nieuws

Wat kun je leren van VA’s en interimmers? ‘Afstand nemen van werk wordt steeds moeilijker’

Persoonlijke ontwikkeling

Wat kun je leren van VA’s en interimmers? ‘Afstand nemen van werk wordt steeds moeilijker’

Met de veranderende arbeidsmarkt, veranderen ook de eisen die aan managementassistenten worden gesteld. Flexibiliteit en proactiviteit zijn belangrijk; bij uitstek vaardigheden waarin interimmers en VA’s excelleren. Wat kun je als ondersteuner in loondienst leren van deze collega’s?

De ene na de andere nieuwe werkmethode wordt geïntroduceerd. Vanuit huis werken wordt steeds gewoner en dat doen we dan het liefst in de uren waarin dat onszelf het best uitkomt. We worden dus flexibeler in onze werktijden, in onze manieren van werken en de locatie waar we dat werk doen. Marianne Sturman ziet de maatschappelijke trend ook bij haar bedrijf Moneypenny, dat virtual assistants verhuurt.

“Wij merken dat steeds minder mensen fulltime willen werken of van 9 tot 5 op kantoor willen zitten. Mensen zijn steeds meer op zoek naar waar ze blij van worden en hoe ze zaken kunnen combineren. Ze willen zeggenschap over tijd en plaats van werk. Deze slashies zeggen: ik doe én vrijwilligerswerk én betaald werk én ik wil genoeg tijd overhouden voor mijn privéleven. Dan moet je ook de tijd en flexibiliteit krijgen om al die ballen in de lucht te kunnen houden.” Zoals de organisaties doen waaraan zij haar virtual assistants verhuurt. Daarbij is er wel een maar: “Werkgevers moeten de flexibiliteit bieden om hun staf virtueel te laten werken, maar je kunt niet eisen nooit meer op kantoor te hoeven zijn. Kom elkaar tegemoet. Als je manager wil dat je als managementassistent ook een representatieve functie op kantoor vervult, kun je bijvoorbeeld een hybride model afspreken en een rooster voor de bezetting op kantoor maken. Als je geen dienst hebt, kun je virtueel werken.”

Maar worden we soms misschien niet ook iets té flexibel? Want door dit alles wordt de scheidslijn tussen werk en privé wel dunner, ziet country manager Top Secretaries Yvette van Dijk: “Werk gaat tegenwoordig 24/7 door, vroeger sloot je om vijf uur af en ging je de avond vieren. Je manager doet nu ’s avonds ook de mail. Hierdoor is het moeilijker dan ooit om afstand te nemen van je werk. Maak daarom afspraken over werken buiten kantooruren, en plan de zaken goed in voor jezelf. Door prioriteiten te stellen, laat je je niet afleiden door alles wat er op je afkomt. Het is belangrijk om goed voor jezelf te blijven zorgen.”

Technologische ontwikkelingen

De technologische ontwikkelingen die dit alles mogelijk maken zijn dan ook zowel een zegen als een vloek. Veel kantoorwerk, dus werk met pc en telefoon, hoeft niet langer per se op kantoor te gebeuren. Computers kunnen echter ook al veel van onze taken overnemen. Daardoor is het des te belangrijker om te focussen op waar onze toegevoegde waarde als mens ligt, stelt Marianne.

marianne sturman moneypenny

Marianne Sturman

“Te veel bedrijven willen taken waar mensen goed in zijn bij computers leggen, terwijl je dan juist mensen nodig hebt die zich afvragen: heeft de computer wel de juiste beslissing genomen? Wij moeten blijven nadenken, de computer blijven challengen. Juist op kantoor is de nodige tech savviness heel belangrijk, je moet de IT voor je laten werken.”

Yvette: “Daarbij vragen de technologische ontwikkelingen andere competenties, maar ook een hoger opleidingsniveau. De routinematige functies zullen steeds meer verdwijnen, omdat die inderdaad ook kunnen worden gedaan door robots. Versterk daarom de typisch menselijke kwaliteiten als kunnen samenwerken, aanpassingsvermogen, probleemoplossend vermogen, kritisch denken, flexibiliteit, proactiviteit en communiceren. En vooral: creativiteit. Om duurzaam inzetbaar te zijn én blijven, is creativiteit van groot belang. Ben je in staat om connecties te zien die minder voor de hand liggen en die een computer niet zal maken? Dan ben je waardevol en klaar voor de organisatie van de toekomst.”

