nieuws

Zo overleef je de reorganisatie die jouw baan op z’n kop zet

Persoonlijke ontwikkeling

Zo overleef je de reorganisatie die jouw baan op z’n kop zet

De reorganisatie heeft jou niet je baan gekost, maar die ziet er nu wel heel anders uit. Hoe zorg je voor een goede invulling? En hoe behoud je een positieve mindset? Trainer Gerda Bos legt uit hoe je de regie in eigen hand houdt.

Je baan behouden na een forse reorganisatie, maar met een heel andere invulling. Het overkwam managementassistent Katja Thyssen. Door de digitalisering zag ze een groot deel van haar taken verdwijnen. Geen reden om haar te ontslaan, vond haar werkgever gelukkig, maar Katja kreeg wel de opdracht om nieuwe taken op zich te nemen op het gebied van communicatie.

“Van mij werd verwacht dat ik zelf zou bedenken welke taken dat dan zijn, terwijl ik geen Communicatie gestudeerd heb”, vertelt ze. “Natuurlijk zijn er mensen die dat prettig vinden werken, maar ik vond het lastig. Ik ben heel ondersteunend en hulpverlenend ingesteld, dus ik ben op mijn best bij ad-hocopdrachten. In de nieuwe situatie miste ik concrete aanwijzingen over wat van mij verwacht werd.”

Van reactief naar proactief

Psycholoog en trainer Gerda Bos, die onder meer de training Meeveranderen en regie houden geeft aan managementassistenten, herkent dat beeld. “Het geldt lang niet voor iedereen, maar veel managementassistenten vinden het lastig om zelfsturend te werken”, legt ze uit. “Dat komt doordat zij een goed ontwikkelde ‘gehoorzaamheidsreflex’ hebben. Managementassistenten zijn er als geen ander op getraind om te herkennen wat een ander nodig heeft en aan die behoefte te voldoen.”

In andere woorden: veel managementassistenten hebben een reactief karakter. “Er zijn nu eenmaal mensen die proactief zijn en mensen die reactief zijn”, vertelt Gerda. “De eerste groep bestaat uit mensen die dingen gelijk aanpakken. Reactieve mensen voeren opdrachten heel goed uit, maar wachten eerst af wat de ander precies van hen wil. In mijn optiek verandert de wereld echter. In steeds meer organisaties zijn structuren niet meer duidelijk of vanzelfsprekend hiërarchisch. In die wereld móét je wel proactief zijn, ook als je van nature reactief bent.”

Ook angst voor het onbekende kan invloed hebben op onzekerheid over nieuwe taken. “Om het even heel zwart-wit uit te leggen, is opdrachten uitvoeren heel veilig”, zegt Gerda. “Als je doet wat je is opgedragen, kan er niet zoveel fout gaan. Voor de uitgevoerde taken krijg je erkenning en je voelt je gewaardeerd. Wanneer je echter zelf een taak hebt verzonnen, maar niet precies weet hoe je die gaat aanpakken en wat het resultaat zal zijn, dan kan angst ontstaan om te falen. Het voelt dan veiliger om er maar niet aan te beginnen.”

Overkom je weerstand

‘Zoals het nu gaat, is het toch goed’ of ‘veranderingen gaan voor mij te snel’, zijn dan ook bezwaren die Gerda vaak hoort van managementassistenten die in soortgelijke situaties zitten. “Zulke gedachten zijn helemaal niet vreemd bij een grote verandering zoals een reorganisatie”, legt Gerda uit. “De meeste mensen krijgen in eerste instantie een gevoel van weerstand.”

De vraag rijst hoe je dit gevoel kan pareren. “Weerstand ontstaat voor een groot deel doordat je het antwoord ergens op wilt weten, maar dat is niet direct voorhanden”, licht Gerda toe. “Daarom moet je je realiseren dat je kleine stapjes moet nemen om het antwoord te vinden. Je gaat op reis om het antwoord te vinden. In lijn daarmee hoort bij verandering dat je je realiseert dat je het niet in één keer goed kunt doen. Je moet aanvaarden dat je een leerproces in gaat.”

Toon lef

De acceptatie dat je een leerproces ingaat – en het dus niet in één keer goed hoeft te doen – biedt kansen. Hoe kun je de verandering aangrijpen om de situatie ten goede van jezelf te laten keren? “Om te beginnen moet je uit je comfortzone stappen”, zegt Gerda. “Als je de opdracht krijgt om zelf je taken in te vullen, heb je nu eenmaal niet zoveel keus. Het probleem is dat we te vaak vanuit beleving handelen. Als je iets spannend vindt, of niet zo goed weet hoe iets moet, dan kom je vaak vanzelf in een passieve stand terecht. Het is belangrijk om in actie te komen, ook als je het eng vindt.”

Bereid je voor op de toekomst

Bereid je voor op de toekomst

Toon lef, is het advies van Gerda. “Lef staat bij mij voor ‘liever eerst feiten’. Probeer die spanning even te laten voor wat het is en te kijken naar de feiten. Op basis daarvan kun je veel beter bepalen op welke manier je het beste kan handelen.”

