nieuws

Door netwerken en kennisoverdracht bij de tijd blijven

Professionele ontwikkeling

Oud-voorzitter van het Secretaresse Platform Noord (SPiN) Roelien de Jonge (52) draagt met trots haar rol over aan Daniëlle de Jong (27). Een dubbelinterview met de nieuwe én voormalige voorzitter van SPiN over de toekomst van het vak en de waarde van ontwikkeling. Daniëlle: “Vergroot je kansen door je te specialiseren.”

Door netwerken en kennisoverdracht bij de tijd blijven

In het hoge noorden van Nederland, in de provincies Drenthe, Groningen en Friesland zetelt een netwerkvereniging voor managementondersteuners die elkaar een warm hart toedragen: SPiN. Hun motto is niet voor niets ‘verbinden door ontwikkeling’; ze organiseren bijeenkomsten met workshops die goed bezocht worden door de leden.

Want als de leden één gemene deler hebben, dan is het wel hun honger naar kennis. Daarbij kan het behoorlijk eenzaam zijn om als enige assistant in een bedrijf of organisatie te werken. Ze komen dan ook om te sparren en tips te delen over banen, de nieuwste tools of geschikte vergaderlocaties.

Nieuwe voorzitter Daniëlle de Jong: “We combineren plezier met netwerken en kennisoverdracht. De leden willen echt iets opsteken.” En dat is al 28 jaar zo, sinds de oprichting.

SPiN (Secretaresse Platform Noord)

Het SPiN is de grootste zelfstandige netwerkvereniging voor secretaresses in Noord-Nederland en stelt haar leden in staat om op informele wijze kennis, informatie en contacten te delen in een ontspannen sfeer.

Om dit te realiseren organiseert SPiN minimaal vijf maal per jaar een bijeenkomst waar ze kennis kunnen maken met elkaar en de gelieerde bedrijven. De leden van SPiN variëren in functie van junior secretaresse tot officemanager en directiesecretaresse. Maar allemaal hebben ze één ding gemeen; het enthousiasme voor het vak.

Van telex naar iPad

Van telex en fax naar iPad – zo kun je de digitale ontwikkeling van de afgelopen drie decennia in het assistantvak ultrakort samenvatten. Roelien de Jonge maakte het allemaal mee. Roelien: “Ik begon op de mechanische typemachine, heb telexen en faxen verstuurd en werkte met Word Perfect.”

Agile assistants hebben de toekomst!

Agile assistants hebben de toekomst!

Niet alleen de manier van werken veranderde, ook de functie-inhoud. Steeds opnieuw vonden managementondersteuners zichzelf uit. Roelien: “Toen ik begon als managementassistent deed je gewoon wat je baas zei. Dat is allang niet meer zo. Inmiddels eigenen we ons de rol van sparringpartner toe.

We sturen aan in plaats van dat we afwachten, en dat wordt gewaardeerd. Mijn generatiegenoten hebben zich ontwikkeld en we hebben onszelf steeds opnieuw van alles eigen moeten maken.”

Belang van ontwikkeling

In al die jaren bleef SPiN de verbindende factor in het ‘hoge noorden’. Roelien: “SPiN veranderde mee met het vakgebied. We haalden experts naar onze workshops, zodat leden kennis opdeden en ze bij hun werkgever het belang konden aantonen van ontwikkeling.”

Ontwikkeling of training was en is nog steeds niet overal vanzelfsprekend. “Je moest toen én nu ook zelf aan de bel trekken”, zegt Roelien, “want voor managers is altijd alles geregeld qua opleidingen, maar voor secretaresses niet. Vaak genoeg kopen managers een nieuw systeem en dan moet je vervolgens als secretaresse of assistent maar zelf uitzoeken hoe het werkt.”

Ze kan er niet over uit dat secretaresses de laatste zijn die worden getraind. “Zo kreeg iedereen bij ons op een gegeven moment een iPad. Iedereen, behalve de secretaresses. Toen heb ik zelf een cursus geregeld hoe je slimmer kunt werken met een iPad. Je begínt toch juist met de secretaresse! Die heeft er kijk op.”

Niet alleen de ander maar ook jezelf bedienen

Uit een kleinschalig onderzoek onder de leden van SPiN eind 2018 (32 volledig ingevulde enquêtes) blijkt dat 37 procent niet weet hoeveel het jaarlijkse opleidingsbudget bedraagt.

We sturen aan in plaats van dat we afwachten, daar is waardering voor.

Roelien heeft daar wel een verklaring voor: de inborst van veel ondersteuners: “Ik zie de verbaasde blikken van bestuurssecretaresses als ik ze vertel dat ze 500 euro per jaar aan budget hebben. Ze denken er totaal niet over na, staan helemaal in dienst van de ander, ze cijferen zichzelf weg. Terwijl blijven leren zo leuk is, het is slim om te doen, stimulerend. Je bent er niet alleen om de ander te bedienen.”

Daniëlle meent: “Wellicht zijn organisaties niet duidelijk wat er aan budget is en wat de mogelijkheden zijn, en niet iedereen gaat er dan zelf achteraan.”

Jezelf ontwikkelen is dus essentieel, zegt Roelien: “We worden benauwd gemaakt dat taken verdwijnen. Dat merken we natuurlijk nu al, en we willen er graag meer van weten én plezier houden in het werk. De vraag is: hoe kom je nog mee? Hoe blijven we bij? Hier speelt angst mee: word ik overbodig?

