nieuws

Flexibel en proactief handelen: ‘Vraag wat er van je verwacht wordt’

Professionele ontwikkeling

Flexibel en proactief handelen: ‘Vraag wat er van je verwacht wordt’
Annette van den Berg. Foto: Marc Heeman / Roel Dijkstra Fotografie

Wat kun je als secretaresse in loondienst leren van interim-ondersteuners als het gaat om flexibel en proactief handelen? Annette van den Berg geeft tips: “Stel je op als een zuignap en blijf altijd positief.”

Naam: Annette van den Berg (63)
Functie: coördinator bestuurs- en managementassistenten
Organisatie: gemeente Westland

“Toen ik na een dienstverband van 25 jaar bij Rotterdam Ahoy door een reorganisatie ontslagen werd, ben ik via Fons Scheltema van Assistant2 op interimbasis gaan werken. Hij zag ondanks mijn leeftijd wel wat in mij. Ik begon als HR-assistent bij een bedrijf in de olie- en gasindustrie. Na tweeënhalf jaar kwam ik bij de gemeente Westland waar ik eerst bij de personeelsadministratie de administratie inzake de externen heb opgezet. Daarna heb ik de administratie op poten heb gezet bij HR. Vervolgens werd ik managementassistent en nu ben ik coördinator. Na zes jaar interimmen ben ik sinds kort weer in vaste dienst.

Als je gaat interimmen weet je dat het maar drie, vier maanden gaat duren, dus je gooit alles wat je hebt in de strijd, en gaat er, hoppata!, lekker tegenaan. Je hebt toch het gevoel dat de ogen meer op je gericht zijn, dat je beter je best moet doen. Jij bent degene die het allemaal weet, ze huren jou toch niet voor niks in. Zo leer je efficiënter werken. Dat kan ik nu ook overbrengen op de medewerkers in mijn team. Het kan allemaal makkelijker en vlugger.”

24/7

“Flexibel moest ik al zijn toen ik nog bij Ahoy werkte, dat is een bedrijf dat 24/7 doorgaat. Als er contact nodig was met een manager van een artiest uit Amerika, moest er ’s avonds iemand aanwezig zijn om de fax te beantwoorden. En de evenementen beginnen meestal ook ’s avonds. Er wordt van je verwacht dat je er bent als de directeur er is, dus ik heb veel ’s avonds gewerkt, om gasten van de directeur te ontvangen bijvoorbeeld. Ik vond dat geweldig, vind het fijn om allerlei mensen te leren kennen. Dat praat daarna ook veel makkelijker als ze telefonisch contact zoeken. Thuis werd er nooit over gezeurd dat ik eens een avond of weekend weg was. Dan vingen mijn man of ouders onze zoon op.”

Toen er een nieuwe directeur kwam, bracht die ook nieuwe ideeën mee. Dan verandert er natuurlijk wel wat. Ik blijf altijd positief en ondersteun de manager in alles wat hij zegt en doet. Soms moet ik dan even een knop omzetten. Voor mij is dat simpel. Als de manager een verandering wil, zal ik hem of haar blijven verdedigen. Ik zal hem nooit afvallen, dat mag en kan niet. Eén op één kun je het er wel over hebben als je het een keer niet eens bent met je manager. Dan zeg ik bijvoorbeeld: ‘De medewerkers denken er zo en zo over, wil je er nog even over nadenken?’ Ik was daar zeker geen uitzondering in, Rotterdammers zijn rechtdoorzee, die vertellen iets midden in je gezicht. Maar naar de rest van de organisatie en naar buiten toe moet je één uitstraling hebben en met één mond praten.

Van andere secretaresses hoor ik weleens dat moeite hebben iets te zeggen of te vragen. Ik zeg altijd: je mag best vragen waarom iets op een bepaalde manier moet, hij slaat echt niet. Je bent niet ondergeschikt aan je leidinggevende. Ook ik ben een mens van vlees en bloed. En ik kan ook denken. Hoe opener je bent, hoe makkelijk het ook voor jezelf is.”

