en zakenreizen regelen is het belangrijk te beseffen welke rol je hebt, hoe krachtig die is in combinatie met kennis van wat de business van jou wil.”

Vraag je dus af: wat is de strategie van mijn organisatie of bedrijf? Wat zijn de pijnpunten van mijn manager en wat zijn de doelen? Dan weet je ook wat je kunt toevoegen aan het proces om het soepeler te laten verlopen.

Lucy: “Ze betalen je om je manager te laten schitteren, het beste te laten doen wat hij kan, en jij speelt daarin een cruciale rol. Waar kun jij waarde toevoegen? Als je hem helpt zijn doelen te halen en de pijnpunten te verlichten, dan excelleer je, voeg je waarde toe. Weet wat de prioriteiten zijn en wat zijn visie erop is.”

Stel de juiste vragen

Praktische vaardigheden kun je aanleren, zoals handig werken met PowerPoint en Word. Het is lastiger te leren hoe je écht luistert naar wat er gezegd wordt in plaats van wat dat je dénkt dat er gezegd wordt. En ben je ergens niet zeker van, stel er dan een vraag over. Het liefst open vragen: hoe, wat, wanneer, waar, waarom? Dat is de manier om informatie te verkrijgen. Vraagt je manager je het kerstfeest te organiseren voor tweehonderd man, vraag dan meteen: hoeveel budget heb ik, wat wil je bereiken met dit feest, wat voor sfeer wil je? Goede vragen stellen is echt een vaardigheid op zich.”

[intermezzo:1]

Zelfleiderschap

Krijg je geen afdoende antwoord op je vragen, toon dan je leiderschap en zeg: “Ik zet een paar ideeën op papier, laten we het daar in onze volgende meeting over hebben, en als ik dan helemaal verkeerd zit, bekijken we het opnieuw.” Dat is de proactieve manier van communiceren en handelen die de managers van nu graag zien.

Lucy: “Assistants zijn gewend om reactief te zijn. Maar je kunt niet langer meer zeggen: ‘Ik denk dat we een probleem hebben.’ Nee, je zegt: ‘Ik denk dat we een probleem hebben, maar ik heb ernaar gekeken en dit is hoe we het kunnen oplossen – wat denk je hiervan?’ Vraag je af: kan ik dit zelf oplossen? Of is het té strategisch en moet ik het wel bij mijn manager neerleggen?”

Van reactief naar proactief

Het is slim om je op je soft skills te richten en op strategische ondersteuning. Lucy: “Assistants zeggen vaak tegen me: ‘We worden niet serieus behandeld.’ Dan zeg ik: ‘Als je serieus behandeld wilt worden, gedraag je er dan ook naar. Gedraag je als een zakenvrouw. Stap in de rol die je wilt bekleden.”

Leer Lucy beter kennen

Lucy Brazier is CEO van Marcham Publishing in Londen, uitgever van Executive Secretary Magazine en veelgevraagd spreker wereldwijd. Lees het grote interview met haar: Lucy Brazier, vaandeldrager Executive Secretary Magazine: ‘Step up!’ En met haar assistant Matthew: Matthew Want, PA Lucy Brazier: ‘Zorg dat je rol ertoe doet’

Ze licht in een interview haar visie op het secretaressevak en zelfleiderschap toe tijdens het Management Support Event op donderdag 15 november.