nieuws

Het veranderende secretariaat (2): hoe update je het dienstenaanbod?

Professionele ontwikkeling

Het veranderende secretariaat (2): hoe update je het dienstenaanbod?

Het secretariaat is continu in beweging. Deze serie schetst de belangrijkste ontwikkelingen en de rol die jij als managementondersteuner kunt spelen. In deze aflevering: het dienstenaanbod analyseren en verbeteren.

Sluit het dienstenaanbod dat je hebt nog wel aan op wat je manager wil? Of heb je taken die jouw manager eigenlijk helemaal niet meer zo belangrijk vindt? En laat je daardoor werkzaamheden liggen die juist wel van belang zijn? “In de praktijk zie ik dat er vrijwel nooit over het takenpakket van de managementondersteuner of het secretariaat wordt gesproken”, zegt trainer Marianne Smits. “Terwijl het goed zou zijn om dit bijvoorbeeld jaarlijks te herijken, zodat je weet waar je prioriteit aan moet geven.”

Het verbeteren van het dienstenaanbod kun je het best in drie stappen doen. “Als eerste zou ik in kaart brengen wat je huidige dienstenaanbod is”, legt Marianne uit. “Vervolgens zou ik met je teamleden gaan dromen. Bedenk wat je allemaal zou kunnen doen, als je zeeën van tijd zou hebben. Waar zou je manager blij van worden of erg mee geholpen zijn? Vervolgens ga je het gesprek met het management aan.”

Impact/effort-matrix

Marianne legt uit dat het belangrijk is om deze volgorde aan te houden en dus niet te starten met het gesprek met het management. “Voor een manager is het prettig als je goed voorbereid bent. Het werkt inspirerend als je voorbeelden kunt aanreiken van werkzaamheden die je extra zou kunnen doen. En vraag daarbij ook naar de ideeën van de manager. Welke werkzaamheden zou hij graag willen dat je oppakt als je meer tijd hebt? Kijk vervolgens samen welke minder belangrijke werkzaamheden je kunt schrappen.”

Bij het stellen van de juiste prioriteiten aan deze nieuwe werkzaamheden kan de impact/effort-matrix van lean een goed hulpmiddel zijn. Bij deze matrix breng je in beeld hoeveel tijd een bepaalde taak kost en hoeveel impact het eindresultaat heeft op de organisatie. “Sommige taken kosten veel tijd, maar hebben ook veel impact. Dan is het goed deze taken te behouden, ook al ben je er lang mee bezig.”

Krappere bezetting

Tot slot zegt Marianne dat het soms lastig is om het gesprek aan te gaan. “Zoek dan naar een goede kapstok”, zegt ze. “De doelen van het nieuwe jaar kunnen bijvoorbeeld een goed moment zijn. Of een krappere bezetting van het team. Soms moet je het werk van vijf medewerkers plotseling met zijn vieren doen. Mensen hebben dan de neiging om steeds harder te gaan werken. Dat kan natuurlijk nooit lang goed gaan. Dit is een goed moment om na te denken of je nog wel doet wat er werkelijk toe doet en welke werkzaamheden je beter kunt schrappen.”

Serie over het veranderende secretariaat

Trainers Gerda Bos en Marianne Smits vertellen over de belangrijkste veranderingen binnen secretariaten en de rollen die managementondersteuners daarin kunnen spelen.

  1. Hoe krijg je jouw collega’s mee?
  2. Het verbeteren van je dienstenaanbod (dit artikel)
  3. Nieuwe digitale programma’s (21 januari 2020)
  4. Overgaan naar nieuwe werkvormen (4 februari 2020)
  5. Processen uniform maken (18 februari 2020)
  6. Verspillingen tegengaan (3 maart 2020)
  7. Werken vanuit je talent (17 maart 2020)

Meer de diepte in? Bekijk de opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel