nieuws

High potential Sophie Kenter: ‘Trek je mond open als je iets wilt’

Professionele ontwikkeling

High potential Sophie Kenter: ‘Trek je mond open als je iets wilt’
Sophie Kenter. Foto: Fotostudio Wick Natzijl

Sophie Kenter (1986) startte op haar negentiende als secretaresse bij adviesbureau Leeuwendaal. Veertien jaar later is ze managementassistent en kwaliteitscoördinator bij ICTZ, een bedrijf dat zorginstellingen ontzorgt in hun ict. “Dankzij de kansen en het vertrouwen die ik heb gekregen, voel ik me nu een volwaardig sparringpartner van de directie.”

Na korte dienstverbanden bij een adviesbureau en een evenementenbureau belandde Sophie in 2008 bij een justitiële jeugdinrichting in Sassenheim. Niet niks voor een 22-jarige. “Ik reageerde op de vacature, maar vond het in het begin wel erg spannend”, vertelt ze. “Toen ik in dienst kwam, kreeg ik twee dossiers om me in te lezen. Die dossiers waren van jongens van mijn leeftijd, ik vond het wel heftig om hun verhalen te lezen.

“De sleutels van alle deuren moest ik overal mee naartoe nemen en mijn mobiele telefoon moest ik achterlaten bij de entree. Ik werkte naast het secretariaat ook voor een deel bij de jongerenadministratie en moest bijvoorbeeld de verlofpassen regelen, ov-chipkaarten opladen en, als er incidenten waren, de verslagen aan de dossiers koppelen.”

Inmiddels ben je managementassistent en kwaliteitscoördinator bij ICTZ.

“In januari 2017 ben ik hier begonnen als directiesecretaresse. De operationeel directeur was nog niet gewend om te werken met een secretaresse. Daardoor kon ik een eigen invulling aan mijn functie geven. Gelukkig klikte het enorm goed met hem. Dat geldt ook voor de commercieel en financieel directeur die daarna kwamen. Met z’n vieren hebben we een goede manier van samenwerken gevonden.”

Hoe ben je van managementassistent naar kwaliteitscoördinator gegroeid?

“De kwaliteitsportefeuille lag in eerste instantie bij de directeur, maar is vooral een administratieve taak met veel uitzoekwerk en het nalopen van processen. Perfect voor mij als managementassistent dus. Daarom heb ik gevraagd of ik hem mocht overnemen. De directeuren moedigen me ook aan om buiten de boekjes te leren; dit vak is meer dan alleen agendabeheer en iedereen kan alles leren. Als je maar op jezelf vertrouwt.

Ik leer hierdoor veel over het bedrijf, over structuren en verplichtingen. Dat vind ik heel interessant en het maakt dat ik groei en me ontwikkel. Ik ben geen onderdeel van het MT, maar als ik wat zeg, wordt er naar me geluisterd.”

De directie gebruikt je ook als hun sparringpartner.

“Managers zijn ook gewoon mensen, die soms willen sparren over hoe ze iets het best kunnen aanpakken. Met mijn blanco mindset kan ik net die ene vraag stellen die triggert, of een tip geven. Daardoor voel ik me nu een volwaardig sparringpartner.”

Volg je ook opleidingen of trainingen?

“Een extern bureau ondersteunt me elk kwartaal een dagdeel op kwaliteit. Zo heb ik een dag training gehad over hoe een risicoanalyse in elkaar zit en wat ik kon verbeteren. Daarnaast benut ik mijn jaarlijkse opleidingsbudget bij ICTZ zo veel mogelijk. Van seminars voor secretaresses tot gerichte trainingen op mijn eigen ontwikkeling. Dat vind ik heel belangrijk. Het maakt dat je sterk in je schoenen staat, weet wie je bent, wat je kan en wat je wilt.”

Welke carrièrestappen zijn bepalend geweest voor je professionele ontwikkeling?

