nieuws

Baas over eigen toekomst: dit zijn je vaardigheden

Persoonlijke ontwikkeling

Initiatief nemen en creatief denken en werken, dat zijn volgens Josje Damsma en Bernold Nieuwesteeg de vaardigheden die de secretaresse en managementondersteuner nodig heeft om haar werk in de toekomst te kunnen behouden. Ze pleiten dan ook voor meer inspraak van deze beroepsgroep in het reilen en zeilen van organisaties.

Baas over eigen toekomst: dit zijn je vaardigheden

Volgens de overheid moet Nederland digitaal koploper in de wereld worden. De grote digitalisering die al jaren gaande is, is aan de ene kant een mooie kans, maar er verdwijnen ook vele banen door. Kijk bijvoorbeeld naar de administratief medewerker. Binnen tien jaar verdwijnt het merendeel van de 1,2 miljoen administratieve functies, waaronder ook secretaresses en ondersteuners.

Want welk kantoor heeft nog een koffiejuffrouw, die zoals juffrouw Jannie in Jiskefet langs de bureaus gaat? De administratief medewerker, de facilitair medewerker en de secretaresse, die bestaan nog wel. Voor even. De ongenadige trends van digitalisering en robotisering gaan deze functies veranderen. De meeste administratief medewerkers worden geautomatiseerd. De receptioniste wordt een robot en de secretaresse wordt een app. Wat te doen?

Creatieve destructie

Verandering van werk is van alle tijden. De Oostenrijkse econoom Schumpeter bestudeerde dit fenomeen al in de jaren dertig van de vorige eeuw. Hij introduceerde de term ‘creatieve destructie’, het proces dat succesvolle nieuwe innovaties het oude werk zullen ‘vernietigen’. Creatieve destructie is een theorie over vernieuwing. De creatie van nieuwe producten en diensten heeft vaak een positief effect op de maatschappij. Weinig mensen zouden tegenwoordig nog met plezier hun belastingaangifte met de hand invullen of telefonisch een vliegticket willen bestellen.

Maar het is op z’n minst inconsistent en misschien wel oneerlijk dat de medewerkers die deze vernietiging van werk moeten ondergaan juist niet creatief mogen zijn. Mensen in administratieve functies wordt nauwelijks gevraagd hoe hun werk toekomstbestendig kan worden of hoe zij zichzelf kunnen voorbereiden op de veranderende toekomst. Uit ons eigen onderzoek onder tientallen HR-managers van verschillende bedrijven blijkt dat zij lichte twijfel hebben over de leerbehoeften van administratief medewerkers. Ze zouden ‘moeilijk in beweging te krijgen’ zijn. HR-managers zetten vraagtekens bij deze ‘meer op zichzelf, dan naar buiten gerichte medewerkers’, met een ‘mindere belangstelling om te verbreden’, het zou ‘zonde van de energie’ zijn om te investeren in deze groep, want de administratief medewerkers ‘willen geen verandering’.

Niet op waarde geschat

Gevolg: mensen moeten aan de bak als het al te laat is, namelijk als hun werk al als sneeuw voor de zon verdwijnt. Fijn vooruitzicht: je functie gaat verdwijnen en als je niets doet zit je de rest van je leven op de bank. Dat is zo ongeveer de sfeer in ‘outplacementprogramma’s’ en ‘van werk naar werk-trajecten’. Om chagrijnig van te worden. En dat is ook precies de algemene indruk van HR-managers die er is van secretaresses, managementassistenten en officemanagers. Deze mensen zouden vastgeroest, inflexibel en negatief zijn.

Vind je het gek? Als je jarenlang hetzelfde werk moet doen en geen initiatief kan nemen tot creativiteit in je werk? En dat je dan ook naar ander werk moet zoeken, omdat je werk verdwijnt? Dit is niet hoe mensen zijn, dit is het gedrag dat naar boven komt als je mensen niet op waarde schat.

Hoe kunnen we secretaresses en assistenten betrekken?

Op waarde schatten begint bij betrokkenheid. Dat gebeurt nu nog te weinig. Bedrijven zouden vaker de vraag moeten stellen: hoe kunnen we secretaresses en assistentes mee laten denken over de veranderende toekomst? Je zult merken dat deze mensen blij verrast zijn dat hen de vraag wordt gesteld. Mensen willen graag meedenken en zichzelf ontwikkelen, als ze zich tenminste serieus genomen voelen. Dan wordt er eindelijk ook voor hen iets georganiseerd om te kijken hoe ze zichzelf slimmer en beter kunnen maken. Aandacht en betrokkenheid is natuurlijk oprechter als er geen ondertoon van dreigend ontslag klinkt. Juist de mensen van wie functies verdwijnen moeten nu geprikkeld worden in hun eigen creativiteit en initiatief, want deze social skills zijn nodig voor het werk van de toekomst.

Baas over eigen toekomst

Wij vinden dat de secretaresses en managementassistenten zelf het heft in eigen hand moeten nemen: zorgen dat ze de juiste vaardigheden hebben, en zorgen dat ze actief meedenken met hún werk van de toekomst. Daarom organiseren we sinds begin 2018 de administratieve CrossOver: hét traject waar managementassistenten, secretaresses en financieel administratief ondersteuners van verschillende organisaties aan de slag gaan om zichzelf en hun organisaties voor te bereiden op het werk van de toekomst. Gedurende drie dagen kijken ze hoe ze hun werk slimmer en leuker kunnen maken. Elke dag vindt plaats bij een ander bedrijf. Want wij geloven dat je samen meer kunt, en vooral ook meer leert dan alleen.

Auteurs

Josje Damsma en Bernold Nieuwesteeg zijn founding partners bij CrossOver. CrossOver leert administratief personeel en technici de juiste skills voor het werk van de toekomst.

Praat mee

Stay tuned en praat mee! Onze bloggers reageren en laten hun licht schijnen over dit onderwerp! Discussieer mee in onze LinkedIngroep

Reageer op dit artikel