Naam: Mirella de Meij
Functie: officemanager
Organisatie: PEAK-IT, detacheringsbureau voor IT

Match interesses met behoeften van bedrijf

“Ik ben in 2016 begonnen als officemanager bij PEAK-IT, een detacheringsbureau voor IT. Die functie bestond toen nog niet, dus ik kon mijn takenpakket grotendeels zelf samenstellen. Dat deed ik in overleg met de toenmalige directeur en oprichter. Door steeds initiatief te nemen en mijn interesses te matchen met de behoeften van de organisatie heb ik mijn baan gecreëerd. Je kan dus wel zeggen dat ik aan jobcraften doe.

In het begin waren mijn taken het managen van de agenda van de directeur, de receptie en het helpen organiseren van evenementen. Toen de directie twee jaar geleden wisselde, is eventmanagement volledig bij mij komen te liggen en werd ik verantwoordelijk voor de employee experience. Ik organiseer alle klantbijeenkomsten, events en uitjes voor onze 115 medewerkers en voor de 250 tot 300 professionals die bij ons gedetacheerd zijn. Ik regel de locatie en zorg dat alles aan de hand van een draaiboek perfect wordt geregeld.

Daarnaast coach ik een team van twee officemanager-assistenten en sinds kort valt ook de financiële administratie onder mij. Naast het agendabeheer van de directeur, regel ik alles voor verbouwingen en verhuizingen. Wat minder voor de hand ligt als officemanager, is de ISO 9001: 2015-certificering. Omdat ik daar vanuit een vorige baan al ervaring mee had, heb ik dat, en alles wat bij het kwaliteitsmanagementsysteem hoort, naar me toegetrokken. Daar is sinds kort ook de nieuwe privacywetgeving GDPR bijgekomen. Door deze extra taken is mijn werk veel uitdagender geworden en blijf ik groeien.”

Trek taken naar je toe

“Taken naar mij toetrekken doe ik door goed om me heen te kijken en veel eigen initiatief te nemen. Je moet als officemanager midden in de organisatie staan en goed bereikbaar zijn voor iedereen op alle niveaus. Ik praat veel met collega’s. Dat is echt niet allemaal heel officieel. Ik vind het bijvoorbeeld belangrijk om samen te lunchen of af en toe op onze andere locatie in Rijswijk te werken. Ik zet mijn voelsprieten uit en zo hoor ik vanzelf over projecten die ik interessant vind of taken die ik op me wil nemen. Dan maak ik een plan en bespreek dat met mijn directeur. Als hij het ziet zitten, krijg ik meestal wel een go.

Werkgeluk

Leer invloed uitoefenen op werkgeluk tijdens de Summerclass!

Als je langer bij een bedrijf werkt, kom je snel in een soort routine met dingen die je al eerder gedaan hebt en kent. Maar hoe leuk is het om je functie steeds weer te vernieuwen en uit te breiden met nieuwe taken? Anders wordt het maar saai. Als officemanager heb je natuurlijk een ondersteunend beroep, maar soms moet je even uit je comfortzone stappen en durven zeggen dat jij ergens graag een rol in speelt. Ik zorg dat ik goed op de hoogte ben van wat er speelt, zet mezelf neer en kom met plannen die ik graag wil uitvoeren. Ik overleg veel met onze directeur of in het MT-team waar ik in zit. Binnen deze twee kanalen worden snel knopen doorgehakt en initiatieven genomen.

Ik vind bijvoorbeeld een gezonde werkplek erg belangrijk. Dus heb ik vorig jaar een health week georganiseerd, waarin we allerlei dingen op het gebied van gezondheid hebben uitgeprobeerd: bootcamp, stabureaus, yoga, een boksclinic en een workshop gezonde voeding. Dat heeft ertoe geleid dat we nu wekelijks bootcamplessen hebben op al onze vestigingen en een aantal stabureaus.”

Te veel op je bord

“Een struikelblok voor mij is dat ik te veel dingen op mijn bordje neem. Over het algemeen zijn het periodes dat het heel druk is, maar meestal valt alles net mooi na elkaar. Ik kan het binnen een jaar precies goed verdelen, en anders vraag ik hulp. Agendabeheer is niet een van mijn favoriete taken. Maar ik heb ervoor gezorgd dat dat een klein onderdeel van mijn werk is, in goed overleg met de directeur.

Wat mijn werk zo leuk maakt, is dat we het echt met elkaar doen. Iedereen heeft passie en bevlogenheid voor het bedrijf. Niemand staat onderaan, of voelt zich beter. We zijn echt een team. En omdat ik nagenoeg alle evenementen organiseer, kent iedereen mijn naam. Dat maakt het ook weer makkelijker om met iedereen contact te maken en op de hoogte te blijven.”