“Toen ik in 1998 zwanger werd van mijn oudste dochter, hoorde ik dat je in de avonduren administratief werk kunt doen. Dat leek me leuk voor als ik moeder zou worden. In plaats van ze naar de opvang te brengen, is er dan altijd een ouder thuis voor de kinderen”, vertelt Mariam over haar keuze voor een baan als avondsecretaresse.

“Op de interne telefoonlijst van mijn werkgever Allen & Overy zag ik dat er avondsecretaressen werkten. Ik vroeg aan HR of er een vacature was, en dat bleek zo te zijn. Sinds oktober 1998 werk ik als avondsecretaresse bij de praktijkgroep Banking & International Capital Markets. Ik werk vijf avonden in de week van 18:00 tot 23:00 uur.”

Waarom is het voor deze juridische dienstverlener nodig om met een avondsecretaresse te werken?

“De avondsecretaresse er is voor de continuering van de werkzaamheden van de dagsecretaressen zodat zij op tijd de dag kunnen afsluiten. Samen met mijn twee collega-avondsecretaressen neem ik het werk over. Allen & Overy heeft een internationaal netwerk met kantoren in 31 landen en werkt daarmee in verschillende tijdszones.

Om goed te kunnen samenwerken met de kantoren in andere landen, hebben we avondsecretaressen nodig. In de avonduren zijn er ook enkele juristen op kantoor. En sommige juristen werken dan vanuit huis. De avonden zijn alles behalve saai. Ik heb dan ook veel plezier in mijn werk.”

[Intermezzo:1]

Wat zijn je taken en wat zijn de verschillen met een secretaresse die overdag werkt?

“Het grootste verschil met een dagsecretaresse is dat je niet voor een vast juristenteam werkt maar voor juristen van verschillende praktijkgroepen. In de avond ben ik niet verantwoordelijk voor agendabeheer en is er weinig telefoonverkeer. Dat wil echter niet zeggen dat onze avonden rustig verlopen.

We voeren tekstuele en opmaaktechnische wijzigingen door in diverse MS Office-programma’s. Ook kijken we juridische documenten na op spelling, grammatica en lay-out. Verder doen we print-, file- en scanwerk in bulkformaat zoals datarooms, vragen gegevens op bij het Kadaster en de Kamer van Koophandel, werken opnames van vergaderingen en interviews uit en doen voorbereidend werk voor zogenaamde closing bibles.

In een closing bible zitten alle documenten die te maken hebben met een transactie als een hypotheek. Daarnaast krijgen we weleens verzoeken om adhoc vluchten om te boeken of een vergaderzaal te regelen.

Het is erg leuk om voor verschillende juristen te werken. Bij Allen & Overy heerst een prettige werksfeer. Een grapje tussendoor wordt gewaardeerd. Als er bijvoorbeeld twee juristen tegelijk met werk aan mijn bureau komen dringen, ga ik niet stressen, maar maak ik vaak een grapje.”

Hoe verloopt zo’n werkavond als avondsecretaresse?

“Als ik op kantoor kom, word ik begroet door de juristen. Zij hebben er dan al een hele werkdag op zitten en zijn blij als je fris en fruitig binnenkomt en bereid bent te helpen. Mijn slogan is: service with a smile as always. Mijn inbox zit vaak vol met e-mails die overdag zijn binnengekomen.

De werkzaamheden die via mijn inbox binnenkomen, probeer ik direct af te ronden. Ook krijg ik werk doordat ik gebeld word, een chatbericht krijg of mensen even langslopen voor een opdracht. Dat gaat de hele avond door. Als ik vragen over een opdracht heb, kan ik altijd contact opnemen met de jurist. Ook als hij of zij al naar huis is of thuis verder werkt, dan kan ik een mailtje sturen of even bellen.

Voor hulp even bellen naar Londen of Belfast

Vaak moet een klus dezelfde avond nog af. Als het te druk is om een probleem zelf op te lossen of als ik te veel werk heb en mijn avondcollega’s niet kunnen bijspringen, neem ik contact op met ons Service Center in Londen en Belfast.

We maken voornamelijk van hun diensten gebruik voor het tekstueel en opmaaktechnisch doorvoeren (Document Production) en het nakijken van documenten op spelling, grammatica en layout (Document Checkers). Als er documenten voor een closing bible door ons samengesteld zijn, verwerkt het Electronic Bible Team die tot een digitale bible in de vorm van een cd-rom, een usb-stick en/of een papieren bundel.

Soms kun je een klus niet delegeren en moet het werk dezelfde avond nog af. Dan moet je overwerken. Dat vind ik geen probleem en het gebeurt door de innovatie en de voortschrijdende techniek tegenwoordig erg weinig. Je inzet wordt altijd erg gewaardeerd.”

Wat doe je als je een vraag hebt en er niemand aanwezig is die een antwoord heeft?

“Soms moet ik een probleem in Word oplossen waarmee ik nog geen ervaring heb of waarvoor geen oplossingen op internet te vinden zijn. In dit geval raak ik niet in paniek, maar probeer ik andere wegen te bewandelen. Ik neem dan bijvoorbeeld contact op met onze IT-afdeling die er nog tot 19 uur is. Na 19 uur contact ik de IT-afdeling van Allen & Overy Londen of Belfast of ik mail mijn vraag naar het Service Center. Ik vind het interessant om te weten hoe het probleem is opgelost en vraag daarom altijd uitleg, zodat ik het probleem de volgende keer zelfstandig kan oplossen.”