Alles goed en wel, om ‘lef’ te tonen moet je op zijn minst weten wat de feiten zijn. Bij Katja lagen die namelijk niet zomaar voor het oprapen. “Ik miste een stuk begeleiding bij het vormgeven van mijn nieuwe taken”, vertelt ze. “Mij werd gevraagd om communicatietaken op me te nemen, zoals teksten schrijven voor de website of de sociale media bijhouden. Het was voor mij alleen niet duidelijk waarover die teksten moesten gaan, of wat voor soort berichten op LinkedIn moesten komen? Het leek me allemaal heel leuk om te doen, maar ik werd onzeker doordat niet duidelijk was wat van me werd verwacht. Daar komt bij dat er überhaupt geen communicatieafdeling is, waar ik me bij kan aansluiten. Het wordt er maar een beetje ‘bij gedaan’ door verschillende andere medewerkers.”

Begin met in kaart brengen wat er allemaal gebeurt bij communicatie, adviseert Gerda. “Inventariseer welke taken er verricht moeten worden: gaan er mailings uit en hoe vaak? Welke blogs worden online gezet? Wie is verantwoordelijk voor de redactie van de teksten? Bij de meeste organisaties is er wel enige sprake van structuur. Mocht dat niet het geval zijn, zoals bij Katja, dan is je eerste taak om die structuur aan te brengen: wat wordt in het algemeen verwacht van een communicatieafdeling?”

Alles is een leerproces

Tegen jezelf zeggen dat je in een leerproces zit is gemakkelijk. Daadwerkelijk dat leerproces met open armen ingaan is een ander verhaal. Gerda Bos geeft in vijf heldere stappen weer hoe je vol vertrouwen aan de reis van zo’n leerproces begint.

  1. Laat de gedachte dat je in één keer het goede antwoord moet geven los.
  2. Bedenk wat je allemaal kunt onderzoeken.
  3. Hoe zou je dit kunnen doen en wie kan je daarbij helpen?
  4. Ga daadwerkelijk op onderzoek uit.
  5. Verzamel een of twee sparringpartners om je heen. Dit kan een vakgenoot zijn, maar ook je moeder of vriendin. Zorg dat je iemand hebt die met je mee kan denken over je volgende stap.

Hulp vragen en bijleren

Als reactieve managementassistent, is dat natuurlijk een hele opgave. Maar ook proactief zijn kun je leren, gelooft Gerda. “Als je iets maar vaak genoeg doet, dan kun je alles leren. Het gaat erom dat iets vertrouwd raakt. Angst om nieuwe dingen te leren wordt vaak veroorzaakt doordat je gewoon niet weet hoe iets moet. Maar daar kun je hulp bij zoeken. Schroom dan ook niet om dat te doen en vraag een collega hoe zij of hij het doet.” Maar wat als je bij een kleine organisatie werkt en jij de enige bent op de afdeling? “Zoek het dan buiten je werk: ga naar een cursus, speur rond op LinkedIn, vraag het aan je vriendinnen. Kortom, leg contact met anderen die het wel kunnen.”

Vervolgens kun je de stap zetten om zelf in gesprek te gaan met je manager. “Stel: bloggen is een van de belangrijke taken die je uit je inventarisatie zijn gekomen. Het lijkt je leuk om die taak op te pakken, maar je hebt alleen maar ervaring met rapportages schrijven. Bespreek dan met je manager of je een cursus bloggen kunt volgen.” Heb je helemaal de proactieve smaak te pakken? “Je zou zelfs kunnen voorstellen om een nieuwe communicatieafdeling op te zetten. In het geval van Katja is deze er nog niet, maar misschien is dat juist de oplossing waar de organisatie de meeste baat bij heeft.”

Wees geen Calimero

Voorstellen om een nieuwe afdeling op te zetten? Misschien zakt de moed je wel in de schoenen bij dat idee. En al helemaal als je collega’s hebt die wel snel meebewegen… “Maar stilzitten is de strategie met de minste garantie op succes”, weet Gerda. “Voorkom dat je jezelf in een calimerorol zet. Maak in plaats daarvan allianties: maak gebruik van de kennis en kunde van anderen en doe mee in hun slipstream.”

In iemands kielzog of niet, hoe houd je de moed erin? “Blijf je realiseren dat alle nare dingen voorbijgaan”, zegt Gerda. “Wat je tijdens zo’n verandering allemaal aan het doen bent, maakt je wijzer voor nu en voor de toekomst. Je leert hoe je een volgende crisis beter het hoofd kan bieden. Onthoud dat je dit alleen maar voordeel oplevert voor de lange termijn.”

Grenzen

Moet je dan maar in alles meegaan, vraagt Katja zich nog steeds af. “Maatschappijbreed wordt van iedereen maar verwacht dat zij of hij hogerop wil”, zegt ze. “Mag je niet tevreden zijn met de functie die je hebt? Ik wil me blijven ontwikkelen om mijn werk goed te kunnen doen, maar ik hoef geen halve projectleider te worden.”

Altijd mag je een grens stellen, benadrukt Gerda. “Je kan natuurlijk aangeven dat je niet aan een bepaalde vraag kan voldoen, bijvoorbeeld je eigen taken invullen. Maar voor een werkgever is het onmogelijk om aan de wensen van alle medewerkers te voldoen.” In dat geval is het de vraag of de baan nog wel bij Katja past. “Misschien is de ‘person/job-fit’ niet meer goed”, licht Gerda toe. “Besluit dan of je de verandering accepteert of beter een nieuwe functie kan zoeken. Maar wat je ook kiest: het wordt hoe dan ook een leerproces.”

Meer over reorganisaties:

Reageer op dit artikel