Dana Venema werkt via Secretary Plus en wordt gedetacheerd bij bedrijven ter ondersteuning van het hogere management en directieleden. ‘Dat kan zijn als executive assistant, als PA, directiesecretaresse, projectassistent of officemanager.’

Naam: Dana Venema (35)
Opleiding: middelbare en hogere hotelschool, Schoevers
Functie: direct team assistant, Secretary Plus

Leukste opdracht

‘Bij Dierenpark Amersfoort heb ik de functie van directiesecretaresse opgezet en er als eerste uitvoering aan mogen geven. De vier directieleden voor wie ik daar heb gewerkt, hebben mij ook genomineerd voor de Assistant of the Year van Secretary Plus. Ik zat bij de laatste tien genomineerden. Ik ben het helaas niet geworden, maar vond de nominatie op zich al een mooie waardering voor het werk dat ik doe.’

Competenties

‘Structuren, binnen korte tijd helderheid verschaffen over werkzaamheden, het opzetten en aanscherpen van procedures. Mensen omschrijven mij vaak als iemand met een tomeloze energie die altijd enthousiast, spontaan en vrolijk is en een luisterend oor biedt.’

Mooiste compliment

‘Kun je niet langer blijven?!’

Verbeterpunten

‘Beter prioriteiten stellen. Ik ben een enorme pleaser en wil alles graag altijd goed voor elkaar hebben. Daarom vind ik het ook lastig om nee te zeggen. Ik wil dus beter mijn grenzen leren bewaken om niet te verzuipen in de werkzaamheden. Je bent tegenwoordig ook sparringpartner van je manager of directeur. Een functie op C-level heb je eigenlijk met zijn tweeën. Je bereidt zijn of haar stukken en de werkzaamheden voor. Je herinnert je CEO of CFO er steeds aan: heb je daaraan gedacht, let er als je die afspraak ingaat op dat dit ons geld gaat kosten. Je moet dus op veel aspecten letten en daarom is het belangrijk dat je je grenzen kunt aangeven, want er zijn dus veel meer taken dan je basale secretariële werkzaamheden.’

Over vijf jaar

‘Dan zie ik mezelf werken voor een directielid van een middelgroot of groot commercieel bedrijf op internationaal niveau. Ik vind het leuk om te werken met verschillende persoonlijkheden en culturen. Ik denk dan aan een grote retailer, Ahold, Delhaize, Albert Heijn, daar ligt mijn affiniteit omdat ik oorspronkelijk uit de hotelwereld kom. Ik ben dus ook geen alledaagse ondersteuner.’

Vaktrend

‘Er wordt steeds meer van je verwacht als ondersteuner. Zelf zie ik dit als een kans om meer te leren die ik graag met beide handen aangrijp. Dat maakt het ook zo leuk, dat je niet meer veertig jaar hetzelfde hoeft te doen, maar kunt doorgroeien. Veel ondersteuners groeien tegenwoordig door tot manager of manager van hun manager, omdat ze de baan eigenlijk al met zijn tweeën doen. Of ze groeien door naar projectmanager, marketing-/salesmanager of HR-directie.

Ik ben ook regiobestuurder Noord-Holland/Flevoland van de Nederlandse Vereniging van Directie- en Managementondersteuners. We organiseren trendgerichte bijeenkomsten, bijvoorbeeld over Sharepoint. Veel ondersteuners zijn ook projectassistent als Sharepoint binnen hun organisatie wordt geïmplementeerd. Ook zie ik steeds meer zelfstandige ondersteuners, zzp’ers dus. Die komen via onze vereniging en Secretary Plus nog weleens in contact met bedrijven waar ze op projectbasis aan de slag kunnen.’

Ik verbaas me over:

‘Dat het bedrijfsleven soms nog niet klaar is voor secretaresses en managementondersteuners die op hbo of wo-niveau acteren. Mensen zijn mondiger geworden, bewaken hun grenzen en komen zelf ook met ideeën om zaken anders aan te pakken. Met dat meedenken en out-of-the-box denken kan meer worden gedaan.’

Mijn grootste succes

‘Voordat ik bij Secretary Plus kwam, heb ik altijd in het management of leidinggevende posities in de hospitality industry gezeten. Ik ben nog maar twee jaar werkzaam in een ondersteunende functie, maar vind dat ik daarin al veel bereikt heb. Ik heb projecten bij Schiphol Group, Dierenpark Amersfoort en Will Pharma tot een goed einde gebracht. In mijn LinkedIn-netwerk levert dit ook erkenning en herkenning op. Ik vind het ook een eer om als regiobestuurder bij de NVD ons vak te vertegenwoordigen en te kunnen laten zien waar ik voor sta. Dit doe ik met veel passie en ik slaag erin mensen met elkaar te verbinden.’

Blooper

‘Een directielid voor wie ik heb gewerkt, strandde een keer op het vliegveld. Het was een dagvlucht voor een vergadering in Londen. De vlucht was echter erg vertraagd, en zowel de collega’s als ik waren niet bereikbaar. Normaal ben ik 24/7 bereikbaar, maar net op dat moment niet. Ik baalde dat ik geen hulp kon bieden. Uiteindelijk heeft het directielid op het vliegveld de nacht moeten doorbrengen om te wachten op de eerste ochtendvlucht. Ik ben langs haar huis gereden om schone kleding en dergelijke op te halen.’

Als ik op de stoel van mijn manager zou zitten, dan…

‘Daar denk ik niet over na, omdat ik die functie niet ambieer. Ik heb in het verleden leidinggevende functies gehad. Dat geeft veel verantwoordelijkheden en kopzorgen en ik heb daarna bewust voor een ondersteunende functie gekozen. Zoals ik er nu naar kijk vind ik dat managers meer informatie zouden mogen delen. Dat vergeten ze weleens. Kijk ook eens wat beter naar de beweegredenen van je medewerkers. Als ze iets doen, hebben ze daar vast goed over nagedacht.’

Social media

‘Ik ben actief op LinkedIn, dat wordt steeds meer gebruikt. Als ik een bericht plaats, zie ik dat ik binnen 24 uur tussen de twee- en vijfduizend viewers heb. Dat vind ik een groot bereik voor iemand die nog maar twee jaar als ondersteuner werkt. Binnen Secretary Plus gebruiken we Speak-App, waarmee we als collega’s informatie en tips kunnen uitwisselen. Ook wordt het gebruikt om de laatste ins en outs rond het bedrijf met ons te delen.

Overigens netwerk ik ook veel offline, ik ga natuurlijk naar bijeenkomsten van de NVD en netwerkorganisatie JCI, maar pas was ik ook bij de Business Travel Mobility Club. Soms kom je dan weer dezelfde mensen tegen, ontstaat er meer contact, en dat kan zomaar leiden tot een project. Voor je personal branding is het goed om op veel plekken je neus te laten zien. Zo komen mensen te weten wat je interesses zijn, waar je voor staat en waar je naartoe wilt.’

(Vak)boek

‘Leaders Eat Last: Why Some Teams Pull Together and Others Don’t van Simon Sinek. Een inspirerend boek over leiderschap, communicatie en wat het gevoel kan zijn binnen een organisatie. Wat je hiervan kunt leren? Mensen verbinden en inspireren door passie voor je vak te tonen.’

Lees verder:

Dana Venema kwam eerder bij haar droombaan terecht dan ze dacht: per 1 december 2019 is ze executive assistant HR bij Ahold Delhaize. Management Support belde haar op voor een vervolginterview.

Maak jezelf ook zo aantrekkelijk voor werkgevers met de opleidingen van Management Support.