nieuws

Zo werk ik: ‘Ik ben een soort helpdesk’

Persoonlijke ontwikkeling

Zo werk ik: ‘Ik ben een soort helpdesk’

In de rubriek Zo werk ik vragen we managementassistentes naar hun zichtbaarheid en duurzame inzetbaarheid op hun werk. Hoe zij hun positie innemen, wat hun passie is en welke talenten ze inzetten, hoe zij hun toekomst en het vak zien en wat hun beste tips voor vakgenoten zijn. Dit keer staat de snelle en ondernemende Ilona (virtual assistant) op het podium.

Spotlight op: Ilona Schuyzeman-Heerink (38), virtual assistant Goldenblue Support
Motto: “Samen kom je verder.”
Talenten: Oplossingsgericht, sparringpartner/meedenker, denkt en handelt snel, alles goed willen doen, verbinder en anderen helpen. “Ik ben heel snel. Ik kreeg weleens de bijnaam Speedy Gonzales.”
Ontwikkelpunten: Perfectionist. “Ik kan een tandje minder inzetten en mag eerder genoegen nemen met wat het is.”

Carrière, taken en passies

Ilona is afgestudeerd als diëtist, maar de zorg was niet haar ding,. “Ik wilde het bedrijfsleven in. Het liefst richting PR en voorlichting. Bij Danone Nutricia Research, voorheen Numico, werd ik medewerker bij de octrooiafdeling. Dit was een mooie link met mijn voedingsachtergrond.”

In het ondernemerschap ligt mijn uitdaging

“Verder heb ik me ontwikkeld tot patent information specialist, via een post-hbo-opleiding en veel ‘learning on the job’. Gaandeweg ben ik me meer gaan specialiseren en samenwerken met andere afdelingen. Ik weet overal wat van; ik ben een soort helpdesk! Ik heb bijvoorbeeld het papierenarchief naar een digitaal archief omgezet, voor wereldwijd gebruik.”

Toen het bedrijf verhuisde en de reistijd erg lang werd, was het tijd voor een volgende stap. Ilona dacht na over wat zij echt wilde en hoe zij haar leven wilde inrichten. Haar passie is anderen te helpen, op allerlei fronten.

“De Achterhoek wordt gezien als krimpregio, maar ik zie het als kans! Ik bedacht: virtual assistant (VA), dat kan ik en ik ging op zoek naar mogelijkheden waarbij mijn werkgebied groter werd. Als VA werk ik voor heel Nederland. Wat ik meebracht in mijn rugzak, is dat ik mijn directeur bij Danone Nutricia Research had ondersteund. Ik heb daarnaast een businesscoach ingeschakeld. Het ondernemerschap was echter totaal nieuw voor mij. Hier ligt wel mijn ambitie en uitdaging.”

Positie, kwetsbaarheid & zichtbaarheid

“Ik neem de leiding op momenten als ik denk dat er iets moet gebeuren. Dat kan zijn de telefoon pakken of de lead nemen bij een event. Mensen reageren hier goed op. Ik krijg vaak de reactie: ‘Je staat er, en je doet het gewoon.’

Tips van Ilona:

  • Vraag om hulp als je er zelf niet uitkomt
  • Zorg dat je blijft ontdekken en leren
  • Doe soms iets wat buiten je comfortzone ligt

Ondanks dat dingen soms echt buiten mijn comfortzone vallen, zoals het onvoorbereid mensen toespreken. En achteraf denk ik dan: ik stond voor een groep mensen. Volgens de DISC- en Insights-methoden is dat van nature niet mijn ding. Ik houd erg van persoonlijke ontwikkeling. Verder staan openheid en eerlijkheid op 1! Dat je kennis van zaken hebt en het ook eerlijk aangeeft als het anders loopt. Ik volg graag trainingen, sluit aan bij workshops en zit bij een sparringgroep van ondernemers.”

Als we Ilona echt goed kennen, dan weten we dat ze sportief (hardlopen, “voor mij is een dag fysiek niet bewogen, niet geleefd”) en creatief is. Ze maakt veel gebruik van het collageprogramma Canva. Ooit zou Ilona nog een keer een eigen boerderij willen verbouwen.

Toekomstdromen & inzetbaarheid

“Het mooie van deze baan is dat ik niet op locatie hoef te zitten. Dat betekent een auto minder voor de deur. Ik ben samen met een andere VA, Ingrid Rozema, bezig om ‘VATCHED’ op de markt te zetten. Het bemiddelen/matchen tussen een ondernemer en een VA, zodat de ondernemer niet zelf op zoek hoeft te gaan. Ik vind het heel mooi om dingen samen te doen.”

Ik vind het heel mooi om dingen samen te doen

Ilona en Ingrid bereiden zich goed voor, er kijken mensen mee met hun businessplan en ze volgen een salesmasterclass om het bedrijf goed in de markt te zetten. De volgende stap zit in het verbinden van mensen. Ilona heeft een eigen netwerkorganisatie, waarin mensen zakelijk speeddaten en workshops volgen om kennis te delen.

“Een wens is ook om de internationale markt op te gaan. Dit komt deels voort uit mijn werkverleden. Je leert veel van andere culturen. En als VA moet je op afstand nog beter communiceren. Het mooiste wat ik geleerd heb van internationaal samenwerken, is geen vooroordelen te hebben. Fransen zitten bijvoorbeeld achter hun laptop in de meeting. Dit is niet onbeleefd, ze zijn dat zo gewend.”

Advies van Jocelyn Rebbens

Jocelyn Rebbens

Jocelyn Rebbens

Ilona komt tijdens het interview fris, enthousiast en flexibel over. Vanwege volle agenda’s hebben we een video-interview via Skype gehouden, zoals past bij een praktische VA. Aangezien Ilona aangaf dat zij minder kaas heeft gegeten van sales en branding, heb ik de volgende tip. Samen met Marianne Smits en mij lanceert Management Support een nieuwe training: Verkoop jezelf en je secretariaat. Deze training focust op het verkopen van jezelf als managementondersteuner, je personal branding en op het succesvol verkopen van je secretariaat binnen je organisatie.

Over Jocelyn Rebbens

Jocelyn is eigenaar van ReBBels en trainer bij Management Support. Ze geeft workshops, inspiratiesessies en coaching op het gebied van personal branding, futureproof performance en praktische & positieve psychologie. Jocelyn verzorgt binnenkort de training Positieve en praktische psychologie, waarin je leert zuiver waar te nemen en de kracht van overtuigingen en humor leert kennen.

Ben jij benieuwd hoe jij jezelf neerzet in je werk en of je bewust je talent en inzetbaarheid benut? Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot via verabot@vakmedianet.nl.

Reageer op dit artikel