Functienaam secretaresse

What’s in a name? Al jarenlang hebben we te maken met een verwarrende hoeveelheid functienamen. We gebruiken vaak voor het gemak de verzamelnaam secretaresse, maar volgens het loopbaanonderzoek noemde 40% in 1995 zich slechts nog secretaresse, in 2005 was dat nog maar 17%.

Wat zegt zo’n functienaam eigenlijk? De ene secretaresse is de andere niet. En de functienaam staat niet garant voor een bepaald niveau. Iedere organisatie hanteert eigen functienamen en de daarbij horende functieprofielen. Niet erg transparant dus.

Veel belangrijker om een beeld van de toekomst te krijgen is de functie-inhoud en de gevraagde competenties. En daar is wel degelijk een rode draad uit te halen.

Ontwikkelingen

Niveauverschillen nemen toe

De niveauverschillen in de functie nemen toe. Lag in het verleden het accent volledig op uitvoerend werk, nu zien we een flink aantal van jullie een verdiepingsslag maken. Deze groep ontwikkelt zich richting expert en adviseur met meer complexere en organisatorische taken. Een uitvoerende medewerker richt zich voornamelijk op de basistaken zoals correspondentie, agendaplanning, notuleren, archiveren. De expert en adviseur verdiepen zich in specifieke domeinen zoals projecten, HR/P&O, OR, marketing en communicatie en verbreden hun competenties.

Loopbaankeuzes nemen toe

Door de enorme variëteit van functieprofielen nemen ook je loopbaankeuzes toe. Niet altijd direct in je eigen organisatie, niet altijd direct ‘nu’, maar wel in de toekomst. Juist deze ontwikkelingen in het vak zijn relevant om in de toekomst aantrekkelijk te zijn én blijven voor de arbeidsmarkt. Ontwikkelen is vooruit kijken en je nu al voorbereiden op de toekomst.

Maak jezelf onmisbaar!

10 onmisbare competenties voor de secretaresse

Invloed van digitalisering

De digitalisering stelt eisen aan je flexibiliteit, je e-skills en het kunnen managen van al deze informatie. Uitdagingen bij deze ontwikkeling:

Managers doen steeds meer zelf waardoor het managen van informatie een nog grotere klus wordt; hoe hou je grip op de informatiestromen als je niet overal meer van op de hoogte bent?
Klanten zijn mondiger en reageren hun frustraties, anoniem of niet, ongenuanceerd af via de social media. Wie merkt dat op in de organisatie? Wie pakt dit op?
Snelheid en hoeveelheid van informatie veroorzaakt slordigheden: bijlagen vergeten mee te mailen, per ongeluk vertrouwelijke mail versturen aan een klant met bijna dezelfde naam, storende taalfouten, ongenuanceerde reacties, e-mailadressen in cc in plaats van bcc enzovoort. Hoe voorkom je dit?
Werk en privé lopen steeds meer door elkaar. Hoe manage je dit?
Vergeet je leuke eigen spontane tweets en Facebookberichten niet. Welk beeld zet je zo van je zelf of je organisatie neer en welk effect heeft dat op de ander?

Invloed crisis

Ondanks deze opsteker voelen velen van jullie de negatieve invloed van de crisis dagelijks op je werkplek. Grote kans dat je te maken hebt met één of meer van de volgende gevolgen:

– Meer doen met minder mensen, waardoor de werkdruk toeneemt.
– Vervlakking van je werk door tijdgebrek.
– Meer stress door onderbezetting of (dreigend) ontslag.
– Werken voor meerdere managers/afdelingen.
– Minder tijd en geld voor persoonlijke ontwikkeling.
– HBO’ers verdringen de MBO’ers.

Hoe ga je met deze gevolgen om? De een lukt dat beter dan de ander. Dat heeft vooral te maken met al of niet ontwikkelde competenties die nodig zijn om succesvol met deze crisisperiode om te gaan. Het is zeker de moeite waard om kritisch te kijken naar jezelf en te werken aan competenties die deze periode makkelijker voor je maakt en ook nog goed van pas komen voor de toekomst. Veel van deze competenties kun je direct trainen op je werkplek.

Meer over de competenties van ondersteuners:

Ga live leren!

Ben jij ambitieus en leergierig? Dan zijn onze online trainingen wat voor jou.