artikel

Reorganisatie? Dé kans om te laten zien wat je secretariaat waard is

Professionele ontwikkeling

Reorganisatie? Dé kans om te laten zien wat je secretariaat waard is

Geruchten gonzen door de wandelgangen, het onweert in je onderbuik en je manager plant amper langetermijnafspraken in: een reorganisatie is onvermijdelijk. Hoe ga je met alle veranderingen om? Trainer Marianne Smits legt uit hoe het secretariaat als geheel zich hier het beste doorheen kan slaan.

Een proactieve houding, daar draait het om wanneer een reorganisatie wordt aangekondigd. “Maar ook als je zelf vindt dat het secretariaat een stuk professioneler kan, kun je je als managementassistent proactief opstellen”, geeft Marianne direct als tip. “Zeg bijvoorbeeld tegen je collega’s: ‘In deze turbulente tijden is het goed om na te denken over de toegevoegde waarde van het secretariaat.’”

Natuurlijk, dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Als iedereen lekker in haar werkflow zit, is er geen dringende reden om de boel op te schudden. Verstandig is het wel, waarschuwt Marianne, zodat je reorganisaties of andere grote structurele veranderingen bij voorbaat de baas bent. Wacht je tot de aankondiging? Dan moet je wel. “Ook dat is moeilijk”, erkent Marianne. “De natuurlijke reactie van de meeste mensen is om je overrompeld te voelen. Op zo’n moment ben je kwetsbaar en boos, waardoor je gemakkelijk in verweer gaat. Dat laatste heeft eerlijk gezegd niet zoveel nut, zeker niet vanuit het secretariaat.”

Speel jezelf in de kijker

Wat volgens Marianne wél nut heeft, is jezelf als sparringpartner opstellen. “Vraag jezelf af op welke manier het secretariaat waarde toevoegt aan de organisatie. Wordt de reorganisatie ingegeven door financiële motieven? Onderzoek dan welke processen op het secretariaat efficiënter ingericht kunnen worden, zodat verspilling wordt voorkomen. Laat zien dat je meedenkt op het niveau van de organisatie, zo maak je jezelf extra goed zichtbaar voor je leidinggevende.”

Jezelf in de kijker spelen is natuurlijk lastig. Niet iedereen vestigt graag de aandacht op zich en het kan de relatie met je directe collega’s onder spanning zetten. “In dergelijke situaties is het van belang om helder en duidelijk te communiceren over je intenties”, legt Marianne uit. “Je kan bijvoorbeeld tegen je collega’s zeggen: ‘We kunnen blijven zitten en nietsdoen, dan overkomt het ons. Maar we kunnen ook met elkaar bekijken wat de beste rol van het secretariaat is. We kunnen helder maken op welke punten we renderend zijn voor de organisatie en meedenken over kostenbesparingen.’ Je weet van tevoren toch niet welke personen hun baan verliezen. Vaak zijn daar regels voor en gaat het om een bepaalde afspiegeling van het personeel. Realiseer je dat je daar geen invloed op hebt. Op de profilering van het secretariaat kun je echter wel invloed uitoefenen. Het is hoe dan ook een nare situatie, maar probeer er het beste van te maken.”

Visie opstellen: werk vanuit talenten
Je hoeft geen visionair te zijn om een visie op te stellen voor het secretariaat, als je maar werkt vanuit talenten. “Wanneer je inventariseert welke talenten aanwezig zijn en hoe eenieder deze wil inzetten, ontstaat die visie als het ware vanzelf”, legt Marianne uit. “Kijk naar wat je het grootste deel van de tijd doet, welk tweede talent je hebt en welke je zou willen ontwikkelen. Bekijk vervolgens hoe je ieders talenten kan inzetten om een zo efficiënt mogelijk secretariaat in te richten.”

Bang dat iedereen ‘agendabeheer’ als grootste talent heeft, is Marianne niet. “Ik heb nog nooit een secretariaat gezien waar alle collega’s hetzelfde leuk vinden. En mocht dat wel voorkomen, dan zijn er andere talenten waar verschil in zit. Focus je daarop.” Oftewel, iedereen moet doen waar zij of hij het beste in is. “Denk niet dat je alles moet kunnen, maar kies voor taken waar je een 8 voor krijgt. Collega’s richten zich op taken waar zij het beste in zijn, zodat je elkaar perfect aanvult.”

En moet iemand dit geheel nog leiden? “Soms heeft een van de collega’s ‘aansturen’ als talent en kan dat heel goed werken. Soms is het beter als de manager als klankbord functioneert. En soms werkt het secretariaat het beste als het zelfsturend is.”

Om er het beste van te maken, zul je over de toekomst moeten nadenken. Hoe onzeker die ook is. “Bij de profilering van het secretariaat is het niet alleen van belang om de huidige toegevoegde waarde te laten zien, maar ook die van de toekomst”, licht Marianne toe. “Probeer een visie te ontwikkelen over waar je als managementondersteuner voor staat. Door zichtbaarder te worden zet je niet alleen jezelf op de kaart, maar laat je de waarde van het gehele secretariaat zien. Bedenk aan welke organisatiedoelen je bijdraagt. Wat zijn de effecten van taken die je nu uitvoert? Kijk daar kritisch naar: zijn dat taken die over twee jaar nog steeds relevant zijn, of raken ze overbodig?