‘Jongens, kom op!’

“Positiviteit heb ik van mijn vader. Hoe slecht het er ook voor stond, hij zei altijd: ‘Kom op, kind, het leven gaat door.’ Dat is waar. Hij werkte in de bouw, een sector met ups-and-downs. Mijn vader zei dan: ‘Het kan wel zo wezen, maar ik heb toch mijn handen en mijn hersens nodig, want anders kom ik er niet.’ Zo denk ik er ook over: ik wil vooruit in het leven, dus hoe fijn is het dan om je hersenen te laten doen wat jij wilt? Het leven is zó mooi. Ik ben geen clown, maar ik zie wel alles heel positief, ook al heb ik veel tegenslagen qua gezondheid gehad. Het kan iedereen gebeuren, maar in de put gaan zitten schiet niet op. Dus jongens, kom op, we gaan ervoor, morgen weer een dag! Niks zo mooi als werken – en jong blijven daarbij. Als je sip gaat zitten doen, gaat je omgeving ook anders reageren.”

Ik heb het mooiste vak dat er is. Je kunt alles geven, je kunt van alles tot je nemen. Ik heb zoveel geleerd, zelfs nu bij de gemeente leer ik nog iedere dag. Er zit een directeur voor wie ik erg veel waardering heb. Ze weet alles, kent iedereen en overziet alles. Ik leer heel veel van haar. Dat is zó mooi.”

Stel vragen, maak afspraken

“Wil je goed kunnen omgaan met veranderingen, zorg er dan voor dat je weet wat er speelt. Vraag dit na, bijvoorbeeld bij je manager. Vraag ook: ‘Wat verwacht je van me?’, dan kun je aan alle eisen voldoen. Dat zeg ik ook tegen nieuwe secretaresses bij de gemeente. Bij een gemeente is het zo dat secretaresses bepaalde dingen wel en andere dingen niet mogen. Binnen dat kader kijk je wat er verwacht wordt. Ga naar je manager, vraag wat hij wil en wat jij kan doen. Denk daar over na, en bij het volgende overleg maak je afspraken met elkaar. Dan voel je elkaar op een gegeven moment wel aan.

Bereid je voor op de toekomst

Bereid je voor op de toekomst

Moet je samenwerken met interimmers, zie dat dan niet als een bedreiging, maar zuig alles op wat ze zeggen. Een interimmer hopt van bedrijf naar bedrijf en leert overal weer wat nieuws. Al neem je daar maar 5 procent van over, je steekt er altijd iets van op.
Ik werk nu met twee heel jonge meiden, van 21 en 23. Dat zijn gewoon zuignappen. Als ze bij mij zitten, zeggen ze de hele tijd: “Hoe doe jij dat dan? Hoe doe jij dat dan?” Heerlijk! Dan laat ik zien hoe je heel simpel een mailbox voor je manager kan indelen. En hoe fijn het is dat die manager daar goed mee kan werken.

Je hebt urgent, to do en lezen. Urgent, daar móét hij of zij naar kijken, die afspraak ga je samen maken. To do, daar kan hij ‘s avonds rustig even naar kijken. En lezen, dat kan altijd nog later. Het lijkt simpel, maar de managers hier bij de gemeente hadden er geen idee van. ‘Bestaat dat dan?’, vroegen ze. ‘Ja, natuurlijk bestaat dat!’”

Meer best practices

Door reorganisaties, fusies of technologische ontwikkelingen is de baan van secretaresse of managementassistent continu aan verandering onderhevig. Directiesecretaresse Tanja Keijzer steekt het positief in: “Van alle veranderingen kun je wat leren.”

Flexibel en proactief handelen kun je goed afkijken van zzp’ers en interimmers. Zelfstandig VA/PA Julia Godschalk vertelt hoe zij het doet. ‘Een manager kan je op elk moment nodig hebben.’

Werken aan je eigen vaardigheden? Bekijk het aanbod aan opleidingen van Management Support!

Reageer op dit artikel