“Voor iedereen is het fijn als mensen vanuit hun talent werken”, zegt trainer Marianne Smits. “Want als je doet waar je goed in bent en wat je leuk vindt, dan gaat dat je ook gemakkelijk af. Dat geeft werkplezier voor jezelf en een efficiencyslag voor de organisatie.”

Maar hoe doe je dat? Hoe verdeel je het werk in jouw team zo dat iedereen tot zijn recht komt? “In de eerste plaats is het goed om te leren wat jouw talenten zijn en de talenten van de anderen”, zegt Marianne. “In Nederland zijn we niet gewend om dat uit te spreken of om daarover te praten. Daarom zou ik daar een hulpmiddel voor gebruiken.”

[intermezzo:1]

Een handig hulpmiddel is het kwaliteitenspel. Dit is een doos met 140 kaarten met daarop persoonlijke eigenschappen. “Het is goed om als team bij elkaar te gaan zitten en eerst zonder de kaarten twee talenten op te schrijven die bij je passen”, legt Marianne uit. “Iedereen weet namelijk wel twee dingen te noemen waar hij echt in uitblinkt. Daarna pakt iedereen nog zeven tot tien kaarten met een eigenschap uit het spel waar hij óók goed in is. En je geeft twee kaarten met daarop een talent aan een collega. Zo leer je elkaars talenten kennen. Bovendien merk ik vaak dat dit proces als teambuilding werkt, omdat je elkaars verschillen leert te waarderen.”

Belemmerende overtuigingen

Vervolgens is het zaak om de taken zo te verdelen dat iedereen doet waar hij goed in is. Dat lijkt gemakkelijk. Toch is er vaak een aantal zaken die een goede verdeling in de weg staan. Zo kunnen teamleden belemmerende overtuigingen hebben, zoals: ‘mijn manager wil maar één aanspreekpunt’. “Dat soort overtuigingen hoor ik vaak”, zegt Marianne. “Maar is dat wel zo? Of vindt dit teamlid het gewoon lastig om met veranderingen om te gaan? Check altijd wat werkelijk essentieel of noodzakelijk is.”

Ook is er altijd een aantal klussen die niemand leuk vindt, maar die wel moeten gebeuren. Marianne: “Deze taken zou ik eerlijk verdelen over het hele team en daar duidelijke afspraken over maken.”

Het kan bovendien voorkomen dat er spanningen binnen het team zijn, waardoor het moeilijk is om de taken goed te verdelen. Zo kan er bijvoorbeeld strijd ontstaan omdat bepaalde taken als belangrijker worden gezien dan andere taken. “Als je dat soort problemen verwacht, is het goed om een procesbegeleider in te schakelen”, adviseert Marianne. “Daarvoor zou ik niet kiezen voor de eigen manager, maar voor iemand van buitenaf. Een HR-functionaris kan daar bijvoorbeeld erg geschikt voor zijn. Iemand van buitenaf is beter in staat om onbevooroordeeld te zien welke talenten mensen hebben en welke taken daarbij passen. Zo krijgt iedereen de taken waarin zij tot bloei kan komen.”

Serie over het toekomstbestendige secretariaat

Trainers Gerda Bos en Marianne Smits vertellen over de belangrijkste veranderingen binnen secretariaten en de rollen die managementondersteuners daarin kunnen spelen.

Meer de diepte in? Op het opleidingsplatform van Management Support vind je trainingen als de Masterclass Toekomstbestendige secretariaatsmodellen en Teamleider secretariaat.