nieuws

Secretaresses zijn gebaat bij gedoe

Persoonlijke ontwikkeling

Het gedoe van anderen oplossen is waarom jij als secretaresse zo waardevol bent. En dat gedoe op de juiste manier managen biedt jou de mogelijkheid en ruimte om snel te kunnen blijven schakelen. Scheelt irritatie en frustratie. Vier tips.

Secretaresses zijn gebaat bij gedoe

Een collega die vergeet iets over te dragen, een manager die constant zijn plan wijzigt of een klant die niet reageert op een agendaverzoek… Grote kans dat jij hiermee dagelijks van doen hebt. Wachten op anderen, verandering in planning en ad-hocverzoeken zorgen dan al snel voor gedoe. En dat gedoe los jij weer op. Trainer Maarten Fijnaut geeft tips om dit gedoe zo’n manier te managen dat je meer energie, en minder irritatie ervaart.

1. Voel je emoties, maar ga er niet in mee…

De eerste tip is er om je wat meer rust te gunnen. Ben je geneigd om je te laten meeslepen als iets niet volgens plan verloopt? Door juist bij jezelf te blijven ‘heb’ je jouw emotie, zonder de emotie te ‘zijn’.

Voorbeeld:
Je hebt afgesproken dat jouw collega om 14:00 een document naar jou stuurt, zodat jij het kunt doorsturen naar de deelnemers van een vergadering. Het is 16:30 en je hebt nog steeds niets ontvangen. Je ontdekt dat je collega al naar huis is. Balen natuurlijk. Jouw plan, de mail versturen, loopt in de soep.
Je eerste neiging kan zijn om aan de irritatie toe te geven. Wat een sukkel! Dat hadden we toch niet afgesproken? Als snel voel je dat die boosheid jouw humeur beïnvloedt. Grote kans dat die boosheid ook effect heeft op andere werkzaamheden. Balen voor jou en niet effectief voor de kwaliteit van je werk, voor je het weet voel je die frustratie door je hele lichaam en loop je de hele avond te balen (of lig je er wakker van).
Probeer daarom in te zien dat je wel boosheid kunt hebben, maar dat je niet boos hoeft te zijn. Blijf bij jezelf. Voel de irritatie, de frustratie en de boosheid, maar laat ze geen grip krijgen. Tel even van 10 terug naar 1 en bedenk dat je naast deze emotie nog 100.000 andere gevoelens hebt. Let it go…

Het alternatief dat jij hebt gevonden is voor nu de beste oplossing

2. Geef interesse de ruimte

Nu de emotie geen grip heeft gekregen heb je nog helemaal niets opgelost. Maar dat had jouw boosheid, wakker liggen of geklaag tegen collega’s ook niet gedaan.
Wat je nu nodig hebt is ruimte om creatief te schakelen. Als je jouw brein de ruimte geeft en het je lukt om de interesse-knop aan te zetten, komen de oplossingen vanzelf. Bijvoorbeeld: je stuurt de mail zonder het beloofde document of je wacht nog een dagje met versturen. Of je belt de collega op weg naar huis en vraagt hem of hij het document zelf wil versturen.

Geef je jouw interesse de ruimte, dan komen creatieve oplossingen vanzelf. Dat doe je vanuit de rust die je hebt verkregen door niet op je emoties mee te liften. Want alleen dan kun je openstaan en vanuit interesse oplossingen vinden die wellicht niet ideaal zijn, maar altijd beter dan de hele nacht wakker liggen…

3. Onderneem nu actie

Wanneer je een oplossing hebt gevonden, onderneem dan actie. Het alternatief dat jij hebt gevonden is voor nu de beste oplossing. Jij hebt waarschijnlijk afgesproken om de agenda en de documenten te versturen, dus kom in ieder geval wel jouw afspraak na. Of communiceer dat het toch anders gaat dan gepland. Je kunt eventueel aangeven dat je nog één dag wacht, zodat alles compleet is, omdat er nog een belangrijk document ontbreekt. Niet volgens afspraak dus, maar dan is iedereen op de hoogte en kun jij ontspannen naar huis.

4. Geef feedback voor een betere toekomst

Het is wel belangrijk dat je na jouw actie een goed gesprek aangaat met de ander. Laat weten welk effect zijn actie had op jou. Het is respectvol en volwassen om andere professionals aan te spreken, ongeacht hun positie. Sta ook open voor feedback van de andere kant, want misschien was jouw verwachting helemaal niet duidelijk voor de ander, is het document naar een collega gestuurd of heb jij er overheen gelezen (ja, dat gebeurt de besten). Na het gesprek maak je duidelijke afspraken voor de toekomst, zodat je de volgende keer weer kunt verwijzen naar die afspraken.

Hoe vaker je hiermee oefent, hoe makkelijker het wordt om rustig te blijven. Oefening baart kunst!

Gedoe kan ons enorm frustreren, maar kan ook iets opleveren. Profiteer daarom van de eerstvolgende ervaring die gedoe oplevert, doorloop de stappen en leer van je ervaringen.

Slim omgaan met gedoe

Wil je oefenen en concrete handvatten ontvangen om makkelijker om te kunnen gaan met alle soorten gedoe? Kom dan naar de training Slim omgaan met gedoe, daar legt Maarten Fijnaut je haarfijn uit hoe je vrij eenvoudig en snel kunt leren schakelen tussen gedoe en flow. Je leert jouw eigen gedoe te managen en kunt effectiever en efficiënter werken. Op deze manier lever jij als secretaresse nog meer waarde voor de organisatie!

Meer tips van Maarten?
Maarten Fijnaut schreef eerder het artikel Stoppen met intelligent piekeren (ook een soort gedoe natuurlijk).

Reageer op dit artikel