Oftewel, zorg ervoor dat je visie toekomstbestendig is. Digitalisering is daarbij natuurlijk het voorbeeld bij uitstek. “In Office 365 zit bijvoorbeeld al een bot die het mogelijk maakt om afspraken met verschillende personen in te plannen”, weet Marianne. “Op dit moment is die bot nog niet in staat om in te schatten welke afspraken prioriteit hebben boven andere, maar als je kijkt naar de ontwikkelingen op het gebied van artificial intelligence en deep learning, zal het niet lang duren voordat dit wel kan. Daarnaast zie je dat veel organisaties al werken met digitale tools om vergaderen gemakkelijker te maken, zoals iBabs. Op dergelijke ontwikkelingen moet je alert zijn, zodat je jouw rol daarop kan aanpassen.”

‘Met cijfers en argumenten kun je aantonen dat processen goedkoper kunnen én milieuvriendelijker’

Waar kun je op besparen?

Niet alleen technologische ontwikkelingen zijn relevant om in het oog te houden, maar ook aspecten als verantwoord ondernemen en milieu. “Leveren jullie rapporten bijvoorbeeld nog op papier aan? Denk dan goed na over wat de kosten zijn per A4 die je print. Neem niet alleen het papier, maar ook de toner en handelingskosten mee. Met cijfers en argumenten kun je aantonen dat dergelijke processen goedkoper kunnen én milieuvriendelijker. Je laat op die manier zien dat je niet alleen maar bezig bent met de uitvoering, maar ook de rol van sparringpartner kunt vervullen. Veel managers verwachten niet dat ze veel meer hebben aan het secretariaat dan uitvoering. Ze denken vaak toch dat het een afdeling is waar ze gemakkelijk in kunnen snijden. Het is jullie uitdaging om het tegendeel te laten zien.”

Een toekomstbestendige visie formuleren voor het secretariaat doe je niet zomaar. Marianne adviseert dan ook om klein te beginnen. “Stel dat er besparingen doorgevoerd moeten worden, dan kun je nadenken over de processen die door het secretariaat efficiënter ingezet kunnen worden. Zijn er misschien mogelijkheden om verder te digitaliseren? Werk die mogelijkheden uit en bied ze aan je leidinggevende aan. Zonder een uitgebreide visie te ontwikkelen, kun je toch alvast aantonen dat je meedenkt met de organisatie en in staat bent om als volwaardig gesprekspartner het traject in te gaan.”

Onmisbaar worden is kort gezegd de samenvatting. Flexibiliteit is daarbij het sleutelwoord. “Werkgevers kijken steeds meer naar de talenten van werknemers”, legt Marianne uit. “En flexibiliteit is een van de talenten die werkgevers zeer waarderen. Laat dus zien dat je bereid bent om je flexibel op te stellen. Niet alleen nu het wat minder gaat, maar ook op de lange termijn als het weer beter gaat met de organisatie. Blijf je taken zorgvuldig uitvoeren, maar laat ook zien dat je extra activiteiten ontplooit. Daardoor maak je jezelf nadrukkelijk zichtbaar.”

Word management- ondersteuner van de toekomst!

Word management- ondersteuner van de toekomst!

De manier waarop je jezelf zichtbaar maakt, is afhankelijk van wat voor soort teamspeler je bent. Kies een manier die bij je past, maar waak ervoor dat je meegaat in de geruchtenmolen die bij een reorganisatie op gang komt, waarschuwt Marianne. “Er zijn mensen die vinden dat het management alles fout doet. Dat is een begrijpelijke primaire reactie, maar laat je niet verleiden om mee te gaan in die negativiteit. Dat zegt namelijk iets over jou als samenwerkingspartner. Door positief te blijven, laat je zien dat je je schouders eronder wil zetten, in het belang van de organisatie als geheel.”

Verandering biedt kansen

De discussie niet willen aangaan, wil niet zeggen dat je je onzekerheid niet mag uiten. “Natuurlijk kun je daarover praten”, zegt Marianne. “En luister naar collega’s die zich wel negatief uiten. Laat hen weten dat je een luisterend oor wil bieden, maar niet mee wil gaan in de discussie.”

Hoe vervelend een veranderingstraject ook is, het is altijd leerzaam. “Het zou natuurlijk kunnen dat je alles hebt gedaan wat je kon, maar toch je baan verliest”, zegt Marianne. “Onthoud dan dat je allerlei aspecten hebt geleerd die je kan meenemen naar je nieuwe baan. Probeer je als team ook collegiaal op te stellen, bijvoorbeeld door elkaar te attenderen op vacatures of door rond te vragen in je netwerk. Probeer van betekenis te zijn, niet alleen voor je leidinggevende, maar ook voor je collega’s.”

Reageer op dit artikel