Zeker voor de oudere generatie zijn de digitale ontwikkelingen een uitdaging. Ik vraag me af of wij het nog kunnen bijbenen en hoe we kunstmatige intelligentie voor ons kunnen laten werken. Het kan alleen als het je interesse heeft. De jongere generatie heeft hierbij echt een grote voorsprong.”

Specialisatie

Wil je meekomen, bijblijven en groeien, dan moet je je specialiseren, zegt Daniëlle: “Ik denk dat de assistant blijft, ook in de toekomst, maar dat we zelf onze kansen moeten vergroten, door te specialiseren. We krijgen er bijvoorbeeld taken bij op het gebied van social media, financiën, hr. Maar kijk als assistant vooral naar je persoonlijke kracht in je functie, wat je toevoegt als professional. Zo maak je je onmisbaar.”

Daniëlle merkt dat een deel van de leden zzp’er wordt: notulist, eventplanner, virtual assistant. “Het onderwerp contentmanagement sloeg dan ook enorm aan in een recente bijeenkomst. Die informatie bleek niet alleen voor zzp’ers relevant, maar voor iedereen. Veel assistants krijgen namelijk social media erbij als taak.”

Bingokaart op Blue Monday

Zelf trekt ze zaken naar zich toe waarmee ze de vibe op kantoor verbetert: “Zo heb ik op Blue Monday [meest deprimerende dag van het jaar, red.] een bingokaart gemaakt met challenges zodat mijn collega’s vrolijk de dag doorkwamen. Veel collega’s waren daarom al ’s ochtends aan het sporten of gezonde ontbijtjes aan het maken.

Andere opdrachtjes waren: plan een leuk uitje voor jezelf en maak een plan voor je opleidingsbudget. Opdrachten met een knipoog maar met een serieuze ondertoon. Met deze invulling van mijn functie zou ik in de toekomst meer willen doen.”

Assistant is generalist

Gedrevenheid en de behoefte aan zelfontplooiing kenmerken Daniëlle. “Vorig jaar besteedde ik mijn budget aan vakliteratuur en volgde ik seminars. Voor dit jaar ben ik me ook nog aan het oriënteren. Veel leden bij ons hebben al veel veranderingen meegemaakt en hebben hun vaardigheden daarom ook al moeten ontwikkelen.”

Wat ze dit jaar wil doen, weet ze nog niet. En met haar maar liefst 87 procent* van haar vakgenoten: deze grote groep wil een opleiding volgen in 2019 maar weet nog niet welke. Daniëlle: “Ons vak is heel divers; als assistant ben je een generalist. De vraag die je moet beantwoorden is: waar wil ik me in verdiepen? Er is een schat aan mogelijkheden.”

Onderzoek opleidingsbudget

Management Support en SPiN bundelden hun krachten voor een kleinschalig onderzoek over opleidingen in Noord-Nederland. De resultaten zijn niet representatief (32 volledig ingevulde enquêtes) maar zijn vergelijkbaar met het eerdere, grootschalige onderzoek, gedaan in samenwerking met onderzoeksbureau Kien begin 2018 (respons: 635). Er zijn geen opvallend grote verschillen tussen de uitkomsten. De resultaten staan in het artikel: Krijg jij wel genoeg opleidingsbudget?

Frisse blik

Daniëlle groeit in haar rol als bestuursvoorzitter die de digitale koers aangeeft: er zijn plannen voor een nieuwe website, het aanmeldproces wordt deels geautomatiseerd en de ledenadministratie wordt verbeterd.

Daniëlle: “De uitdaging voor mij is om de vereniging te ontwikkelen, passend bij huidige tijd. Tegelijk wil ik de essentie van SPiN behouden, want die is al 28 jaar een succes.” Het was wel even spannend of ze de rol op zich wilde en kon nemen: “Ik maakte me wel een beetje zorgen: een jonge meid als voorzitter, is dat niet gek?”

Roelien: “Ik ben blij dat Daniëlle mij opvolgt. Het is tijd voor vernieuwing en zij vertegenwoordigt de jongere, nieuwe generatie, ze heeft een frisse blik en die hebben we hard nodig. Ik heb nu twee bijeenkomsten met haar meegemaakt, en ik zie dat Daniëlle veel toegankelijker is dan ik, juist omdat ze zo jong is. Zij spreekt de mensen aan op háár eigen manier. Ze is precies wat we nodig hebben.”

MS Event 2019: Vergroot je wendbaarheidManagement Support Event 2019

Tijdens het Management Support Event 2019 leer jij technieken en vaardigheden voor de toekomst van de managementondersteuner. Geef zelf richting en invulling aan jouw toekomst.

Geweldige workshops tijdens het event

  • Netwerken voor professionals – Zowel de offline als online netwerken van vandaag zijn voor managementondersteuners een waardevol middel om hun zichtbaarheid en effectiviteit op een optimaal niveau te krijgen.
  • Verbeter met feiten; gebruik het secretariaatsmodel – Heb jij ook het gevoel dat jouw secretariaat nóg optimaler, efficiënter, beter of goedkoper kan functioneren?
  • Efficiënt communiceren – Het is belangrijk om snel te kunnen schakelen en de tijd van jezelf en je team zo efficiënt mogelijk te benutten.

Toch in iets anders geïnteresseerd? Er zijn nog meer workshops! Maar deze lopen snel vol, dus twijfel niet en schrijf je in!

Reageer op dit artikel