Je kunt het leren

Het menselijke aspect blijft dus van groot belang. Want zaken die niet geautomatiseerd kunnen worden, zullen er altijd blijven: intuïtie, onderbuikgevoel, gastvrijheid. Maar volgens Marianne komt er meer bij kijken. “Als je op afstand wilt werken, moet je ook zelfsturend en gestructureerd kunnen werken, zelf je dag kunnen inplannen. Het is van belang dat je dat zelf kunt, dat je de planningsvaardigheden hebt om te bepalen: hoe ziet mijn week eruit? Wat wil ik af hebben? Met wie moet ik spreken? En wanneer wil ik dus op kantoor zijn?”

Wat managementassistenten volgens haar dan ook vooral kunnen leren van VA’s, is dat er voor veel zaken een oplossing is. “Voor negen van de tien taken hoef je niet op dezelfde plek te zijn als je collega’s of manager. Je kunt bijvoorbeeld op afstand je scherm delen en tijdens een call samen door een document lopen of een website aanpassen. Wat je vroeger face to face deed, doe je nu digitaal. Je wordt er creatief van en bent veel sneller klaar, want je hebt geen onnodige chitchat.”

Werken op afstand: 3 tips

1. Blijf altijd zakelijk en professioneel, ook als je thuis werkt. Moet je om drie uur de kinderen van school halen? Zeg niet: “Ik ben op het schoolplein.” Zeg: “Ik ga nu een afspraak in.” Het maakt niet zoveel uit dat je even niet bereikbaar bent, als je je werk die dag maar afkrijgt.
2. Als jij ervoor kiest om op afstand te werken, kan het niet zo zijn dat jouw collega’s op kantoor de problemen voor je moeten oplossen. Je moet ook zo flexibel zijn om te zeggen: “Morgen ben ik op kantoor om de zaken af te handelen.”
3. Communiceer. En manage de verwachtingen van je manager. Een manager wil ontzorgd worden. Het is aan jou ervoor te zorgen dat je manager op afstand niet achter je aan hoeft te zitten voor informatie. Met (projectmanagement)tools als Trello en Asana kun je elkaars projecten en voortgang inzien.

Ondernemerschap

Bovenstaande zaken kun je jezelf echter alleen aanleren als je ondernemerschap toont, vindt Yvette. Marianne is het daar helemaal mee eens: “Een skill als proactief communiceren bijvoorbeeld begint door mensen om feedback te vragen. Als je wordt aangesproken op de manier waarop je werkt, kun je heel veel leren. Vraag daarom aan klanten, je manager, je team wat zij van jouw werkwijze vinden.”

Zo kun je je ontwikkelen en je onderscheiden op de vlakken waarbij je passie ligt. Yvette: “Laat je daarbij inspireren, er is online zo veel te vinden, workshops, nieuwsbrieven, tutorials. En netwerk ook veel. Daarbij is belangrijk dat je het zelf doet, dat ondernemerschap. Als je het niet zelf oppakt, gebeurt er niets.”

Bereid je voor op de toekomst

Bereid je voor op de toekomst

Ze noemt het voorbeeld van een van Adecco’s interimmers. “Zij had eerder een personeelsfeest georganiseerd en bleek het leuk te vinden die ondersteuning te bieden. Vervolgens heeft ze ons ondersteund bij een project. Zo ontdekte ze wat haar goed ligt. Vraag je dus af: wat past bij mij, welke kant kan ik opgaan? En als je dan concludeert dat je beter tot je recht komt in een andere rol, is dat ook goed. Als je wilt uitblinken, is het belangrijkste dat je gelukkig bent in het werk dat je doet. Als je je niet op je plek voelt, kun je meestal ook niet laten zien wat je in huis hebt.”

