nieuws

Flexibel werken volgens de VA: ‘Een manager kan je op elk moment nodig hebben’

Professionele ontwikkeling

Flexibel werken volgens de VA: ‘Een manager kan je op elk moment nodig hebben’

Flexibel en proactief handelen kun je goed afkijken van zzp’ers en interimmers. Zelfstandig VA/PA Julia Godschalk vertelt hoe zij het doet.

Naam: Julia Godschalk
Functie: personal & virtual assistant
Organisatie: Jewel’s Business Management

“Toen ik nog in loondienst werkte, zei iemand tegen mij dat ik het juweeltje van de afdeling was. Je managers tevredenstellen is belangrijk maar goede relaties met de andere mensen van je afdeling onderhouden is net zo belangrijk. Iemand zei: “Als je iets van de manager gedaan wilt krijgen, moet je Julia inschakelen.” Een mooi compliment. Toch heb ik na twaalf jaar loondienst ervoor gekozen om voor mezelf te beginnen. Zelf je tijd kunnen indelen, geen dag hetzelfde; dat past bij mij.”

“Bij mijn eerste werkgevers merkte ik al dat een manager je op elk moment nodig kan hebben en dat je dus heel erg flexibel moet zijn. Ik werkte ondanks dat ik in loondienst was meer dan 40 uur per week. Je bent er voordat je manager binnen is en gaat pas naar huis als hij is vertrokken. Ik vond dat niet zwaar, want zag wat het opleverde, dat hij daardoor bezig kon zijn met het bedrijf. Dat gaf mij veel voldoening.”

Ad-hoc oplossingen bedenken

“Het ad-hoc oplossen van problemen was toen ook al een kwaliteit van mij. Stel, een vergadering was niet goed voorbereid, dan pakte ik dat binnen twee seconden op. Dat ik dat goed kan, kan te maken hebben met mijn adhd. Daardoor kan ik snel schakelen, dingen snel loslaten en me meteen op iets anders richten. En daarna ook weer terugschakelen naar waar ik eigenlijk mee bezig was. Ik had en heb ook voldoende ervaring en zelfvertrouwen om onverwachte klussen aan te pakken. Werken aan je zelfvertrouwen is belangrijk als je merkt dat ad-hocklussen je minder makkelijk afgaan.

Werk aan relaties en de bedrijfsblauwdruk
“Verder probeer ik te werken aan het warm houden van contacten door interesse te tonen in andere mensen, niet zozeer op privé-vlak maar werkgerelateerd. Goede communicatie is erg belangrijk. Op een gegeven moment kende ik mijn manager zo goed, dat je aan een half woord genoeg hebt. Een goede relatie hebben helpt ook om beter te kunnen inschatten wat je moet doen als er een keer iets onverwachts gebeurt.

Bereid je voor op de toekomst

Bereid je voor op de toekomst

Omgaan met veranderingen is iets wat me van nature goed afgaat. Ik land best wel snel, vind gauw mijn plekje. Ik wil zo snel mogelijk goed werk kunnen leveren, zodat ik snel geaccepteerd word. Ik probeer te proeven hoe de werksfeer is en hoe de organisatie in elkaar steekt – dat noem ik de bedrijfsblauwdruk – en daar probeer ik bij aan te sluiten. Wat is de cultuur? Hoe gaan ze met elkaar om? Wat is belangrijk voor de persoon met wie en voor wie ik werk? Vind je veranderingen lastig, dan kun je een collega die er geen moeite mee heeft vragen om met je mee te denken. Die kan je wellicht laten zien hoe je iets op een andere manier kunt bekijken.”

24/7 beschikbaar

“Ook proactief handelen gaat mij makkelijk af. Er is altijd een volgende stap voor de manager die je ondersteunt. Denk daar alvast over na en communiceer het ook. Wacht niet af totdat je een opdracht of taak krijgt toegewezen. Als ik bijvoorbeeld hoor dat de manager voor wie ik werk ook spreker wil worden, dan ga ik alvast in de regio kijken. Waar worden dat soort sprekers gezocht, wat is leuk voor hem? De ideeën die ik zo opdoe geef ik alvast door. Ik denk dus heel erg na over hoe ik het bedrijf van de ondernemer voor wie ik werk kan helpen groeien. Dat wordt erg gewaardeerd. Ik heb weleens van collega-secretaresses te horen gekregen dat ik een grote mond had, maar mijn manager zei: “Zij denkt tenminste mee.”

“Mijn huidige opdrachtgevers zijn ondernemers die ook ’s avonds en in het weekend werken. Dat betekent dat ik dan ook weleens beschikbaar moet zijn. Dat is voor mij makkelijker omdat ik geen gezin heb, maar ik vind dat elke VA 24/7 beschikbaar moet zijn. Dat wil niet zeggen dat ik mezelf geen vrije tijd gun. In tegendeel, ik heb de vrijheid om een dag vrij in te plannen als ik daar zin in heb, en dat doe ik dan ook, bijvoorbeeld om naar de sauna te gaan of met vrienden af te spreken. Dan ben ik gewoon een dag uit de lucht. En iedere woensdag werk ik aan mezelf en aan mijn bedrijf, en niet voor opdrachtgevers, behalve als de nood aan de man is. Dan ga ik naar een netwerkbijeenkomst, volg ik sessies bij een businesscoach of een cursus.

“Ook ga ik weleens naar de psycholoog of de fysiotherapeut om mentaal en fysiek fit te blijven, want ik heb een heftig leven gehad – ik kom uit een disfunctioneel gezin. Doordat ik ondernemer ben, kan ik mijn eigen tijd indelen en dus ook goed voor mezelf zorgen. Daar ben ik erg blij mee. Ook VA’s die ik ken die wel kinderen hebben, hebben meestal wel de mindset en goede afspraken met hun partner – vaak ook een ondernemer – of anderen om snel te kunnen schakelen als dat nodig is; die hebben daar samen een systeem voor.”

Zeg wat je wilt

“Werk je in loondienst en heb je het gevoel dat je niet in balans bent, doe er dan wat mee en blijf dicht bij jezelf staan. Ook als je meer of minder wilt werken, staat een werkgever daar vaak wel voor open. Ik heb dat vroeger te weinig gedaan. Ik dacht: ik moet doen wat er gewenst wordt en kan niet te veel veranderen. Maar vaak staan werkgevers best open voor verandering. Bij de US Army waar ik PA in vaste dienst ben geweest, werkte ik 32 uur per week. Ik merkte dat ik veel informatie miste op de dag dat ik niet werkte. Pas na anderhalf jaar heb ik dit aangegeven. Ik heb gezegd dat ik niet de volledige ondersteuning kon geven en dat het te veel tijd kostte om informatie te achterhalen die ik gemist had op mijn vrije dag. Ze waren heel blij dat ik 40 uur wilde gaan werken, ook al was het hun keuze om bij de start voor 32 uur te gaan.”

Meer best practices

Door reorganisaties, fusies of technologische ontwikkelingen is de baan van secretaresse of managementassistent continu aan verandering onderhevig. Directiesecretaresse Tanja Keijzer steekt het positief in: “Van alle veranderingen kun je wat leren.”

Madelon Gouman gaf een eigen twist aan kanban en vertelt hoe zij dit toepast in haar werk. “Op basis van het strategisch overleg maakte ik zelf een schatting van wat de meeste prioriteit had.”

Werken aan je eigen vaardigheden? Bekijk het aanbod aan opleidingen van Management Support!

Reageer op dit artikel