Nog altijd zijn er veel bedrijven waar het klassieke beeld van de secretaresse bestaat, meent Fons Scheltema, eigenaar van Assistant2. “Iemand die koffie haalt en notulen maakt, ofwel een onderdanig en reactief persoon”, zegt hij. “In de huidige, overspannen arbeidsmarkt is er nog veel vraag naar ondersteuners. Het vooruitzicht is echter dat mensen die een ‘klassieke’ secretaressefunctie vervullen, buiten de boot vallen als de arbeidsmarkt omslaat.”

Al jaren waarschuwt Fons voor de teruglopende vraag naar traditionele managementassistenten. In 2016 werd zijn vermoeden bevestigd door onderzoek van het UWV, dat becijferd heeft dat het aantal banen in deze branche tussen 2015 en 2020 met 14 procent afneemt. “Het gevaar schuilt erin dat managementassistenten door de krappe arbeidsmarkt denken dat ze wel goed zitten; ze hebben immers een baan. Toch is stilstaan geen optie.”

Fancy functienamen

De veranderende eisen blijken niet alleen uit vacatures, maar vooral uit de titels die functies meekrijgen. “De veranderingen zijn zo groot, dat de functietitel ‘secretaresse’ afbreuk doet aan wat deze ondersteuners van nu allemaal doen”, zegt Fons. Johanneke Vreeswijk, branchemanager secretarieel bij Randstad, herkent dat. “Als je op vacaturesites zoekt op secretaresse, dan is het aantal functies afgenomen”, zegt ze. “Maar dat wil niet zeggen dat jouw competenties per definitie niet aansluiten bij een functie met een nieuwe titel. Zorg daarom dat je altijd ook op andere termen zoekt, wanneer je je oriënteert op een nieuwe baan.”

[intermezzo:1]

Beiden wijzen erop dat fancy functietitels problematisch kunnen zijn. “Taal verandert, maar als werkzoekenden niet bij jouw vacature uitkomen omdat je functietitel ongrijpbaar is, dan sla je de plank mis”, zegt Johanneke. Fons, daarentegen, waarschuwt voor ‘inflatie’ van het vak. “In Amsterdam zie je bijvoorbeeld veel start-ups die ‘officemanager’ boven hun vacature zetten, terwijl ze eigenlijk een goedkopere versie van een traditionele secretaresse zoeken. Een echte officemanager is immers iemand van een heel ander kaliber. Daar komen mensen met universitair niveau op af, die dit als een mooie start van hun carrière zien. Ik geloof echter niet dat dit werkt.”

Hoger opgeleid en projectmatig werken

Toch zien de bemiddelaars de afgelopen jaren steeds vaker dat wo- of hbo-niveau gevraagd wordt in vacatures voor managementassistenten. “Bedrijven zijn steeds meer op zoek naar een ondersteuner die tegelijkertijd een sparringpartner is voor een leidinggevende”, legt Johanneke uit. “Diegene moet kunnen meedenken over de strategie of het beleid van het bedrijf. Dat vraagt om een heel andere houding van een assistent.”

Fons beaamt dat de moderne assistent het in de toekomst niet meer redt met mbo-niveau. “Je dient te beschikken over analytisch denkvermogen, je moet verbanden kunnen zien en cijfermatig inzicht hebben. Vaak wordt van je verwacht dat je ook inhoudelijk kan ondersteunen. Als ik bijvoorbeeld op pad ben, dan draait mijn assistant het bedrijf.” Bovendien wordt steeds vaker op projectbasis gewerkt, waardoor je flexibel moet zijn en snel moet kunnen schakelen.

Fons: “Vroeger hadden bedrijven een businessplan voor vijf jaar, waar ze amper van afweken. Nu werken veel organisaties projectmatig. Voor de ondersteuner liggen daar kansen: als projectondersteuner word je voor een korte periode ingezet. Als je snel kan meeveranderen, ben je spin in het web van zo’n project. Je bewaakt de planning, volgt zaken op, functioneert als gastvrouw en bemiddelaar.”