“Voor een nieuwe jeugdinstelling in Sassenheim mocht ik samen met de sectordirecteur een locatie opzetten, van de allereerste heipaal tot een draaiende instelling. Na twee jaar stond het en was het voor ons allebei tijd om wat anders te zoeken. Het hoofdkantoor hield weleens een vergadering bij ons en zocht een managementassistent. Tijdens zo’n vergadering moest ik notuleren en ik zei: misschien kan ik dat wel doen. Die avond belde de bestuurder: ‘Vanmiddag zei je dat je bij ons wilde werken, jullie hebben de locatie goed op orde en je notulen zien er goed uit, komt maar eens langs.’ Dat was mijn stap van secretaresse naar managementassistent, naar bestuursniveau.”

Ben of ken jij een high potential?

In deze rubriek portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail dan naar redactie.managementsupport@vakmedianet.nl.

Wat heb je dankzij die stap geleerd?

“Allereerst dat het goed is om je mond open te trekken als je iets wilt. Op dat moment dacht ik: wat doe ik nu, is dit niet te bijdehand? Maar de bestuurder belde meteen, die vond het dus helemaal niet gek. En daarbij: nooit geschoten is altijd mis.”

Wie of wat heeft jou gevormd?

“Dezelfde sectordirecteur. Zij vroeg mij te helpen om alles vanaf nul op te bouwen. Door het goede resultaat en de soepele samenwerking heeft ze me veel zelfvertrouwen gegeven. Ik dacht toen: ik ben hier best goed in, dit vak past echt bij mij. Voorheen was ik meer verlegen en terughoudend, nu ben ik veel zekerder in wat ik kan. Daar heeft zij een bepalende rol in gehad.”

Van welke werksituaties ben je het meest gegroeid?

“Een jaar geleden begon het proces naar de overname van ons bedrijf. De directie heeft me gevraagd te ondersteunen in dat proces. Een jaar lang hebben we eraan gewerkt. Toen het nieuws een paar weken geleden naar buiten werd gebracht, dacht ik pas: jeetje, dat ze me dat vertrouwen hebben gegeven. Het was een pittig jaar, maar ontzettend interessant. Door de overname heb ik dingen geleerd die ik kan meenemen in de rest van mijn carrière.”

Hoe ga je om met een veeleisende manager of directeur?

“Toen ik in 2005 begon, was ik pas 19. De manager voor wie ik op dat moment werkte, kon soms wat bot uit de hoek komen. Daarom liet ik hem altijd goed zien welke werkzaamheden ik deed. Door daar open in te zijn, kon hij er nooit iets negatiefs van vinden. Hij bleef de man die hij was, maar door mijn transparante werkwijze vond ik een ingang om met hem samen te werken.”

En met collega’s die je minder goed liggen?

“Iedereen is en werkt anders. Ik probeer altijd zakelijk te blijven. Als beide partijen dat doen, lukt het prima om samen te werken.”

Privé

Woonplaats: Hoorn
Thuissituatie: Geregistreerd partnerschap met Maurice. Samen hebben ze twee jongens, Bart (3) en Tom (1).
Vrije tijd: “Vorig jaar hebben we de keuken verbouwd en ik vind het heerlijk als de eettafel vol zit met mensen. Gezellig samen eten en drinken. Ik breng graag tijd door met mijn gezin. Samen op pad gaan, of het nu naar de markt is op zaterdagochtend of naar een speeltuin of dierentuin, die tijd samen is voor mij heel waardevol.”
Sport: “Een à twee keer per week in de sportschool.”
Kledingstijl: “Op mijn werk kleed ik me zakelijk, maar niet te. We zijn geen bedrijf waar iedereen in pak loopt. Pasgeleden had ik bij uitzondering een spijkerbroek aan, dat valt dan meteen op. Thuis kies ik wel vaak voor een spijkerbroek. Gympen erbij en klaar, wel zo makkelijk met twee jonge kinderen.”
Make-up: “Naar mijn werk draag ik make-up, terwijl ik in mijn vrije tijd zonder probleem de deur uitga met alleen wat mascara op.”
Muziek: “Alles uit de nineties is een feest van herkenning, maar ook de muziek van Coldplay en Queen. Mijn vader luisterde altijd naar Queen en als het langskomt, zet ik de radio nog steeds harder. Ook ben ik een musicalfan, vooral toen ik jong was. Ik ben wel acht keer naar Elisabeth geweest. Nu ga ik nog een of twee keer per jaar. Dat is voor mij echt een leuke avond uit.”
Film: “Dat blijft toch Dirty Dancing. En, wat recenter: ik heb pasgeleden Bohemian Rhapsody gezien, over het leven van Queens leadzanger Freddie Mercury. Die vond ik ook indrukwekkend.”
Vakantie: “Italië is favoriet. We zijn er afgelopen zomer voor de tweede keer met de kinderen geweest. We houden van het weer, het eten, een wijntje erbij, de levensstijl, de mensen, de taal. Alles eigenlijk. Maar wintersport staat ook elk jaar op de planning. Ik ski al sinds mijn vierde en meestal gaan we met de hele familie. Als ze over een paar jaar groot genoeg zijn, gaan de jongens ook mee.”

Wat is jouw geheim voor het halen van deadlines?

“Planning. Mijn takenlijst is heilig, vooral om het overzicht te houden. Als iemand die per ongeluk zou deleten, zou ik al mijn houvast kwijt zijn. In oktober bijvoorbeeld worden we extern geaudit. Dat zijn twee heel spannende dagen. In de weken daarvoor heb ik alles per week opgedeeld in taken; door het in stukjes op te delen blijft het behapbaar. En niets is lekkerder dan op vrijdag vinkjes zetten en op maandag bij zijn. Of niet. Maar dan weet ik dankzij mijn planning ook wat me te doen staat. Ordenen, zaken in mijn agenda zetten, wat wanneer af moet zijn, wanneer de deadlines zijn; overzicht en planningen vind ik heel belangrijk. Ze geven rust.”

Wat is een goed voorbeeld van jouw organisatietalent?

“Ik vind complex agendabeheer erg leuk. Bij de recente overname bijvoorbeeld moesten er voor onze bestuurders binnen twee dagen twintig externe afspraken worden gemaakt door het hele land. Ik heb me teruggetrokken in een kantoortje en heb het voor elkaar gekregen. Als een dag complex is, ben ik het scherpst.”

Hoe ga jij te werk als je moet onderhandelen?

“Of het nu om een vrije dag gaat of om mijn salaris, onderhandelen doe ik niet spontaan. Ik bereid het heel goed voor: wat wil ik gedaan krijgen, waarom wil ik dat, wat antwoord ik als de ander nee zegt. Misschien bereid ik het wel te goed voor, maar het helpt me echt. Dat geldt ook voor een werkoverleg. Als ik iemand wil vragen om bijvoorbeeld op kwaliteitsvlak een flinke klus voor me op te pakken, bereid ik dat tot in de puntjes voor.”

Je lijkt me iemand die graag vooruit wil. Heb je al plannen voor de toekomst?

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

“In de overname zie ik voor ons bedrijf veel kansen, en ook voor mezelf. Voorlopig blijven we onder dezelfde naam in ons kantoor in Hoorn en zal er niet direct veel veranderen. Ik sta open voor kansen als ze langskomen; afstand zou me er in ieder geval niet van weerhouden om door te groeien.

Mijn werk kan ook vanuit huis, dat gebeurt nu ook al. Op maandag of dinsdag hebben we vergaderingen, dan ben ik altijd op kantoor, maar ik kan verder prima thuiswerken. Dat is hier ook geen enkel probleem. En andersom ook niet: woensdag is mijn vrije dag, maar voor de directeuren ben ik ook dan altijd bereikbaar.”

Wat is je beste tip voor vakgenoten?

“Wat je ook doet, bereid altijd alles goed voor. En blijf dicht bij jezelf. Je weet zelf het best waarom je iets wilt en als je iets voorbereidt, ontdek je ook of het wel of niet passend is wat je vraagt.”

Meer interviews met high potentials:

Ellis Melissant (1989) kon al op 19-jarige leeftijd als directiesecretaresse bij de Rabobank beginnen. Nu is ze bestuursassistente bij zorgorganisatie Zuidwester. “Nee zeggen heb ik moeten leren.”

Conny Dassen (1957) werkt al meer dan twintig jaar als managementassistent, vooral op interimbasis. De belangrijkste lessen die ze leerde: blijf communiceren en ‘choose your battles’.

Zelf aan jouw status als high potential werken? Bekijk de opleidingen van Management Support!

Reageer op dit artikel