Naam: Janien Slendebroek-Stapel
Functie: managementassistent Financial Shared Service Centre
Organisatie: Friesland Campina

Neem meer taken op je

“Mijn functienaam is managementassistent, maar eigenlijk doe ik veel meer dan dat. Ik zie het als een combinatie van eventmanager en communicatie-officer, verweven in de functie van managementassistent. Ik heb steeds meer extra taken op het gebied van vormgeving op me genomen en ben steeds minder traditionele taken gaan doen.

Door efficiënt te werken, kan ik mijn functie invullen met dingen waar ik energie van krijg. Ik ben iemand die dingen naar zich toetrekt en meer doet dan alleen hetgeen wordt gevraagd. Ik ben meer een sparringpartner geworden en denk mee met het MT over de publicaties die we maken en wat we communiceren. Door uit te spreken wat ik wil, geef ik aan wat ik leuk vind. Andere mensen kunnen niet aan de buitenkant zien wat je bezighoudt, dus vertel dat. Dat wordt steeds makkelijker als mensen eenmaal zien wat je doet en maakt. Voor mij is dat redelijk vanzelfsprekend, het gebeurt eigenlijk vanzelf.

Een van de taken die ik naast mijn functie doe is creatief vormgeven. Ik ben visueel ingesteld en altijd al veel met foto’s en plaatjes bezig. Als een collega weggaat, maak ik bij het afscheid altijd een mooie collage of iets anders origineels. Dat wordt gezien door collega’s, en zo ben ik dit ook meer gaan toepassen in mijn werk. Voor een interne campagne heb ik bijvoorbeeld banners gemaakt die op verschillende afdelingen hangen. Ook heb ik de posters en certificaten die daarbij hoorden ontworpen. Zo rolt het balletje steeds verder en ontstaat een sneeuwbaleffect. Steeds meer mensen vragen mij om creatief mee te denken bij allerlei projecten.

Coördineren van events 

Werkgeluk

Leer invloed uitoefenen op werkgeluk tijdens de Summerclass!

Ook heb ik meegedacht bij de ontwerpen voor ons programma om nieuwe medewerkers bekend te maken met FrieslandCampina en de ontwikkelingsmogelijkheden binnen het Shared Service Centre. Zo heb ik de voorkant van het trainingsportfolio gemaakt en het format voor nieuwe medewerkers om zich te presenteren bedacht. Geef mij drie kreten wat iets zou moeten uitbeelden of doen, en ik wil direct aan de slag. Dat lukt meestal niet direct, maar als ik op vrijdagochtend thuiswerk heb ik daar wel tijd voor. Mijn voorstellen deel ik weer in een projectgroep en als het goedgekeurd is op sociale media als Yammer en LinkedIn. Erg leuk om mee bezig te zijn en daar krijg ik veel positieve reacties op.

Een van mijn taken is het coördineren van events. Ook daar kan ik mijn creativiteit in kwijt. Bij ons laatste event speelde duurzaamheid een rol. Ik heb toen gezorgd dat de belichting van de locatie groen was. En ik heb een groen blaadje overal laten terugkomen, van de uitnodiging, tot en met de cupcakes aan toe.

Blijf future proof

Future proof blijven is het belangrijkste in ons vak. Toen mijn duo-collega vertrok, werd besloten haar niet te vervangen. Toen heb ik kritisch gekeken naar welke taken het meest van toegevoegde waarde waren voor het management en mijn directeur. Een aantal taken zijn toen ondergebracht bij de facilitaire dienst en andere verantwoordelijkheden liggen nu bij teammanagers zelf. Het reserveren van vergaderzalen gaat nu bijvoorbeeld via Outlook en het bestellen van bloemen en gebak kan rechtstreeks via de receptie. Door taken her te verdelen kan ik meer betekenen voor de organisatie.

In afstemming met mijn leidinggevende is de taakverdeling vastgelegd en intern gecommuniceerd, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Ik krijg alle vertrouwen van mijn leidinggevende, omdat hij weet dat ik alles goed regel en op tijd aan de bel trek als iets mij te veel tijd kost. Dan overleggen we samen wat prioriteit heeft.

Doe wat ertoe doet

Ik heb een quote van trainer Marianne Smits op mijn werkplek hangen: ‘Doe wat ertoe doet.’ Dat is eigenlijk de kern van mijn werk: proberen nee te zeggen. Dat vinden veel mensen moeilijk, maar nee kan je verder helpen. Ik zeg dus soms nee, maar denk altijd mee in alternatieven. Ik stel vragen. Waarom wil je dit doen op deze manier? Negen van de tien keer kun je iets anders inrichten of even uitstellen. Iets niet direct doen, maar wat later is ook een goede manier van nee zeggen. Dat leer je met ervaring. Bovendien hebben wij een fijne werksfeer en bedrijfscultuur waarin het geven van feedback heel normaal is.

Talentontwikkeling is belangrijk bij ons. Je moet wel zelf actief zijn en je eigen route uitstippelen. Ik volg alle ontwikkelingen op intranet en via het interne communicatieplatform Yammer, ik netwerk en praat veel met collega’s om op de hoogte te blijven van wat er speelt.

Jobcrafting vind ik echt leuk om te doen. Er zijn overal handvatten die ik kan aanpakken om meer van de dingen te doen die ik leuk vind, zo lang ik mijn eigen taken en verantwoordelijkheden maar goed organiseer.”