Proactief met soft skills

Kortom, achterover leunen tot de directeur vraagt om een afspraak in te plannen of koffie te brengen is er allang niet meer bij. Ondanks dat van managementassistenten inhoudelijk steeds meer wordt verwacht, blijven de zogenoemde soft skills de solide basis. “Het verschil met vroeger is dat je niet meer reactief kan zijn”, legt Fons uit. “Assistenten moeten doeners zijn, proactief zijn en voor de troepen uitlopen. Wat dat betreft is het vak alleen maar leuker geworden: je mag meedenken, meedoen en meebeslissen, helpen trajecten te ontwikkelen of hele events organiseren. Vroeger werden dat soort taken uitbesteed aan externe bureaus, nu staan ondersteuners vaak te popelen om deze werkzaamheden op te pakken.”

[Intermezzo:3]

Waar voorheen die soft skills louter op de werkvloer van pas kwamen, moeten ze nu ook steeds meer online worden toegepast. “Een van de competenties die onze klanten vaak vragen, is goed zijn met social media”, zegt Johanneke. Bedrijven en organisaties profileren zich immers niet alleen op social media, het is ook de plek waar veel communicatie en klantcontact plaatsvindt. “Kandidaten worden getest op digitale vaardigheden, zoals omgaan met social media”, legt Johanneke uit.

Laat tools voor je werken

Over digitale vaardigheden beschikken en goed overweg kunnen met social media is nog maar het begin. “Het is vreselijk belangrijk om op de hoogte te blijven van technologische ontwikkelingen”, zegt Johanneke. “Zelf volg ik techionista.com, waar de nieuwste ontwikkelingen op toegankelijke manier worden uitgelegd. Zorg er niet alleen voor dat je weet welke apps er zijn, maar ook op welke manier ze jouw werk kunnen verlichten. Probeer al die apps ook uit. Zo kan bijvoorbeeld Google Assistant de kapper bellen voor een afspraak. Ooit liet ik Amy, een Artificial Intelligence-secretaresse, een zakelijke afspraak inplannen. Ze was echter nog niet helemaal op de hoogte van de files tussen Amsterdam en Rotterdam, dus dat liep helemaal in de soep.”

[Intermezzo:4]

Bang dat apps en digitale secretaresses al het werk overnemen, is Johanneke niet. “Ons werk wordt steeds meer tech, maar zal altijd ondersteund moeten worden door touch”, zegt ze. “Deze handige tools kunnen heel goed voor je werken, waardoor je meer tijd overhoudt om andere dingen te doen voor je manager. Laat je inspireren door technologische ontwikkelingen en sta open voor verandering, maar blijf altijd die persoonlijke noot toevoegen.”

Persoonlijke ontwikkeling

Hoe noodzakelijk ook, niets is zo moeilijk als omgaan met veranderingen, merkt Fons. “Vaak hoor ik smoesjes van mensen om zich niet te hoeven ontwikkelen”, zegt hij. “Denk aan dingen als ‘ik ben toch al te oud’, of ‘ik heb toch wel een baan’. Alleen vergeten sommige mensen dat ze kortlopende contracten hebben. Als je naar het volgende niveau wilt, dan móet je zelf in beweging komen.”

Voor de ‘oudere garde’, die meer moeite heeft met veranderingen, ziet Fons een rol weggelegd als coach. Jonge honden die hoogopgeleid zijn én de soft skills hebben van een goede ondersteuner, zijn de grootste concurrenten van oudere assistenten. Ze zijn goedkoper en flexibel. Een team van deze jonge ondersteuners heeft wel leiding nodig van iemand met ervaring. Een ervaren managementassistent zou mogelijk een geweldige teamcoördinator kunnen zijn.”

Persoonlijke ontwikkeling is altijd goed, in iedere beroepsgroep, benadrukt Johanneke. “Zorg er wel voor dat je opleidingen en trainingen kiest die goed bij je passen, want competenties die je nog verder kan ontwikkelen zijn voor iedere persoon anders.”

Fancy functienamen

Hoger opgeleid en projectmatig werken

Proactief met soft skills

Laat tools voor je werken

Persoonlijke ontwikkeling

Lees ook: