Bij bijna alle voorgaande secretariaten waar ik heb gewerkt, was sprake van onderlinge jaloezie, de angst dat collega-secretaresses taken wegkaapten. Ook was er een ontzettende afkeer van veranderingen onder het motto: ‘We doen het hier al dertig jaar zo en er waren nooit problemen. We zien echt geen reden om dingen anders te doen.’

Zo zag ik bij een organisatie dat projectsecretaresses door een directiesecretaresse totaal werden overruled, enkel omdat zij voor de directeur werkte en in haar ogen daarom belangrijker was dan de andere secretaresses daar. Het werd in die organisatie daarom ook een soort van strijd om voor de directeur te mogen werken, want dan pas telde je mee in hun ogen.

Angst taken wegnemen

Bij een andere organisatie die verschillende vestigingen had, mocht ik samen met een collega een kijkje nemen op een van de andere locaties. Daar zouden we uitleg krijgen over een bepaalde taak die het secretariaat uitvoerde. Het idee van de managers was dat er tijdens vakanties en ziektes achtervang zou zijn voor deze werkzaamheden.

Toen mijn collega en ik na de algemene introductie vroegen wat die werkzaamheden precies inhielden en aangaven dat wij dit dan ook zouden kunnen doen, sloeg de sfeer direct om. Er kwam in koor alleen maar uit: ‘Hoezo gaan jullie dat doen!?’

[intermezzo:1]

De angst dat wij taken zouden overnemen/afnemen, was groot en de hakken gingen volledig in het zand.

Hoe we ook op verschillende manieren uitlegden dat het alleen maar ging om helpen tijdens vakanties en andere uitval: de paniek aan hun kant was inmiddels te groot om de angst weg te krijgen en om nog aardig te doen.

Tijdens de zomerperiode bleek dat zij compleet vastliepen vanwege onderbezetting, maar ons (collega’s van de andere vestiging) inschakelen deden ze niet.

Ieders specialisme

Ik vind het jammer dat afgunst een mooi samenwerkingsproces zo vaak tegenhoudt. Iedereen in een organisatie heeft weer andere talenten en zo vul je elkaar aan. Werk met elkaar samen en wees niet elkaars concurrent. Als je merkt dat een collega beter is in iets specifieks, laat hem/haar dit dan doen, zodat jij je kan focussen op hetgeen wat jij goed kan en leer uiteraard ook van elkaar.

Durf taken uit handen te geven en houd niet krampachtig alles bij jezelf. Kijk ook niet neer op een collega die een ‘lagere functie’ heeft in de organisatie. Het is slechts een etiket dat erop is geplakt en je collega-secretaresse bezit vaak vakkennis waar je veel van kunt leren.

[intermezzo:2]

Ga met elkaar in dialoog. Organiseer bijvoorbeeld af en toe een bijeenkomst met al het ondersteunend personeel, zodat je te weten komt wie waar in gespecialiseerd is. Weet bij wie je kan aankloppen voor hulp als je in je werk overloopt of een taak krijgt waarvan je niet goed weet hoe je dat het beste kan aanpakken en even met iemand wilt sparren. Wees ook niet bang voor veranderingen, sta hiervoor open en probeer ze uit. Veranderingen hoeven niet definitief te zijn en kunnen altijd weer aangepast of teruggedraaid worden.

Probeer zo wendbaar mogelijk te werken: test nieuwe dingen uit, werk als gelijken samen en leer van de situatie en van elkaar. Dan krijg je een wendbaar secretariaat en kunnen jullie samen alles aan!

Gwyneth Holla, managementassistent bij een advocatenbureau

MS Event 2019: Agile assistants hebben de toekomst

Tijdens het Management Support Event 2019 leer jij technieken en vaardigheden voor de toekomst van de managementondersteuner. Geef zelf richting en invulling aan jouw toekomst.

Geweldige workshops tijdens het event

OneNote, onmisbaar op kantoor – Leer hoe je sneller, slimmer, effectiever en creatiever aantekeningen maakt, bewaart en deelt.
Netwerken voor professionals – Zowel de offline als online netwerken van vandaag zijn voor managementondersteuners een waardevol middel om hun zichtbaarheid en effectiviteit op een optimaal niveau te krijgen.
Verbeter met feiten; gebruik het secretariaatsmodel – Heb jij ook het gevoel dat jouw secretariaat nóg optimaler, efficiënter, beter of goedkoper kan functioneren?