nieuws

Doe je voordeel met coachingstechnieken

Professionele ontwikkeling

Sparringpartner zijn voor je manager, events organiseren of aansturen van collega’s: de managementassistent van nu is niet alleen een spin in het web, maar moet vaak ook inspireren. Door coachingstechnieken te leren, kun je straks moeiteloos meedraaien in deze nieuwe werkelijkheid. Trainer Kristine Ates leerde bezoekers van de Management Support Workshopdagen enkele kneepjes van het coachingsvak.

Doe je voordeel met coachingstechnieken
Kristine Ates tijdens de Management Support Workshopdagen.

“Hoe vaak gebeurt het niet dat collega’s bij je aankloppen met vragen?”, vraagt trainer Kristine Ates aan het begin van de workshop ‘De techniek van het coachen’. De aanwezige secretaresses en managementassistenten knikken bevestigend en verschillende antwoorden klinken door elkaar. Toch is de inhoud van de vragen de afgelopen jaren flink veranderd. “Mijn baas verwacht zelfs van me dat ik sturing geef aan anderen”, zegt een van hen.

Hoe groot de veranderingen ook zijn, het zijn er geen waarop je je niet kunt voorbereiden of waarin je je niet kan bijscholen. “Als je vroeger Schoevers had afgerond, stonden de recruiters direct bij je op de stoep”, zegt Kristine. “Je kon al aan de slag, zonder enige ervaring. Maar tegenwoordig wordt veel meer van je verwacht. En het grappige is, dat door al die vragen die jullie krijgen, de potentie van coaching al in jullie werk zit.”

Manieren om inzichten over te brengen

Als iemand bij je komt met een hulpvraag, zijn er volgens Kristine drie manieren om jouw inzichten over te brengen aan een ander:

  • training, ofwel kennisoverdracht;
  • mentoring, ofwel delen van ervaringen;
  • coaching, ofwel het vrijmaken van eigen potentieel.

Bij rondvraag onder de aanwezigen blijkt dat de meesten op zo’n moment teruggrijpen op kennisoverdracht of delen van eigen ervaringen. “Bij coaching moet je die twee methoden juist achterwege laten”, licht Kristine toe. “Het gaat er om dat iemand alles al ergens in zich heeft, maar er niet direct bij kan. Als coach ga je die persoon helpen om deuren te openen: je gaat competenties aanboren die iemand al heeft. Kortom, je gaat als coach iemand niet adviseren, maar inspireren en ondersteunen.”

Leer luisteren

Het belangrijkste wat je als coach moet kunnen, is luisteren. Wanneer je goed luistert, weet je ook precies welke coachingsvragen je kunt stellen. Een voorbeeld: ‘Ik vind het lastig om te netwerken, terwijl dat wel van mij verwacht wordt in deze tijd.’

Veel managementassistenten herkennen het voorbeeld tijdens de oefening en schieten al snel in de ‘mentoring-modus’: ze erkennen het probleem en geven advies op basis van wat ze zelf ervaren hebben. “Als coach is het echter belangrijk om goed te luisteren en vragen te stellen om de ander beter te begrijpen”, legt Kristine uit. “Bij het voorbeeld kun je denken aan vragen als ‘Wat bedoel je precies met netwerken?’, ‘Wat vind je precies lastig?’, ‘Wat bedoel je met ‘deze tijd’?’ en ‘Wie verwacht van je dat je kan netwerken?’.

De zogenoemde LDS-methode is essentieel bij coaching: luisteren, doorvragen en samenvatten. “Het is voor managementassistenten vaak een tweede natuur om direct met oplossingen te komen”, legt Kristine uit. “Probeer die tweede natuur uit te schakelen en de juiste vragen te stellen. Door de antwoorden kort samen te vatten, controleer je of je de ander goed begrepen hebt.” Kristine benadrukt dat het in een coachingsgesprek beter is om de waarom-vraag te vermijden: “Vragen waarom iemand iets vindt, kan een verdedigingsmechanisme in werking stellen, wat meestal niet positief uitpakt.”

Essentiële randvoorwaarden

Het is van groot belang dat je matcht met je gesprekspartner

Iemand inspireren gaat niet zomaar: er zijn belangrijke randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. “Het is van groot belang dat je matcht met je gesprekspartner”, zegt Kristine. Ze illustreert het door tweetallen met elkaar in gesprek te laten gaan over ditjes en datjes. Op een gegeven moment moet de ene persoon gaan staan, terwijl de andere blijft zitten. Binnen no time valt het gesprek stil. “Zorg ervoor dat je matcht in lichaamshouding, maar ga niet recht tegenover je coachee zitten. Dat werkt averechts.”

Andere randvoorwaarden die invloed hebben op je matching, is je toon, het onderwerp, je taalgebruik, denkstijlen, kleding en zelfs ademhaling. “Matching regelt het onderlinge contact en zorgt dat de inhoud van het gesprek overkomt”, zegt Kristine. “Zorg er dus altijd voor dat je matcht met je coachee waar mogelijk, zoals in je houding.”

Ontwikkeladvies

Tijdens de workshop wordt in kleine groepjes geoefend. Enkelen switchen bijna automatisch van de mentoring-methode naar coaching, voor anderen is het lastiger om eigen kennis en ervaring naar de achtergrond te duwen. Kristine sluit dan ook af met een goede tip: wie zelf nog behoefte heeft aan coaching, kan gebruikmaken van de regeling ‘Ontwikkeladvies 45+’, die verlengd is tot 2020. “Managementassistenten van 45 jaar en ouder kunnen via deze regeling loopbaancoaching krijgen. De coaches krijgen subsidie van de overheid, waardoor jij kosteloos enkele sessies van anderhalf uur coaching kan volgen.”

Waar kan een coachingsvraag vandaan komen? 

Het is natuurlijk fijn dat collega’s hun coachingsvraag bij je neerleggen, maar het is goed om te begrijpen waar die vragen vandaan kunnen komen.

  • Doelen: is voor iedereen het van de organisatie of van projecten duidelijk? Wanneer je als coach kan helpen om doelen scherp te stellen, krijgt je coachee meer regie in handen.
  • Rollen: zijn de rollen van alle teamleden duidelijk? Als het niet duidelijk is welke taak door wie gedaan moet worden, kan er veel onrust ontstaan.
  • Communicatie: samenwerkingen kunnen stroef verlopen als de communicatie niet vlot verloopt. Als coach kun je iemands belemmerende gedachten wegnemen, waardoor de communicatie verbetert.
  • Teamleiderschap: een goede teamleider motiveert. Als je coachee zich niet gesteund voelt, kan dat problemen geven.
  • Interpersoonlijke verhoudingen: niet iedereen kan even goed met elkaar overweg, maar op de werkvloer kan dit tot spanningen leiden. Als coach kun je je coachee helpen om hier op professionele manier verandering in te brengen.

Meer lezen over dit onderwerp:

Reageer op dit artikel