Andersom is het voordeel van het inzetten van interimmers ook voor organisaties groot, wil Yvette niet onvermeld laten. “Doordat ze van buiten komen, kunnen interimmers werkzaamheden en vraagstukken met een bredere, onafhankelijke en ondernemende geest benaderen. Ze zitten niet vast in de patronen van een organisatie. Het is misschien zelfs een van de belangrijkste argumenten om iemand van buiten tijdelijk in te zetten.”

Initiatief nemen

Yvette benadrukt dat het niet in één keer hoeft allemaal, als je interimmer bent. “Neem kleine stapjes. Ga gewoon eens het gesprek aan. Er is altijd wel iemand in je bedrijf die jou kan helpen. Durf jezelf daarbij ook kwetsbaar op te stellen. Dan stel je anderen ook in staat om je te helpen. Bespreek dat je je wilt ontwikkelen. Onderzoek of je een aanvullende taak in je takenpakket kunt opnemen. Kijk waar je energie uithaalt. Besef ook dat iedereen onzeker is over wat de toekomst brengt en dat afwachten de slechtste oplossing is die je kunt kiezen.”

yvette van dijk top secretaries

Yvette van Dijk

Maar voor alles geldt, vinden zowel Yvette van Dijk als Marianne Sturman: zet zelf die eerste stap, hoe spannend en eng dat ook is. Marianne: “Neem dat initiatief. Als je een ander takenpakket of een andere rol wilt, moet je dat zelf regelen. En niet vragen, maar gewoon een voorstel doen. Zo benadruk je als managementassistent hoe belangrijk je rol is en hoeveel waarde je toevoegt als professional. En nogmaals: als je afwacht, gebeurt er niets.”

In de praktijk

Tot slot geeft Yvette nog een paar inspirerende praktijkvoorbeelden. “Een van onze interimmers wilde graag meer leren over projectmanagement. Zij is ons gaan ondersteunen bij ons project over de herpositionering van ons merk. Een ander leek het leuk om te leren schrijven en ze regelde dat ze bij onze marketingafdeling mocht meelopen en voor het personeelsblad kon schrijven. Zo ontdekte ze of het iets voor haar was en kon ze de vaardigheden oefenen, zonder dat er meteen een carrièreswitch nodig was.”

Het zijn maar een paar voorbeelden. Hetzelfde kan bijvoorbeeld als je vaardigheden voor het werken met social media wilt aanleren. Wat Yvette maar wil zeggen: “Blijf niet ergens zitten enkel en alleen omdat je het eng vindt om keuzes te maken of nieuwe dingen te leren. Anders staat er op een dag iemand aan je bureau die de keuze voor jou maakt. En dat moet je niet willen.”

Tools ter inspiratie

  • Door een 360 gradenfeedback te doen ontdek je wat je ontwikkelpunten zijn en waar je goed in bent. Dat zien anderen vaak beter dan jijzelf. Sterker: mensen vergroten vaak waar ze niet in goed zijn, terwijl je dat beter kunt omdraaien: vergroot waar je wel goed in bent. En dat gaat makkelijker met de feedback van anderen.
  • Er zijn steeds meer online platforms voor mentorschap. Daar kun je een coachingvraag stellen en een coach kan zich dan melden met een antwoord of een oplossing. Fijn laagdrempelig.
  • Koppel Office 365 en Microsoft To-Do en maak een reële weekplanning. Plan daarbij ook tijd in voor ontwikkeling. Daar heb je veel baat bij. Bewaar interessante nieuwsbrieven bijvoorbeeld in een map en blok twee uur per week om die te lezen. Het geeft inspiratie, nieuwe ideeën, namen van mensen met wie je in contact wilt komen, zaken die de moeite van het uitzoeken waard zijn voor jouw ontwikkeling.

 

Yvette van Dijk is country manager van Top Secretaries, dat als label onder de Adecco Group Nederland valt. Top Secretaries brengt professionele assistenten en toporganisaties bij elkaar. Ze bemiddelen, outsourcen en trainen assistenten, zodat die onmisbaar blijven. Tijdens het Management Support Event op 14 november verzorgt zij de kennissessie Toekomstbestendig werkgeluk.

Marianne Sturman is oprichter en eigenaar van Moneypenny, dat al sinds 2000 VA’s verhuurt. Moneypenny is de specialist op het gebied van remote working: (samen)werken op afstand.

Reageer op dit artikel