Omdat je ’s avonds werkt, zie je minder collega’s dan de mensen die overdag werken. Hoe blijf je in contact met iedereen?

“Netwerken binnen Allen & Overy is heel belangrijk om je werk als (avond)secretaresse te kunnen doen. Met de dagsecretaressen heb ik contact via social media, WhatsApp of telefonisch. Vaak zijn de dagsecretaressen al naar huis als ik binnenkom. Van tijd tot tijd spreek ik collega-secretaressen tijdens trainingen en workshops die overdag worden gehouden.

[Intermezzo:2]

In 2007 mocht ik op eigen verzoek een week stage lopen bij Document Production en een kijkje in de keuken nemen bij Document Checkers. Ik was namelijk nieuwsgierig hoe het komt dat ze bij het Service Center zoveel kennis hebben en in zeer hoog tempo werken. En ik wilde van de Document Checkers weten of er een techniek is om documenten efficiënter te controleren. Tijdens deze stageweek zijn de contacten met mijn Londense collega’s versterkt en heb ik heel veel van hen opgestoken.

Tweemaandelijks wordt er een secretaressenlunch georganiseerd met een informatief gedeelte waarin we op de hoogte worden gebracht van de ontwikkelingen binnen Allen & Overy. Daarnaast is er tijd om andere secretaressen beter te leren kennen. Af en toe kom ik naar Amsterdam om een secretaressenlunch bij te wonen of om individueel met een secretaresse te lunchen in het bedrijfsrestaurant om bij te praten.”

Hoe ga jij om met alle technologische ontwikkelingen en hoe zie je de toekomst van het vak?

“Ook als avondsecretaresse ervaar je door de techniek verschuivingen in de werkzaamheden. We werken onder andere met een CRM, een Client Relation Management-systeem. Het boeken van vluchten gaat tegenwoordig via een app op je mobiele telefoon. Binnenkort kunnen alle secretaressen een telefoon van de zaak aanvragen en we kunnen thuis op de computer inloggen.

Als secretaressen kregen we in 2016 de mogelijkheid om via werkgroepen met thema’s als ontwikkeling, innovatie, vitaliteit en communicatie ideeën in te brengen over hoe de PA of the Future eruit zou moeten zien.

Ik nam deel aan de werkgroep Inspiratie van PA of the Future en heb de workshop Creatief denken georganiseerd, van idee tot organisatie. Vanuit het thema ontwikkeling hebben we nagedacht over leren en we geven nu iedere twee maanden een inspirerende workshop.”

Hoe combineer je je avondwerk met je privéleven?

“Mijn man gaat rond half zeven naar zijn werk en ik zwaai hem uit. Tegenwoordig kan ik dan even terug naar bed om nog een uurtje te slapen. Ik heb alle groeifasen van de meiden mogen meemaken en ik kan drie keer per dag samen met ze eten. Als ik naar mijn werk of weer naar huis rijd, zit ik amper in de file. Het huishouden kun je door de week doen en tijdens de rustige uurtjes de boodschappen halen.

Ik ben vaak thuis om pakjes van de bezorgdiensten in ontvangst te nemen en voor afspraken met de huisarts of tandarts hoef ik geen vrij te nemen. Bovendien kan ik me als vrijwilliger voor de maatschappij inzetten. Zo werkte ik onder andere voor schuldhulpmaatje.nl, een dankbare taak. In de avond werken biedt dus veel voordelen.

Sommige avonden vrij nemen en altijd met z’n vieren eten

De andere kant van de medaille is dat mijn man altijd alleen op de bank zit in de avonduren. We plannen daarom quality time door een weekendje weg te gaan. Voor een ouderavond of een avondje uit moet ik vrij nemen. Vrienden zijn overdag aan het werk en een lidmaatschap van een muziekvereniging is niet mogelijk.

Als gezin zorgen we er wel altijd voor dat we met z’n vieren om vijf uur warm eten. Nu de kinderen groter zijn en hun eigen gang gaan, kan ik weer tijd besteden aan mijn hobby’s. Ik handwerk & recycle en schrijf blogs hierover in het Nederlands, Engels en Duits. Af en toe vertaal ik een haakpatroon van een ontwerpster in het Duits.”

Lees meer over netwerken en mindfulness:

Netwerken is een van de belangrijkste taken van een (avond)secretaresse of managementassistent. Lees hier de tien waarheden over netwerken.
Niet iedereen kan of wil in de avond werken om een goede balans tussen werk en privé te behouden. Gelukkig zijn er ook andere manieren om deze balans te optimaliseren, zoals mindfulness.
Ben jij net als Mariam ten Doesschate bezig met je toekomst? Lees hier de belangrijkste tips om ervoor te zorgen dat je duurzaam inzetbaar bent.

Wil jij investeren in jezelf?

De training Assisting Professional leer je je zelfinzicht vergroten en je ambities waar te maken. Het is herkenbaar voor vele assistants en secretaresses: in de alledaagse hectiek lopen assistants zichzelf vaak voorbij. Terwijl het juist belangrijk is om aandacht te blijven geven aan jezelf en je persoonlijke ontwikkeling.